La planification joue un rôle essentiel dans l’organisation et la gestion des étapes d’un projet dans le temps. Elle permet de respecter les délais et de suivre l’avancement global du projet.
Comment planifier un projet ?
La planification d’un projet repose sur des méthodes et des outils qui s’intègrent dans les trois phases principales de gestion des projets : la définition du périmètre, l’établissement du référentiel et le pilotage. C’est grâce à ces phases qu’il est possible de créer un calendrier de projet.
1. Fixer un périmètre
Un projet implique souvent des personnes venant d’horizons différents, avec des disponibilités limitées. Il est donc essentiel de donner un sens à leur implication en répondant à certaines questions :
- Quels sont les besoins auxquels le projet répond ? Quel est son objectif ultime ? Sur quelles hypothèses repose-t-il (contexte, directives, etc.) ?
- Quelle est l’environnement du projet : les parties prenantes, le périmètre, les interfaces, les contraintes ?
Répondre à ces questions permet de délimiter le projet. Il est important d’éviter que des éléments externes qui ne concernent que marginalement le projet ou sur lesquels l’équipe projet n’a pas de prise ne perturbent les phases suivantes. Ce travail de cadrage peut être initié par un brainstorming et formalisé sous forme d’une note ou d’une carte mentale. Il est indispensable pour la planification qui suivra.
Une fois le périmètre défini, il est possible de structurer les tâches. Un outil central de la gestion de projet est l’organigramme des tâches ou WBS (Work Breakdown Structure). Il permet de lister de manière exhaustive toutes les tâches à réaliser et de regrouper les tâches par thématiques grâce à une structure arborescente. Ce processus est itératif : il se peut que des regroupements de tâches soient identifiés ultérieurement lors de la phase de planification.
Astuce : Le WBS doit pouvoir tenir sur une page A4. Il doit permettre à une personne extérieure au projet de comprendre toutes les tâches dès la première lecture. Les tâches doivent présenter le minimum d’interdépendances pour que la structure soit à la fois lisible et opérationnelle.
2. Etablir un référentiel projet
Pour atteindre la performance, un projet s’inscrit dans le triptyque coût-qualité-délais. Bien que la planification se concentre principalement sur les délais, il est évident que des délais rallongés ou raccourcis auront un impact sur les deux autres dimensions, en plus de la satisfaction du client. Afin d’intégrer ces contraintes, plusieurs outils sont à la disposition du chef de projet.
Identifier le chemin critique : le réseau PERT
Le chemin critique est une séquence de tâches dont la durée ne peut être modifiée sans affecter la durée totale du projet. Il est essentiel pour définir les priorités dans l’affectation des ressources (financières, humaines, techniques, administratives, etc.) et la réalisation des tâches. Sans chemin critique, il est difficile d’avoir une vision réaliste de la faisabilité d’un projet. Le réseau PERT est un outil précieux pour cette analyse, car il permet d’identifier les marges de manœuvre et les arbitrages à réaliser pour optimiser la planification d’un projet.
Etablir le référentiel planning : le diagramme de GANTT
Le diagramme de GANTT représente les tâches sous forme de barres horizontales dans un graphique temporel. Cette méthode de planification permet de visualiser les thématiques du WBS, les interdépendances entre les tâches et les macro-tâches, les échéances et le chemin critique. Il permet notamment d’identifier les étapes clés du projet, d’affecter les ressources et de définir des jalons de validation et de suivi de la production des livrables, en particulier si des instances existent (comités de direction, de pilotage, etc.). Il est préférable de construire le planning en collaboration avec les parties prenantes et les membres de l’équipe projet afin de partager les hypothèses.
Astuce : Pour éviter de constamment interroger le planning, il est recommandé de rédiger une note d’hypothèses. Cette note répertorie toutes les décisions ou hypothèses retenues pour la construction du planning du projet. Elle constitue également un outil précieux pour suivre l’avancement du projet en cas de changement de contexte ou de directives, nécessitant ainsi certaines modifications.
3. Planification et pilotage du projet
Une fois le planning établi et validé, le chef de projet doit en assurer la responsabilité. Il ne doit en aucun cas le modifier en fonction de l’avancement des tâches, même si cela peut être tentant pour montrer que le projet est “à l’heure”. Cette cohérence est cruciale car le planning de référence est souvent un outil de communication interne, voire externe, pour les projets touchant le grand public. Si ce planning change constamment, quelle crédibilité restera-t-il pour le projet et son équipe ?
Suivi du planning du projet à l’aide d’un tableau de bord
Pour éviter cette situation pendant la phase de pilotage, le chef de projet peut utiliser quotidiennement un tableau de bord pour suivre l’avancement des tâches selon la structure arborescente du WBS et en cohérence avec le planning. Il peut s’agir d’un simple fichier Excel décrivant l’état d’avancement (terminé/en cours/en retard/non commencé) et enregistrant les informations transmises par les membres de l’équipe projet dans une colonne “commentaires”. Le tableau de bord est un outil précieux pour animer les revues de projet. La modification du référentiel ne doit intervenir qu’en cas de changement majeur dans l’environnement du projet et doit être validée par l’ensemble de la direction du projet.
Anticiper les risques pour limiter les dérapages du planning
Enfin, mettre en place une démarche de suivi des risques peut permettre de limiter les écarts par rapport au planning. Cette démarche doit être initiée lors de la consolidation du planning pour alimenter la note d’hypothèses. Une session de brainstorming permet de soulever tous les risques inhérents au projet, puis ces risques sont classés dans une matrice en fonction de leur gravité et de leur probabilité. Cette démarche doit être animée tout au long du projet grâce à des revues régulières des risques.
Les logiciels de gestion de projet (Saas et autonomes) facilitent grandement ces tâches.
Note : La planification d’un projet nécessite des méthodes et des outils adaptés pour garantir sa réussite. Il est essentiel de définir le périmètre, d’établir un référentiel et de piloter le projet avec rigueur. En respectant ces étapes, vous maximiserez vos chances de mener à bien votre projet dans les délais impartis.
