La gestion électronique des documents est un système révolutionnaire qui permet d’optimiser la digitalisation de votre entreprise. Quel que soit votre secteur d’activité, vous êtes confronté au même défi : l’augmentation incessante des fichiers à éditer, imprimer et partager. Malheureusement, cette accumulation s’accompagne de coûts de fonctionnement exorbitants.
La digitalisation se propage à une vitesse fulgurante à travers le monde, générant une quantité astronomique d’informations et de contenu papier échangé chaque jour. Face à cette avalanche de documents, les organisations doivent consentir des efforts considérables. Fort heureusement, la technologie offre des solutions GED (gestion électronique des documents) intéressantes, telles que des logiciels spécialement conçus pour la création, le stockage, l’archivage et la protection des documents.
Gain en productivité, automatisation et sécurité des données sont autant d’opportunités offertes par un projet GED bien conçu. Chez Nakota Consulting, nous vous proposons notamment la solution GED Zeendoc. Avec Zeendoc, vos informations prennent vie et se relient entre elles. Elles circulent entre collègues ou au-delà des frontières de l’entreprise, renforçant le travail collaboratif entre les différents services tout en maîtrisant le flux des données. L’archivage électronique des documents vous offre une rapidité d’accès qui booste votre productivité et renforce votre efficacité.
Les avantages d’une stratégie de gestion électronique des documents
1. Améliorer l’accès à l’information
Selon des statistiques alarmantes, les employés consacrent en moyenne 20 % de leur temps de travail hebdomadaire à la recherche d’information nécessaire à leurs fonctions. La GED contribue à rendre cette recherche plus rapide, ce qui booste inévitablement la productivité des équipes. Archivée dans un Cloud dédié, l’information devient facilement accessible, vous permettant de gagner un temps précieux tout en réduisant drastiquement les risques de perte de données. Peu importe le nombre de fichiers, une gestion électronique efficace facilite leur classement grâce à un système d’arborescence bien pensé et à des dossiers visibles en temps réel et de manière rétroactive.
2. Réduire la dépendance au papier
Il est souvent difficile pour une entreprise de se passer du papier dans son quotidien. Toutefois, la GED peut apporter une réponse efficace pour réduire les impressions et ainsi faire baisser la facture. En effet, chaque salarié consomme jusqu’à 85 kilos de papier par an. Bien que le changement de comportement puisse aider à limiter le gaspillage, la gestion automatique va plus loin en éliminant le papier au profit d’un format électronique.
Collaboration et productivité : les avantages insoupçonnés d’un système de gestion documentaire pour les équipes
Dans un monde où le télétravail prend de plus en plus d’ampleur, la capacité à échanger et à collaborer efficacement repose en grande partie sur la dématérialisation et, plus largement, sur la gestion électronique des documents. Les fichiers peuvent être ajoutés via une ou plusieurs sources et être accessibles à tout moment. La diffusion de l’information s’effectue par email ou à travers un logiciel GED. Une meilleure visibilité sur les contenus envoyés à l’extérieur est ainsi garantie, ce qui permet aux managers d’équipes d’avoir un suivi plus précis.
La transition d’un modèle papier à une gestion automatique des documents aide les organisations à automatiser les tâches chronophages et à minimiser les erreurs. L’impact sur la productivité est considérable grâce aux logiciels de gestion documentaire qui offrent des solutions à chaque défi posé par la digitalisation.
La GED est une stratégie qui améliore le traitement des documents. Elle offre une nouvelle manière de gérer l’information, tant en interne qu’en externe. Grâce aux logiciels de gestion, le flux de documents est traité plus rapidement, permettant de stocker et de classer l’ensemble des informations reçues ou échangées par votre entreprise.
