La planification est essentielle pour organiser et piloter les étapes d’un projet dans le temps. Cela permet de maîtriser les délais et de suivre le projet dans sa globalité.
Comment planifier un projet ?
La planification d’un projet repose sur des méthodes et des outils qui s’intègrent dans les trois phases principales de management des projets : la définition d’un périmètre, l’établissement du référentiel, et le pilotage. Il sera alors possible de réaliser l’échéancier du projet.
1. Fixer un périmètre
Un projet mobilise des personnes d’horizons différents, il est donc essentiel de donner un sens à leur mobilisation :
- Quels besoins le projet va-t-il répondre ? Quelle est sa finalité ultime ? Sur quelles hypothèses repose-t-il (contexte, directives, …) ?
- Quel est l’environnement du projet : les parties prenantes, le périmètre, les interfaces, les contraintes ?
Répondre à ces questions permet de circonscrire le projet. Il faut éviter que des éléments externes ne parasitent les phases suivantes. Ce travail de cadrage peut être initié via un brainstorming et formalisé sous forme d’une note ou d’une carte mentale. Il est indispensable pour la planification qui va suivre.
Une fois cadré, il est possible de réaliser une structuration par tâches. Un outil central de la gestion de projet peut alors être déployé : l’organigramme des tâches ou WBS (Work Breakdown Structure). Il s’agit de lister de manière exhaustive toutes les tâches à réaliser et de les regrouper par thématiques via une arborescence. Il s’agit d’une démarche itérative, il est possible que des regroupements de tâches soient identifiés ultérieurement lors de la phase de planification.
2. Etablir un référentiel projet
Pour viser la performance, un projet s’insère dans le fameux triptyque coût-qualité-délais. Quoiqu’un planning projet se concentre principalement sur l’aspect délais, il est évident que des délais allongés ou raccourcis auront un impact sur les deux autres dimensions, outre la satisfaction du client. Pour que la planification s’insère dans ces contraintes, plusieurs outils sont à la disposition du chef de projet.
Identifier le chemin critique : le réseau PERT
Le chemin critique est une séquence de tâches dont il est impossible de faire varier la durée sans impacter la durée totale du projet. Cet exercice est central pour définir les priorités dans l’affectation des ressources et la réalisation des tâches. Sans chemin critique, il est difficile d’avoir un aperçu réaliste de la viabilité d’un projet. Pour ce faire, le réseau PERT est un outil précieux : en se focalisant sur les enchaînements et non sur le calendrier, elle permet d’identifier les marges de manœuvre et les arbitrages à réaliser pour optimiser la planification d’un projet.
Etablir le référentiel planning : le diagramme de GANTT
Le planning de GANTT fait apparaître les tâches sous forme de barres horizontales dans un graphique temporel. Cette méthode de planification permet de faire apparaître les thématiques du WBS, les interdépendances entre tâches et macro-tâches, les échéances et le chemin critique. Il permet notamment d’identifier les étapes clés du projet, d’affecter les ressources et de poser des jalons de validation et suivre la production des livrables, en particulier si des instances existent (comités de direction, de pilotage, etc.). Le planning doit être co-construit et concerté, via des interviews avec les parties prenantes et des réunions avec les membres de l’équipe projet pour en partager les hypothèses.
3. Planification et pilotage du projet
Une fois le planning (co-)établi et validé, le chef de projet doit en être le garant. Le planning ne doit en aucun cas être modifié en fonction de l’avancement des tâches, car cela remettrait en question la crédibilité du projet et de son équipe.
Suivi du planning du projet à l’aide d’un tableau de bord
Pour éviter de modifier constamment le planning, le chef de projet peut utiliser un tableau de bord pour suivre l’avancement des tâches classées selon l’arborescence du WBS et cohérent avec le planning. Celui-ci peut être un simple fichier Excel décrivant l’état d’avancement (terminé/en cours/en retard/non commencé) et consignant les commentaires des membres de l’équipe projet. Le tableau de bord est un outil précieux pour l’animation des revues de projet. La modification du référentiel ne doit intervenir qu’en cas de changement majeur dans l’environnement du projet et sera actée par l’ensemble de la direction du projet.
Anticiper les risques pour limiter les dérapages du planning
Mettre en place une démarche de pilotage par les risques permet de limiter les dérapages du planning. Elle doit être initiée en phase de consolidation du planning pour alimenter la note d’hypothèses. Une séance de brainstorming conduit à soulever tous les risques inhérents au projet, qui sont ensuite classés dans une matrice en fonction de leur gravité et de leur probabilité. Cette démarche doit être animée tout au long du projet via des revues régulières des risques.
Les logiciels de gestion de projet (Saas and standalone) facilitent grandement ces tâches.
