Vous êtes en plein préparatif d’une réunion de travail et vous souhaitez en faire un moment d’échanges collaboratifs et efficaces avec vos collaborateurs ? Alors, assurez-vous d’avoir toutes les clés en main pour créer de l’interaction, recueillir du feedback et créer de la valeur lors de ce moment collectif.
Les points essentiels pour préparer une réunion de travail
Grâce à cette check-list, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour mettre en place des réunions collaboratives et efficaces !
1. Définissez les objectifs de la réunion
Pour mener une réunion efficacement, commencez par définir son objectif. Est-ce que vous souhaitez partager une vision, amorcer les échanges, faire un bilan, résoudre des problèmes, prioriser et décider ensemble, ou encore explorer et réfléchir ensemble ? L’objectif de la réunion permettra d’identifier le type de réunion le plus adapté.
2. Construisez l’ordre du jour
L’ordre du jour de la réunion permet d’identifier et de communiquer les différents points à aborder pendant votre réunion. Il sert également de plan de suivi des échanges et de programme pour bien cadrer les discussions. N’oubliez pas que l’ordre du jour est le document de référence pour animer la réunion de manière efficace. Il permet à l’ensemble des participants d’identifier les éléments qui les concernent en amont, en vue de préparer leur intervention et d’amorcer les discussions. Sans ordre du jour, les participants risquent de se disperser et de ne pas répondre à l’objectif attendu. N’hésitez pas à faire un tour de table lorsque le sujet s’y prête. Vous pouvez également prévoir plusieurs réunions courtes plutôt qu’une très longue si l’ordre du jour est trop long.
3. Identifiez les participants et leur rôle pendant la réunion
Qui doit participer à votre réunion de travail ? Réunissez uniquement les personnes qui peuvent vraiment contribuer à faire avancer l’ordre du jour et à répondre à l’objectif de la réunion. Pour une conduite de réunion vraiment efficace, donnez un rôle spécifique à chaque participant :
- Le facilitateur : c’est l’animateur de la réunion. Il doit veiller à rendre la participation active et équilibrée pour faciliter l’avancée des échanges.
- Le maître de la gestion du temps / time keeper : il assiste le facilitateur en lui indiquant le temps restant pour chaque thématique de la réunion, en fonction de l’ordre du jour.
- Le catalyseur de décisions : il pousse l’équipe à prendre des décisions et les note pour les enregistrer. Il est responsable du relevé des décisions.
- Le scribe : il prend des notes au cours de la réunion pour rédiger le compte-rendu et le diffuser.
- Le participant, soit tous les membres de la réunion : il participe à l’intelligence collective pour faire avancer les discussions en donnant des idées et en enrichissant celles des autres.
4. Planifiez la date de la réunion
Choisir le bon moment pour planifier votre réunion est important. Il est conseillé de les planifier en début ou en fin de demi-journée, pour ne pas interrompre les tâches opérationnelles en plein milieu. Tout dépend, encore une fois, du type de réunion. Privilégiez l’organisation de réunions très stratégiques le matin, quand les idées sont encore fraîches, comme pour les brainstormings par exemple. N’oubliez pas de vérifier la disponibilité de chacun et du lieu de la réunion. Plus la salle de réunion et l’environnement seront accueillants, plus la réunion sera performante.
5. Préparez vos outils de réunion
Pour faire avancer la réunion de travail efficacement, préparez les supports et les documents essentiels tels que vos supports de présentation, un paper board, un vidéoprojecteur et un écran, des activités interactives pour faciliter les échanges, un tableau digital pour brainstormer en présentiel ou à distance, ainsi que des outils collaboratifs si vous êtes à distance.
6. Prévoyez votre compte rendu de réunion
Pour ne rien oublier et bien suivre les décisions prises lors de la réunion, prévoyez un compte rendu. Avant de commencer la réunion, identifiez le responsable du compte rendu (le scribe) et définissez ensemble la structure du compte rendu. Le scribe sera chargé de le diffuser aux participants à la fin de la réunion.
Maintenant, vous êtes prêts à animer votre prochaine réunion avec brio et efficacité ! Ne laissez rien au hasard et utilisez cette check-list pour vous assurer que vous avez tout prévu. Bonne réunion !
