Les achats ne se résument pas à une simple fonction de support chargée de négocier les prix des matières premières, des biens et des services dont une entreprise a besoin. Dans un monde de plus en plus mondialisé, les achats doivent être considérés comme un atout stratégique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Ils peuvent permettre à une entreprise de réduire ses coûts, de favoriser l’innovation et d’atteindre ses objectifs commerciaux.
Le processus d’approvisionnement comprend plusieurs étapes essentielles qui doivent être suivies pour garantir le respect des prix, des conditions et de la conformité tout au long du processus d’achats.
Qu’est-ce que les achats?
Fondamentalement, la fonction Achats est un processus commercial par lequel des biens et des services sont achetés. Elle joue un rôle clé dans la chaîne d’approvisionnement B2B. Souvent, les collaborateurs ne font pas de distinction entre le processus d’achat global et l’acte d’achat lui-même. En réalité, l’acte d’achat est seulement une composante du cycle de vie des achats.
Le processus d’achats comprend plusieurs aspects tels que l’identification des besoins, la réduction des coûts et du temps, la recherche d’efficacité, le respect de la conformité et le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs.
À quoi ressemble le processus d’achat?
Chaque fonction au sein d’une entreprise doit avoir une stratégie efficace et efficiente pour répondre aux besoins de l’organisation et atteindre ses objectifs. La stratégie d’achats doit donc se concentrer sur la rationalisation de toutes les étapes du processus. C’est là qu’intervient la gestion des achats.
Comme nous l’avons mentionné précédemment, le processus d’achat est complexe. Si votre entreprise utilise encore des processus manuels et des documents papier traditionnels, votre capacité à créer de la valeur, à gagner en efficacité, à améliorer la conformité et à réduire les coûts sera entravée de manière inutile.
De nombreuses entreprises se tournent maintenant vers l’automatisation, y compris la mise en œuvre d’un logiciel d’achat digital (e-procurement). Cette plateforme SaaS permet aux organisations d’automatiser l’ensemble de leurs processus d’achat, y compris la gestion du catalogue, les demandes d’achat, les bons de commande (PO), la facturation, l’approbation des factures et les paiements.
Étapes du processus d’achats
Il n’y a pas de modèle unique de processus d’achats, les étapes peuvent varier légèrement d’une entreprise à l’autre. Cependant, un bon cycle de vie des achats commence par la gestion du catalogue et se poursuit avec les demandes d’achats, les contrats, les demandes de devis (RFQ)/appels d’offres (RFP), les achats directs et/ou les enchères, les bons de commande (PO) et la réception des marchandises.
Pour rendre le processus d’approvisionnement vraiment efficace, efficient et complet, ces étapes doivent être traitées en collaboration avec les écritures comptables (Accounts Payable, AP) et inclure la facturation électronique, la correspondance à trois facteurs et les paiements.
Voici les étapes essentielles du processus d’approvisionnement :
1. Mettre en œuvre le flux de travail d’automatisation
Bien que chaque étape puisse être réalisée avec ou sans automatisation, il est évident que l’utilisation d’un logiciel d’achats automatisé permet de rationaliser le flux de travail et d’éliminer la plupart des erreurs manuelles. Cela permet également de contrôler les dépenses, d’augmenter les économies, de réduire les risques, de raccourcir le cycle d’achat et d’éviter les dépenses incontrôlées.
2. Superviser la gestion des catalogues
Avant d’envoyer une demande d’achat ou de créer un bon de commande, il est essentiel de connaître les fournisseurs approuvés pour les transactions futures. Cela permet d’économiser beaucoup de temps lors de la recherche de fournisseurs.
Les équipes d’achats sont responsables de la maintenance, de la gestion et de la mise à jour du catalogue des fournisseurs. Si vous utilisez toujours des processus hérités, vous savez à quel point cela peut être long et fastidieux. Un logiciel d’achats devrait inclure un composant de gestion de catalogue convivial, reproduisant l’expérience d’achat en ligne que la plupart des consommateurs apprécient déjà. Une solution robuste permettra également aux fournisseurs de maintenir et de mettre à jour leurs catalogues directement dans le système, garantissant ainsi l’exactitude des informations.
