Le processus achats joue un rôle essentiel dans toute entreprise, de la définition du besoin à la signature du contrat. Dans cet article, nous explorerons en détail les différentes étapes de ce processus, en mettant l’accent sur l’importance de la rigueur et de la méthodologie à chaque étape.
La définition du besoin
La première étape consiste à définir précisément le produit ou le service que l’on souhaite acheter, en tenant compte des besoins de l’entreprise. Un cahier des charges détaillé permet de spécifier les attentes vis-à-vis du produit ou du service. La rédaction de ce cahier des charges doit impliquer les prescripteurs internes afin d’améliorer la communication interne. Il est également important de se poser la question du “juste besoin” et d’éviter les exigences exagérées qui pourraient entraîner des coûts élevés et inutiles.
La recherche de fournisseurs
À cette étape, deux situations peuvent se présenter. Soit les fournisseurs potentiels font déjà partie du panel de l’entreprise, soit il faut rechercher de nouveaux fournisseurs. Dans ce dernier cas, des méthodes de sourcing et d’homologation des fournisseurs sont nécessaires. Le sourcing se déroule en trois grandes étapes : la recherche de données macroéconomiques, la collecte d’informations auprès des fournisseurs potentiels et la réalisation d’une cartographie. Une fois les fournisseurs ciblés, une homologation est nécessaire avant de pouvoir les consulter, afin de minimiser les risques financiers, techniques et logistiques.
L’appel d’offres
L’appel d’offres est une étape cruciale du processus achats. L’équipe projet responsable du lancement de l’appel d’offres doit être clairement définie en fonction de l’organisation de l’entreprise. Plusieurs documents doivent être fournis dans le dossier de l’appel d’offres, tels qu’une lettre d’introduction, un guide de l’appel d’offres, le cahier des charges, les termes et conditions, un questionnaire, un guide de réponses, ainsi que des annexes si nécessaire. Il est également possible de lancer l’appel d’offres via une solution d’e-sourcing, ce qui permet d’automatiser le processus et de gagner du temps.
L’analyse des offres
Une fois les réponses des fournisseurs reçues, l’acheteur procède à une analyse multicritères des offres pour aboutir à une short-list. Cette analyse se déroule généralement en deux temps : une présélection sur la base de critères éliminatoires, suivie d’une analyse multicritères des offres restantes. Les critères de sélection comprennent la qualité du produit ou du service, le coût global d’acquisition, le délai, ainsi que d’autres critères tels que la faculté d’adaptation, la sécurité financière, la pérennité de l’entreprise et l’innovation apportée. Une fois les offres analysées, l’acheteur peut engager les négociations commerciales avec les fournisseurs sélectionnés.
La négociation
Avant d’entamer la négociation, il est important de recueillir des informations sur le fournisseur, de préparer le dossier techniquement et d’élaborer une stratégie de négociation. L’acheteur doit mener les débats et intervenir en premier pour prendre en main la conduite de l’entretien. La négociation doit être conclue par un récapitulatif des accords négociés et la rédaction d’un compte rendu signé par les deux parties.
La contractualisation
La contractualisation intervient après le choix final du fournisseur. Il s’agit d’établir un contrat d’achat ou un bon de commande entre l’entreprise et le fournisseur, reprenant tous les termes des accords convenus lors de la négociation. Le contrat doit contenir certaines informations indispensables, telles que les parties contractantes, l’objet du contrat, le prix, la quantité, les dates de livraison, les modalités de paiement, les incoterms, etc. La signature du contrat ne peut intervenir qu’après l’acceptation du contenu par les deux parties.
En conclusion, le processus achats est un parcours complexe qui nécessite rigueur, méthodologie et communication interne. En suivant ces différentes étapes, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs achats et minimiser les risques.
