L’accueil et l’intégration d’un nouvel employé au sein d’une entreprise ne devraient pas être pris à la légère. Au contraire, c’est un aspect crucial de la fidélisation du personnel et doit donc être une priorité pour les entreprises. Pour garantir une intégration réussie, il est essentiel de mettre en place un processus d’onboarding efficace. L’objectif est de permettre au nouvel arrivant de se familiariser avec l’entreprise, son personnel, sa culture, son équipe et ses responsabilités.
Pourquoi l’intégration dans une entreprise est-elle si importante ?
Il est paradoxal de consacrer un budget important pour trouver la perle rare, puis de négliger son arrivée. À l’heure actuelle, la fidélisation des collaborateurs devrait être une priorité absolue. En effet, l’intégration commence dès le premier jour de travail. Pour que ce processus soit eficace, il est essentiel de créer un parcours d’intégration pour le nouvel arrivant. Ce parcours doit lui permettre de prendre connaissance de plusieurs éléments clés :
- L’entreprise dans son ensemble, son personnel, sa culture et son environnement général (à travers une visite et une présentation générale).
- Ses futures relations de travail et l’équipe à laquelle il appartient (à travers des rencontres et l’observation de ses collègues dans leur quotidien).
- Son poste et ses missions (en approfondissant les informations avec son manager hiérarchique direct et en participant à une passation des tâches dans le cas d’un remplacement, par exemple).
En procédant de cette manière, vous augmentez les chances de succès de votre nouvel employé en lui permettant de réussir sa prise de poste grâce à une intégration bien maîtrisée.
Quelles sont les 3 étapes clés d’un processus d’intégration ?
Voici les 3 étapes clés à suivre pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur :
Etape 1 – Préparer l’arrivée
Il est essentiel de prévenir les équipes concernées avant l’arrivée du salarié dans les locaux. Rien n’est plus désagréable pour un nouvel employé que de sentir que ses collègues ne sont pas informés de sa venue. Afin d’éviter tout malaise, il est conseillé d’envoyer un e-mail à tous les collaborateurs impactés par cette intégration.
Il est également important de préparer l’espace de travail du nouvel employé en s’assurant qu’il dispose de tout le nécessaire. Posez-vous les bonnes questions en amont : de quelles fournitures a-t-il besoin ? Son ordinateur est-il configuré ? Son bureau est-il propre et rangé ? Dispose-t-il de tous les outils et documents nécessaires pour faciliter sa prise de poste ?
Il est également essentiel de régler tous les détails administratifs, tels que la signature du contrat, la fourniture d’un RIB, la collecte des diplômes, les contacts en cas d’urgence, le certificat de travail des anciens employeurs, et la proposition de mutuelle d’entreprise.
Avant le jour de son intégration, désignez un tuteur (qui peut être le manager ou un membre expérimenté de l’équipe) chargé de guider le nouvel employé et de l’aider à trouver sa place dans l’entreprise.
Etape 2 – Organiser un parcours d’intégration
Le jour de son arrivée, ne placez pas immédiatement le salarié à son poste de travail. Comme tout nouvel arrivant, il a besoin de temps pour s’habituer à son environnement et à ses nouveaux collègues. Préparez-lui donc un véritable parcours d’intégration pour le mettre en confiance.
Commencez par accueillir votre nouvel employé autour d’un petit-déjeuner en présence des membres du département concerné. Cela permettra de le présenter à ses collègues. Profitez de ce moment pour lui remettre les documents d’accueil et lui expliquer où trouver les informations utiles à sa prise de poste.
Ensuite, faites une visite de l’entreprise en lui montrant les différentes installations. Expliquez-lui l’emplacement des salles de pause, du réfectoire, des toilettes et des sorties de secours. Cela permettra à votre nouvel employé de se familiariser avec son nouvel environnement.
Après le déjeuner avec son service (pour créer des liens), prévoyez une présentation de l’entreprise qui mettra en avant sa culture et ses méthodes de fonctionnement. Il est crucial que votre nouvel employé s’imprègne de l’identité de l’entreprise et partage ses valeurs.
Terminez cette journée d’intégration par un bref entretien avec votre salarié. Cela lui donnera l’occasion de poser ses premières questions ou de faire part de ses incompréhensions. Profitez également de cet entretien pour clarifier son poste, en définissant clairement les objectifs à court et moyen terme.
Etape 3 – Les 6 à 9 mois suivant l’arrivée
La période d’intégration s’étend sur plusieurs mois et ne doit pas être négligée. Au cours des premiers mois, le nouvel employé va apprendre beaucoup des autres, en particulier de son tuteur qui lui transmettra les connaissances et les coutumes de l’entreprise.
Restez disponible pour votre nouvel employé. Il doit se sentir à l’aise pour vous poser des questions en cas de problème. Vous pouvez également lui demander de rédiger un rapport d’étonnement sur son nouvel environnement. Cela éveillera sa curiosité et lui permettra de donner son point de vue sur son intégration. Ces retours seront également bénéfiques pour vous, car ils pourront être utilisés pour améliorer le processus d’intégration.
Organisez régulièrement des points avec votre collaborateur pour suivre son évolution et renforcer son épanouissement au sein de l’entreprise.
Enfin, à la fin de la période d’essai, faites un bilan pour connaître vos impressions respectives sur cette collaboration. C’est l’occasion de féliciter votre salarié pour ses réussites et de souligner les points d’amélioration éventuels.
L’intégration d’un nouveau collaborateur est un enjeu majeur pour le développement de votre entreprise. Avant de pouvoir donner le meilleur de lui-même, votre salarié doit se sentir attendu et soutenu tout au long de cette période.
