Excel est un outil bien connu pour la création de plannings de travail. Il présente de nombreux avantages et est largement utilisé par les start-ups et les PME. Cependant, derrière sa facilité d’utilisation apparente, Excel est-il vraiment l’outil idéal pour votre entreprise ? En tant qu’expert en gestion de planning, nous allons vous dévoiler les avantages et les risques d’Excel, ainsi que les alternatives à considérer.
Modèles de planning Excel gratuits à télécharger
Excel vous offre la possibilité de créer différents formats et listes pour planifier l’organisation de votre personnel. Grâce à ses formules de calcul et ses fonctionnalités, vous pouvez structurer la présence de vos salariés selon vos besoins. Voici quelques exemples de modèles gratuits que vous pouvez facilement utiliser pour gérer vos employés.
Le planning de travail
Utiliser ce modèle de planning Excel gratuit est très simple ! Suivez ces 3 étapes :
- Commencez par lister vos employés dans les cellules du tableau, en utilisant des codes couleurs pour plus de clarté.
- Dans l’onglet “Planning de Travail”, saisissez les initiales de vos employés dans les cellules.
- Vous pouvez ensuite imprimer le tableau ou le convertir en PDF pour le partager avec vos employés afin qu’ils soient informés de leur temps de travail.
Astuce ! Pour plus de lisibilité, utilisez des règles de mise en forme pour attribuer une couleur différente à chaque salarié. Vous pouvez également utiliser les formules de calcul et les boutons pour avoir une vue d’ensemble de la présence de vos employés. N’hésitez pas à adapter ce format selon vos besoins !
Le tableau de suivi des absences et congés du personnel
Dans le deuxième onglet de ce tableau, vous trouverez un modèle Excel pour le suivi et la centralisation des absences et des congés de vos salariés. Vous pouvez y lister les périodes et les dates des absences, en utilisant des codes couleurs pour différencier les salariés et les motifs d’absence. Les formules de calcul d’Excel vous permettent de calculer facilement le nombre de jours de congés ou d’absence. Ce format peut également être adapté en fonction de vos spécificités.
Les avantages indéniables d’Excel
Excel présente plusieurs avantages qui en font un choix populaire pour la création de plannings de travail :
- C’est un outil connu de tous, largement utilisé depuis de nombreuses années.
- Sa prise en main est rapide pour des tâches basiques.
- Il ne nécessite aucun investissement supplémentaire car il est inclus dans le pack Office ou disponible sur Google Sheet.
- Toutes vos données sont réunies dans les cellules d’Excel, ce qui facilite leur accès.
- Excel offre des fonctionnalités utiles pour la création de plannings, comme les calculs et les fusions de données.
Les inconvénients d’Excel qui mettent votre entreprise en danger
Cependant, Excel présente également certains inconvénients qui peuvent mettre en péril votre activité :
Le manque de sécurité
Excel n’est pas sécurisé sur votre PC. En cas de problème technique, de vol ou de perte de vos appareils, vous risquez de perdre toutes vos données. Cela pourrait entraîner une perte de temps considérable et perturber le fonctionnement de votre entreprise.
Un outil non-collaboratif
Dans un monde où la collaboration est essentielle, Excel n’est pas à la hauteur. Il ne permet pas la mise à jour en temps réel des données, ni les interactions entre les managers et les équipes. De plus, il n’est pas possible de relier les tableaux Excel à d’autres outils de paie et de comptabilité, ce qui entraîne une double-saisie et une perte de temps pour votre équipe.
Des erreurs techniques fréquentes
Une simple erreur de touche peut entraîner des erreurs de calcul importantes sur Excel, sans que vous vous en rendiez compte. Cela remet en question la fiabilité de vos données et peut avoir des conséquences graves sur votre entreprise.
Pas de connexion avec le légal
Excel n’est pas lié aux conventions collectives et autres aspects légaux. Il ne peut donc pas vous alerter en cas de non-respect des règles (changement de législation, dépassement d’horaires, etc.). Cela vous oblige à être constamment vigilant et à mettre à jour manuellement vos plannings en fonction des dernières actualisations légales.
Des fichiers éparpillés
Avec Excel, vos fichiers ne sont pas automatisés ni liés entre eux. Les modifications apportées à un planning ne se répercutent pas automatiquement sur l’ensemble des plannings. Cela rend le remplacement et la modification des équipes fastidieux, et augmente le risque d’erreurs.
Le logiciel de planning : une alternative idéale à Excel !
Si vous envisagez de quitter Excel, sachez qu’il existe des logiciels de planification de travail qui offrent de nombreux avantages, notamment pour les PME. Les outils tels que Combo ont été repensés pour répondre aux besoins actuels des entreprises.
Le plus ? Vous pouvez essayer gratuitement le logiciel ici !
Une solution sécurisée
Avec des logiciels comme Combo, vos données sont sécurisées. En cas de problème technique ou de perte d’appareils, vous pouvez facilement retrouver l’ensemble de vos plannings et vos données précieuses.
Un gain de temps considérable
Grâce aux logiciels de planification, vous pouvez gagner du temps et de l’efficacité. Fini le remplissage manuel des plannings et les calculs fastidieux. Vous réalisez vos plannings en quelques clics, et les variables de paie sont automatiquement calculées et exportées vers votre logiciel de paie.
Une communication fluide et transparente
Vos salariés sont informés en temps réel des modifications apportées aux plannings de travail. Ils peuvent également signaler leurs absences et demander des congés directement via le logiciel ou une application mobile dédiée. Les managers peuvent échanger directement avec les membres des équipes grâce à une messagerie intégrée. De plus, Combo propose une pointeuse connectée pour un suivi précis des horaires de travail.
Des plannings conformes à la loi
Vous pouvez configurer votre convention collective dans l’application Combo et créer des plannings totalement conformes à la législation. Les managers sont alertés en cas de non-respect des règles, ce qui vous permet de travailler en toute conformité et de limiter les erreurs.
Vous êtes convaincu ? Demandez dès maintenant une démo gratuite à notre équipe. Nous serons ravis de vous aider à optimiser la gestion de vos plannings !
