Lorsque les prestations du syndic ne répondent plus aux attentes des copropriétaires, il est temps de se poser la question d’un changement. Et c’est une préoccupation fréquente. Les professionnels reprochent souvent au syndic son manque de réactivité : problèmes techniques laissés sans solution, retards dans l’exécution des travaux votés en assemblée générale, mauvais payeurs non relancés, fournisseurs payés avec retard… Tout cela est souvent lié au turnover rapide des gestionnaires. Les copropriétaires se retrouvent donc face à des interlocuteurs changeants, ce qui entraîne incompréhensions et pertes de temps lors de chaque changement. On doit refaire une visite complète de l’immeuble et tout réexpliquer. Un processus chronophage qui ralentit le traitement des dossiers. Il est à noter que ce turnover rapide est plus courant dans les grands groupes que chez les syndics indépendants.
L’inflation des charges de copropriété peut également être une raison de remettre en question le syndic. Si certaines charges, comme les impôts locaux ou le prix de l’eau, sont inévitables, d’autres peuvent être maîtrisées si le syndic prend le temps de revoir les contrats avec les prestataires de services (assureur, entreprise de nettoyage, chauffagiste, ascensoriste) et de les mettre à plat. Il arrive que certaines prestations soient superflues, en double ou surdimensionnées. Malheureusement, peu de syndics ont une approche systématique pour cela. Dans le cas où un cabinet est négligent à cet égard, cela ne signifie pas forcément qu’il faut s’en séparer. Il suffit de lui demander de réduire les charges à un niveau acceptable. Il peut arriver que certains copropriétaires estiment leurs charges trop élevées alors qu’elles se situent dans la moyenne acceptable, et vice versa.
Priorité à la négociation
Des honoraires de gestion jugés trop élevés peuvent également pousser les copropriétaires à envisager de changer de syndic. Dans ce cas, il faut se poser la question initiale : “Sommes-nous satisfaits des services de notre syndic ?” Si la réponse est non, une mise en concurrence est nécessaire. Mais si la réponse est oui, et sachant que les professionnels compétents et investis ne sont pas légion, il vaut mieux essayer de renégocier les tarifs. Le conseil syndical peut demander un rendez-vous avec le syndic pour exposer calmement la situation. Si les arguments sont fondés, le professionnel aura tout intérêt à conserver une copropriété qu’il connaît bien et sera probablement enclin à faire un effort. Il est important de négocier non seulement les honoraires de base, mais aussi les honoraires sur les travaux lors de l’assemblée générale. Sur ce point, la loi interdit au syndic de mentionner des montants dans le contrat soumis à l’approbation des copropriétaires.
Dans certains cas, lors de travaux importants avec des financements complexes ou de procédures judiciaires avec de gros enjeux, la copropriété peut estimer que le syndic en place n’a pas les compétences techniques, économiques ou juridiques pour gérer ces situations. Deux possibilités peuvent alors se présenter : si le cabinet dispose de plusieurs gestionnaires, dont au moins un semble avoir les compétences requises, il est possible de demander un changement de gestionnaire. Sinon, un changement de cabinet est nécessaire.
Assurer la mise en concurrence dès le début
Le dernier cas où la question du changement de syndic peut se poser concerne les immeubles neufs. Le premier syndic est généralement désigné par le promoteur, ce qui peut entraîner un conflit d’intérêts. Lié au promoteur, le syndic peut être réticent à activer les garanties dont bénéficient les copropriétaires en cas de malfaçons. Un exemple classique est un problème d’étanchéité entraînant des infiltrations. Si le syndic invoque de multiples raisons pour ne pas avancer sur le dossier de travaux de remise en état ou d’indemnisation, on peut douter de son indépendance. Certains acquéreurs de lots dans un immeuble neuf sollicitent donc l’intervention d’un autre syndic dès la première assemblée générale, afin d’éviter ce risque. Cependant, mettre en concurrence dès le début peut parfois être difficile à mettre en œuvre. C’est pourquoi des forums sont créés à l’initiative de ces acquéreurs, afin que même ceux qui ne sont pas encore installés dans l’immeuble et les propriétaires bailleurs puissent se faire connaître et communiquer entre eux.
Un changement de syndic est une étape clé dans la vie d’une copropriété. Si le conseil syndical estime qu’il est possible d’améliorer la situation avec le syndic en place, il ne faut pas hésiter à lui donner une chance en fixant des délais pour redresser la situation. Dans les cas où la situation est irrémédiablement compromise, il est important de prendre le temps de préparer soigneusement le changement afin qu’il constitue une véritable avancée pour la copropriété.
