Organiser des conférences en ligne devient de plus en plus simple grâce aux nouveaux outils accessibles à tous. Cependant, il est important de bien les préparer pour maximiser vos chances de réussite. Voici nos conseils pour vous lancer dans l’organisation de conférences en ligne avec toutes les cartes en main.
Remplir les prérequis
Pour organiser une conférence en ligne, vous devez maîtriser certains outils indispensables, comme une plateforme de visioconférence ou de vidéoconférence. Vous devez déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin en fonction du format de votre conférence, du nombre d’intervenants et de participants, de sa durée, etc. De nombreux outils sont disponibles, tels que Zoom, YouTube, Google Meets ou Skype. Vous devez également vous assurer d’avoir une connexion internet de qualité.
En ce qui concerne le contenu, créez un plan de conférence en ligne original pour vous démarquer des autres. Avec la popularité des événements virtuels, il est important de marquer votre différence et votre valeur ajoutée. Essayez de faire intervenir des personnes qui ne pourraient pas se déplacer physiquement dans votre ville et négociez leur cachet en conséquence.
Gérer les inscriptions de votre conférence en ligne
Utiliser un système de réservation pour les conférences en ligne présente de nombreux avantages. Vous pouvez vendre des accès à votre conférence avant l’événement et ainsi connaître le nombre exact de participants. Vous pouvez fixer différents prix en fonction des modalités de votre conférence et obtenir des informations sur chaque participant telles que leur nom, prénom, fonction, entreprise, etc. Vous avez également la possibilité de contrôler la présence des inscrits grâce à une fonctionnalité dédiée.
Les solutions de Weezevent offrent toutes ces fonctionnalités intuitives pour les organisateurs de conférences. Vous pouvez gérer les inscriptions de votre conférence en créant un événement et en publiant votre module d’inscription sur votre site web ou sur votre mini-site Weezevent. Vous pouvez obtenir des informations précieuses sur vos participants grâce à un formulaire d’inscription personnalisé.
Proposer des accès premium
Une tarification structurée pour votre conférence en ligne facilite la gestion des accès premium ou VIP. Avec un système de réservation, vous pouvez offrir des services supplémentaires aux participants qui choisissent un tarif premium ou VIP. Cela peut prendre la forme d’une rencontre en groupe restreint après la conférence ou d’un contenu exclusif de la part de votre intervenant phare. Faites preuve d’imagination pour augmenter vos revenus !
Indiquer la marche à suivre le jour J
Guidez vos participants jusqu’à votre conférence en ligne en indiquant dans l’email de confirmation le lien pour y assister ainsi que toutes les informations pratiques nécessaires pour les rassurer. Tout le monde ne sera pas forcément à l’aise avec la technologie, il est donc important de faire tout ce que vous pouvez pour assurer leur présence le jour de la conférence. N’oubliez pas de leur rappeler toutes ces informations entre 24 heures et 1 heure avant l’événement. Avec notre solution d’emailing et de CRM pour les conférences en ligne, vous pouvez facilement programmer l’envoi de cet email en quelques clics. Grâce à notre CRM, vous pouvez segmenter et cibler vos campagnes selon vos besoins.
Communiquer après la conférence en ligne
Organiser une conférence en ligne n’est que le début de l’aventure. Une fois l’événement terminé, il est important de continuer la communication. Prévoyez une autre édition, une conférence en personne ou tout autre événement pour donner suite à ce que vous avez réussi à organiser la première fois. Votre stratégie de communication doit être bien rodée, surtout si vous décidez de continuer à organiser des conférences en ligne. Vous devez maintenir un lien virtuel régulier avec votre public, comme un rendez-vous incontournable.
Entre chaque conférence en ligne, engagez la discussion et demandez à vos participants pourquoi ils ont aimé la conférence précédente, les sujets qu’ils aimeraient aborder lors de la prochaine édition, les intervenants qu’ils ont hâte d’entendre, etc. Avec WeezTarget, notre CRM pour les conférences en ligne, vous pouvez facilement segmenter votre public et envoyer des emails attractifs adaptés à chaque profil : participants réguliers, inscrits non participants, intervenants, etc. Suivez en temps réel les indicateurs clés de chaque campagne d’emailing tels que le taux de conversion, le nombre de billets achetés, le chiffre d’affaires généré, etc. Vous pouvez même suivre ces indicateurs pour vos publications sur les réseaux sociaux grâce à notre outil de suivi des liens.
Trouver de nouveaux partenaires
Même si les conférences en ligne sont virtuelles, cela ne vous empêche pas de chercher de nouveaux partenaires. Il vous suffit d’imaginer des formes différentes de collaboration. Par exemple, vous pouvez proposer à une organisation ciblée de verser une certaine somme pour faire de la publicité en ligne sur Instagram, YouTube ou Facebook. Cela leur donnera une image moderne et leur assurera une certaine visibilité. Pour vous, cela garantira un plus grand nombre d’inscriptions si vous effectuez un ciblage réussi. Imaginez votre partenariat du futur !
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