Organiser un déplacement professionnel : Étapes et Astuces ✅

Aujourd’hui, même si nous disposons de nombreux outils de communication, une rencontre physique avec nos clients peut parfois s’imposer. Les déplacements professionnels sont encore très courants et permettent de créer une proximité que les modes de communication ne peuvent pas offrir. Cependant, organiser un déplacement professionnel, surtout pour une équipe, peut être considéré comme fastidieux. Outre la prise en compte de la politique de voyage de l’entreprise, voici les étapes clés pour planifier un voyage d’affaires.

Table des matières

Les étapes clés pour organiser un déplacement professionnel

Définir les objectifs du déplacement professionnel.
Se renseigner sur les formalités et faire un planning du déplacement professionnel.
Réserver les transports.
Penser aux assurances.
Choisir l’hébergement.
Calculer les frais de déplacement.
Établir une feuille de route de déplacement professionnel.
Préparer les documents nécessaires et vérifier la veille pour ne rien oublier.

Poser le cadre du déplacement professionnel

Avant de planifier votre déplacement professionnel, il est essentiel de faire le point sur les objectifs à accomplir et les raisons qui motivent ce déplacement. Voici une liste des éléments à vérifier absolument avant votre déplacement professionnel :

Définir les objectifs à accomplir et les raisons du déplacement professionnel.
Se renseigner sur la destination du déplacement et choisir le mode de transport.
Trouver un logement pour la durée du séjour professionnel.
Préparer le programme sur place : les personnes à rencontrer, les tâches à accomplir et les lieux où il est nécessaire de se rendre.
Prévoir le matériel et les documents nécessaires tels que les contrats, l’ordinateur, la voiture, etc.
Déterminer la date de départ et la durée du séjour en tenant compte des impératifs professionnels et personnels.
Définir le budget alloué au déplacement professionnel et se renseigner sur les modalités de remboursement des frais.

Réserver les transports

Une fois que vous avez obtenu l’ordre de mission pour votre voyage d’affaires, il est temps de réserver vos transports. La première étape consiste à comparer les prix des différents moyens de transport. Par exemple, le train peut être plus intéressant que l’avion, surtout si vous réservez pour un groupe. En fonction de la durée du trajet, le covoiturage peut également être une solution économique pour un déplacement professionnel. Il est également important de prendre en compte les transports sur place, tels que la distance entre l’hébergement, les points de rendez-vous et les moyens de transport en commun disponibles. Si les transports en commun ne conviennent pas, la location d’une voiture peut être envisagée. Pour les voyages à l’étranger, il est important de se renseigner sur les formalités telles que les visas et de prendre en compte les bagages.

Penser aux assurances

Les assurances ne doivent pas être négligées lors d’un déplacement professionnel. Vérifiez si une assurance pour le trajet professionnel à l’étranger est prévue pour tous les collaborateurs concernés. Les employeurs ont l’obligation de protéger leurs salariés lors de voyages d’affaires, selon l’article L.4121-1 du Code du travail. Souscrire une assurance voyage pour un déplacement professionnel est fortement recommandé, car elle permet de limiter les dépenses en cas d’incident. Une assurance de déplacement professionnel couvre les frais médicaux et le rapatriement en cas de besoin. Il est essentiel de prendre en compte tous les risques potentiels lors d’un déplacement professionnel.

Choisir l’hébergement

Le choix de l’hébergement est crucial lors d’un déplacement professionnel. Vérifiez si votre entreprise a des partenariats avec des chaînes hôtelières pour bénéficier de réductions. Outre les offres de prix, il est important de prendre en compte le temps de déplacement entre les différents points de rendez-vous. L’idéal est de se situer près des lieux de réunion pour faciliter les déplacements des salariés. Pensez également aux petits détails qui peuvent faire la différence, comme les horaires du petit-déjeuner ou la disponibilité d’un service de maintenance en cas de problème avec vos bagages.

Calculer les frais de déplacement

Si les déplacements professionnels peuvent se faire en équipe, il est possible qu’un salarié doive voyager seul. Dans ce cas, il est important de savoir comment calculer les frais de déplacement professionnel. Les frais à prendre en compte comprennent le montant du transport, les frais d’hébergement, les frais de repas et la participation à des congrès ou séminaires. Il est essentiel de garder toutes les factures et de présenter des justificatifs pour les remboursements de frais professionnels. L’URSSAF propose un barème pour aider les entreprises à calculer ces frais. Par exemple, si un employé utilise son véhicule personnel, les frais de carburant peuvent être pris en compte.

Établir une feuille de route de déplacement professionnel

Une feuille de route est un document important donné à chaque salarié partant en voyage d’affaires. Cela résume l’ensemble du trajet professionnel, y compris les dates, la durée du déplacement, les horaires de transport, l’adresse de l’hôtel, les lieux de rendez-vous et les personnes à rencontrer. Il est également nécessaire de fournir un plan de vol et tous les billets nécessaires en cas de grand déplacement. Il est important de fournir aux salariés toutes les informations utiles sur le pays visité.

Des outils pour établir un planning

Voici quelques applications web et mobiles qui peuvent vous aider à créer facilement une feuille de route :

Trello : permet d’éditer et de visualiser plusieurs projets simultanément.
Redmine : solution en Open Source pour gérer un ou plusieurs projets.
Zoho Project : offre de nombreuses fonctionnalités pour la gestion de projets.
Asana : gestionnaire de tâches intuitif pour suivre l’avancée des projets.
Wunderlist : outil d’organisation pour gérer les tâches personnelles et professionnelles.

Préparer les documents nécessaires au déplacement professionnel

Une fois les billets de transport et l’hôtel réservés, il est important d’imprimer les reçus de réservation et de les ranger dans un dossier regroupant tous les documents liés à votre déplacement professionnel. N’oubliez pas d’ajouter le plan de la ville de destination et toutes les informations utiles pendant votre séjour. Faites une liste de tous les documents professionnels dont vous aurez besoin, tels que les dossiers, les reportings, les contrats, les notes de synthèse, etc. N’oubliez pas d’inclure votre agenda et votre planning avec les coordonnées de tous vos interlocuteurs et contacts sur place.

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