Toutes les entreprises ont besoin d’acheter des biens et des services pour répondre à leurs besoins quotidiens. Mais sans un processus d’achat formel, vous risquez de dépenser plus que nécessaire. C’est là que le processus d’achat entre en jeu !
La mise en place d’un processus d’achat efficace a un impact considérable sur votre entreprise, tant sur le plan des coûts et des dépenses que sur son fonctionnement global. En apprenant et en appliquant quelques étapes et meilleures pratiques dans votre processus d’achat, vous pouvez réduire le gaspillage et protéger votre entreprise contre les risques et les coûts inutiles. Vous pouvez également créer des flux de travail qui optimisent chaque dollar dépensé en termes d’efficacité, de bénéfices et de valeur ajoutée.
Qu’est-ce que le processus d’achat ?
Le processus d’achat désigne les étapes que les entreprises franchissent pour effectuer un achat. Lorsqu’une entreprise souhaite acheter quelque chose, elle doit généralement suivre un processus formel. Cela peut inclure la recherche, la consultation de différents services, la négociation et le paiement.
Ce processus peut varier en fonction du fonctionnement et des besoins spécifiques de chaque entreprise, mais les étapes courantes du processus d’achat sont les suivantes :
- Examen et approbation des demandes d’achat
- Création et envoi des bons de commande
- Négociation des prix, des contrats ou des modalités de paiement
- Suivi des dépenses
Dans ce processus, de nombreuses personnes sont impliquées, notamment les acheteurs, les demandeurs, les approbateurs, les vendeurs/fournisseurs et les services des achats et de la comptabilité fournisseurs.
Les étapes clés du processus d’achat
Le processus d’achat est un cycle comprenant plusieurs phases, chacune nécessitant des informations et des autorisations spécifiques. Bien que chaque entreprise puisse ajouter sa touche personnelle, le processus d’achat suit généralement un schéma d’étapes bien connu. Voici les principales étapes :
Comprendre les besoins de l’entreprise
Bien que cela ne soit pas une étape à proprement parler, comprendre les besoins de l’entreprise est un excellent point de départ pour gérer les dépenses, trouver des moyens d’économiser de l’argent, réduire les dépenses inutiles et résoudre les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement. Par exemple, si une entreprise a besoin d’un grand nombre de produits, comme des téléphones portables, il peut être possible de négocier des remises.
Créer une demande d’achat
Le processus d’achat commence avec une demande d’achat. Pour accélérer ce processus et améliorer la procédure de demande, il est recommandé de créer un formulaire de demande standard. Ainsi, toutes les demandes d’achat seront identiques et répondront aux besoins de votre équipe en matière de gestion des données.
Filtrer les demandes
Le filtrage des demandes d’achat permet de garantir que tous les achats de l’entreprise sont corrects, n’excèdent pas le budget et sont réellement nécessaires.
Recherche de fournisseurs
Une fois la demande approuvée, l’équipe chargée des achats recherche des fournisseurs pour répondre à la demande. Il est important de comprendre l’approvisionnement stratégique et son importance pour trouver les meilleurs fournisseurs.
Appel à propositions
Une fois les meilleurs produits sélectionnés, l’équipe des achats demande souvent des propositions pour vérifier que les produits ou services respectent le budget, qu’ils peuvent être livrés à temps et qu’ils répondent aux politiques ou aux exigences de l’entreprise.
Négocier les coûts et les conditions du contrat
Il peut arriver que tous les critères soient remplis, excepté la tarification et les conditions de paiement. Par exemple, la qualité peut nécessiter une amélioration, mais le fournisseur peut être le seul à pouvoir répondre à la demande à une certaine date. Dans ce cas, le responsable des achats tentera de négocier un montant d’achat plus raisonnable.
Approbation
La demande d’achat est ensuite préparée pour l’approbation finale, à condition que toutes les étapes du processus, y compris le coût, la livraison et les conditions de paiement, soient conformes aux spécifications. En cas de refus, l’équipe des achats en informera le demandeur ou tentera de trouver une autre source ou un autre fournisseur. Le refus peut être dû à l’absence d’approbation d’un responsable, à une duplication d’achat, à un coût élevé ou à une absence de valeur ajoutée pour l’entreprise.
Émettre un bon de commande
Une fois toutes les approbations obtenues, l’équipe des achats établit une commande sur la base des détails de la demande d’achat approuvée. Cette commande est ensuite envoyée au fournisseur ou au vendeur choisi pour qu’il puisse la remplir.
Meilleures pratiques pour le processus d’achat
Utilisez les meilleures pratiques suivantes pour faciliter le processus d’achat :
Automatiser le processus d’achat : Chaque fois que possible, essayez d’automatiser le processus d’achat. Un logiciel d’automatisation des achats permet de réduire le temps nécessaire pour acheter quelque chose, facilite le travail des employés, réduit les erreurs et la paperasserie. C’est particulièrement utile si votre entreprise achète régulièrement auprès des mêmes fournisseurs.
Tenir des registres précis : Conservez des dossiers précis de l’ensemble du processus d’achat, y compris les fournisseurs potentiels, les négociations, les ventes, les retours et toutes les autres transactions. Cela vous permettra de changer de fournisseur si nécessaire ou de résoudre les problèmes éventuels.
Réexaminez souvent vos besoins : Les besoins de votre entreprise évoluent constamment. En faisant régulièrement le point sur vos besoins actuels, vous pourrez vous assurer que les produits que vous achetez répondent à ces besoins. Cela vous permettra de détecter et de résoudre rapidement les problèmes, tout en prenant des décisions éclairées en matière de dépenses.
Conclusion
Le processus d’achat est essentiellement transactionnel et systématique, mais il est important d’utiliser des stratégies d’experts pour aider votre entreprise à gagner en efficacité. En suivant les étapes et les meilleures pratiques que nous avons partagées, votre équipe des achats réalisera des économies et gagnera en efficacité pour les années à venir.
Il est maintenant temps de créer votre propre processus d’achat. Analysez votre marché, votre activité et vos clients, et n’hésitez pas à demander de l’aide si nécessaire. QuestionPro CX est un logiciel d’enquête qui vous aidera à analyser votre activité et à gérer les retours de vos clients. Contactez-nous dès maintenant pour savoir comment procéder.
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