Cet article vise à expliquer comment organiser et planifier les compétences nécessaires au sein d’une entreprise. Il s’agit d’un outil stratégique de gestion des ressources humaines qui permet de relier les besoins en compétences de l’entreprise aux connaissances, compétences et qualités actuelles des salariés. En croisant ces informations, une analyse est réalisée pour identifier les postes, profils et individus nécessitant une formation.
Définition et rôle du plan de formation
Le plan de formation est un projet opérationnel qui rassemble toutes les formations en cours et à venir pour l’année, en lien avec la politique de l’entreprise. Il vise à développer et à adapter les compétences des salariés aux évolutions professionnelles au sein de la structure. Ce projet est limité dans le temps et correspond à un budget défini (la charge du plan de formation étant supportée par l’entreprise et non par les salariés bénéficiaires).
Il est donc essentiel que votre plan de formation reflète pleinement vos besoins en compétences afin de mettre en place les méthodes appropriées pour y remédier.
Obligations légales
La formation professionnelle est encadrée par différentes obligations légales. Le plan de formation découle de l’obligation pour les employeurs de former leurs salariés. En tant que responsable, vous avez l’obligation d’assurer l’adaptation au poste et le maintien de l’employabilité de vos salariés. Vous devez également engager une négociation collective et un dialogue social sur la formation professionnelle, notamment dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences pour les entreprises de plus de 300 salariés. De plus, vous devez réaliser des entretiens professionnels avec chacun de vos collaborateurs tous les deux ans afin d’envisager leur évolution de carrière.
Comment le mettre en place ?
Le déploiement d’un plan de formation au sein de votre entreprise nécessite de suivre plusieurs étapes pour garantir son succès. Le processus s’étend sur une année complète, de septembre à septembre de l’année suivante. Il est important de bien respecter chaque phase afin de mettre en place un projet structuré et organisé.
- Commencez par évaluer les informations collectées pendant l’année précédente et faites un bilan. Identifiez quels ont été vos principaux succès, les points à améliorer, les outils à mettre en place ou à faire évoluer. Vérifiez également si le budget alloué était réaliste et cohérent.
- Déterminez l’orientation stratégique de votre entreprise. Y a-t-il des évolutions en cours ou à venir ? Des emplois en mutation ? Quelles sont les urgences et les priorités ?
- Analysez vos besoins en formation, qu’ils soient collectifs ou individuels. Si vous cherchez à améliorer la performance d’un département, identifiez les besoins collectifs. Si vous souhaitez combler des écarts de compétences individuels ou répondre aux souhaits d’évolution de carrière exprimés lors des entretiens professionnels, identifiez les besoins individuels.
- Réalisez un plan de mise en œuvre qui regroupera toutes les informations nécessaires au lancement du projet.
- Budgétisez l’ensemble du plan de formation avec rigueur et précision pour avoir une estimation au plus proche de la réalité.
- Communiquez la démarche à vos salariés. Leur implication est essentielle pour la réussite du plan de formation. Ils doivent en être informés et adhérer pleinement à celui-ci.
- Mettez en œuvre le projet et assurez-en le suivi tout au long de l’année. Des ajustements pourront être nécessaires en cas d’imprévus ou d’urgences. Restez adaptable.
- Évaluez les retombées du plan de formation et faites un bilan pour ajuster votre fonctionnement si nécessaire pour les années à venir.
Il est important de noter que les étapes 4 et 5 doivent être validées par la direction générale, et le Comité d’Entreprise (ou les délégués du personnel si vous n’avez pas de CE) doit jouer son rôle consultatif.
Contenu et exemple d’un plan de formation
Ce document doit contenir toutes les informations nécessaires à la mise en place et au bon déroulement de votre projet. Il doit renseigner précisément votre politique d’entreprise et vos stratégies en cours et à venir. Cela permettra de distinguer les types de formations à mettre en place et d’établir les priorités en conséquence.
Il existe trois grandes catégories de formations en fonction des besoins spécifiques de vos collaborateurs :
- Adaptation au poste
- Évolution ou maintien dans l’emploi
- Développement des compétences
Votre plan de formation doit clairement afficher ces besoins pour faciliter la lecture et la compréhension du document. Il doit également inclure des informations sur les collaborateurs ayant bénéficié de formations ainsi que les données logistiques essentielles pour la mise en place effective du projet. N’oubliez pas d’intégrer la partie budgétisation pour obtenir une vision globale et complète du projet.
Voici un exemple de présentation d’un plan de formation :
Stratégie d’entreprise | Typologie de formation | Nom de la formation | Objectif attendu | Collaborateurs concernés | Fonction occupée | Durée de la formation | Date prévisionnelle de la formation | Coût prévisionnel | Mode de financement
Définissez ici votre politique en cours et les axes stratégiques à développer pour l’année.
Adaptation au poste | Apprentissage d’une nouvelle gamme de produits | Objectif d’amélioration des performances individuelles et collectives | M. Untel | Vendeur | 4 heures | À établir en fonction des axes stratégiques prioritaires | Salaire | Coût pédagogique, Frais – Fonds propres, OPCA*
Évolution dans l’emploi | Formation informatique sur un nouveau logiciel | Remise à niveau face à un investissement de la société | Mme Untel | Technicien | 3 jours | À établir en fonction des axes stratégiques prioritaires | Salaire | Coût pédagogique, Frais – OPCA*
Développement des compétences | Formation à Excel | Acquisition de nouvelles compétences en vue d’une évolution de carrière à la demande du salarié | M. Untel | Vendeur | 1 jour | À établir en fonction des axes stratégiques prioritaires | Salaire | Coût pédagogique, Frais – Fonds propres
*OPCA : Organismes Paritaires Collecteurs Agréés.
Un plan de formation complet et bien planifié est un véritable levier de performance pour votre entreprise. Il vous permet de répondre aux besoins en formation tout en restant flexible et adaptable. De plus, il favorise la motivation et l’implication de vos salariés en valorisant leurs emplois et en les accompagnant dans leurs projets professionnels. Prenez donc le temps de concevoir votre plan de formation avec rigueur.