3. Évaluer les besoins
Que ce soit pour des commandes récurrentes, de nouveaux produits ou des commandes ponctuelles, il est essentiel de savoir ce qu’il faut commander. Les responsables des achats, ainsi que les chefs de service, sont généralement chargés de cette évaluation.
4. Envoyer une demande d’achat
Une fois qu’un besoin est identifié, le demandeur peut faire une demande d’achat. Cela peut se faire manuellement, par écrit ou électroniquement via le logiciel d’achat de l’entreprise. La demande doit contenir autant d’informations que possible pour garantir que le bon produit est commandé dans la bonne quantité.
Selon les processus de l’entreprise, cette demande sera examinée par les chefs de service et/ou les responsables des achats, et si elle est approuvée, un bon de commande (PO) sera créé.
5. Créer un bon de commande (PO)
Une fois la demande approuvée, un bon de commande est créé. Il est essentiel que le numéro de bon de commande soit unique et que sa gestion ne soit pas effectuée manuellement, car cela pourrait entraîner des erreurs. Les bons de commande électroniques, en revanche, éliminent ce problème. Un système d’achat en ligne cloud offre un flux de travail automatisé pour les demandes, les bons de commande et les fournisseurs, ce qui garantit l’absence d’erreurs.
6. Envoyer des demandes de devis
Si vous utilisez un catalogue de fournisseurs, vous devriez être en mesure d’identifier les fournisseurs les mieux adaptés à vos besoins. Si votre fournisseur a des difficultés à satisfaire votre demande, vous pouvez également chercher d’autres vendeurs potentiels.
Une fois qu’une demande est approuvée, le service Achats peut envoyer des demandes de devis (RFQ) ou des appels d’offres (RFP) pour les services. Le nombre de fournisseurs contactés doit permettre une comparaison des propositions, sans toutefois perdre de temps.
Lors de l’évaluation de l’attribution contractuelle à un fournisseur spécifique, il est important de prendre en compte non seulement le prix, mais aussi les risques associés. Il est essentiel de s’assurer que les fournisseurs peuvent exécuter la commande dans les délais et qu’ils ont un bon historique de conformité.
7. Négocier le contrat et transmettre le bon de commande
Une fois que le fournisseur est choisi, il est temps de négocier les termes du contrat, y compris le prix, les conditions de livraison et les exigences de conformité. Une fois que les deux parties sont d’accord, un contrat est signé, et un bon de commande est envoyé.
Dans certains cas, les entreprises peuvent également utiliser des contrats à commande ouverte, qui couvrent une large gamme de produits et de services spécifiés. Avec l’autorisation des cadres supérieurs, le service Achats peut être exempté du processus de validation des demandes et des bons de commande. Cette démarche est beaucoup plus facile à réaliser avec une solution d’achat en ligne.
8. Réception des marchandises
Une fois qu’un envoi est reçu, il doit être contrôlé pour s’assurer qu’il correspond bien au bon de commande, en respectant les tolérances spécifiées dans le contrat. Les contrats incluent souvent des tolérances de quantité commandée qui stipulent un pourcentage de variation acceptable par rapport à la quantité commandée.
Si l’expédition est conforme, toutes les informations d’achat doivent être saisies dans le système pour permettre aux écritures comptables de relier la facture du fournisseur au bon de commande et à la réception des marchandises. Si le produit est endommagé ou ne correspond pas au bon de commande, la livraison peut être refusée.
Pour les entreprises qui ne disposent pas d’un service de réception complet, cette tâche peut être effectuée par les équipes d’achats. Il est essentiel que les expéditions soient saisies dans le système le plus rapidement possible, car il est courant de recevoir la facture du fournisseur avant la livraison de la commande.
Le processus d’achat de services est généralement similaire, bien que les étapes exactes de vérification de la qualité puissent varier d’une entreprise à l’autre.
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