Dans les hypermarchés et les grands magasins, l’inventaire annuel peut nécessiter la fermeture du magasin pendant plusieurs heures. C’est le temps nécessaire aux équipes de comptage pour recenser tout ce qui se trouve dans les rayonnages et les lieux de stockage.
Dans les entreprises agricoles, faire un inventaire consiste parfois à estimer des quantités à partir de la hauteur des grains dans des silos.
C’est une partie de l’inventaire annuel, parfois appelé inventaire comptable, imposé par le code de commerce (article L.123-12 alinéa 2). Réalisé au moins une fois par an, cet inventaire sera utile au moment d’établir les comptes annuels, et plus précisément de la révision des comptes (contrôle des stocks).
Inventaire physique de stock et inventaire annuel
L’inventaire physique des stocks de produits finis, matières, marchandises n’est qu’une petite partie de l’inventaire annuel. Un inventaire consiste à confronter le stock théorique obtenu par inventaire permanent (après chaque entrée ou sortie de stock) ou un inventaire intermittent (périodique) avec les quantités réelles. Ce sont les différents types d’inventaires utilisés par les entreprises.
Les écarts de quantités constatés à des dates souvent proches de la clôture de l’exercice, pertes, vols sont comptabilisés en pertes et profits (67 ou 77). Ils contribuent à l’obtention du stock final et permettent la comptabilisation d’une variation de stock qui apparaît au compte de résultat.
L’inventaire annuel ou inventaire comptable consiste à vérifier l’existence et la valeur des éléments d’actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. Il inclut l’inventaire des immobilisations, qui permet de valider leur existence et valeur à la clôture de l’exercice grâce au test de dépréciation par exemple et permet d’obtenir des comptes qui répondent au principe d’image fidèle.
Préparer et suivre la procédure d’inventaire ou de comptage
Dans les petites entreprises, cette procédure revêt souvent la forme la plus simplifiée. À partir des dernières factures d’achat, le chef d’entreprise vérifie les quantités en stock et en fournit la liste à son expert-comptable. Cela ne prend normalement que quelques minutes.
Dans les grandes entreprises, l’organisation d’un inventaire annuel varie d’une entreprise à l’autre. Après avoir recensé toutes les aires de stockage et les avoir découpées en zones, il est possible d’affecter une zone à un responsable. Les zones seront rangées si nécessaire et matérialisées par des marquages et étiquettes.
Un peu avant l’inventaire, les équipes de comptage sont créées, par groupes de deux. Cela permet au premier de compter et au second de remplir la feuille de comptage. Un double ou un triple comptage peut être prévu par les deux membres de l’équipe à tour de rôle.
Ce comptage pourra se faire de gauche à droite, en partant du bas ou inversement. Le responsable de zone récupère les feuilles de comptage et les centralise. Les articles détériorés sont recensés à part.
Toutes ces données sont ensuite rapprochées de l’inventaire permanent éventuellement réalisé à partir d’un logiciel de gestion des stocks.
La périodicité de l’inventaire des stocks et la possibilité de réaliser un inventaire tournant
L’inventaire des stocks est au minimum annuel. Rien n’interdit donc à une entreprise de compter physiquement ses stocks plusieurs fois par an. Elle peut le faire tous les trimestres ou tous les semestres voire même par inventaire tournant.
Par exemple, il est possible de compter :
- tous les mois les stocks de denrées périssables ;
- tous les 3 mois, les produits qui présentent de nombreux mouvements de stock ;
- et 2 fois par an, les produits dont les mouvements sont peu nombreux.
Améliorer la procédure d’inventaire des stocks
La procédure d’inventaire des stocks peut être améliorée de différentes manières. Elle doit permettre de vérifier :
- que tous les stocks sont comptés au moins une fois ;
- qu’en cas d’inventaire tournant, tous les produits identiques sont comptés au même moment ;
- le double comptage ;
- l’identification des stocks détériorés ou à déprécier ;
- la numérotation des feuilles de comptage ;
- la signature des feuilles de comptage par les équipes ;
- la conservation des feuilles de comptage non utilisées.
Les quantités peuvent ensuite être rapprochées des fiches de stock pour mieux relever les éventuelles anomalies.
Les stocks détenus par des tiers devront toujours faire l’objet d’une confirmation écrite, voire de contrôles physiques par l’entreprise.
Les stocks détenus pour le compte de tiers doivent être isolés et régulièrement vérifiés.
