Le processus d’approvisionnement est essentiel pour assurer une concurrence équitable et transparente entre les fournisseurs. Une étude de marché préalable permet de repérer les fournisseurs potentiels et de recueillir des informations sur le produit souhaité. Pour cela, il est recommandé de consulter des revues spécialisées, des chambres de commerce, des associations professionnelles, des communautés en ligne ou encore de mener des recherches sur les moteurs de recherche.
Une fois les fournisseurs repérés, il est essentiel de transmettre officiellement les besoins en matière de biens ou de services à l’équipe chargée de l’approvisionnement. Cette demande d’achat doit contenir des informations précises telles que l’unité demandeuse, les exigences, la quantité, le coût estimé, la date et le lieu de livraison ainsi que la confirmation de disponibilité des fonds.
Pour garantir une sélection équitable des fournisseurs, il est important d’établir des critères de sélection clairs et de les communiquer à l’avance. Ces critères peuvent inclure des éléments tels que le prix compétitif, le respect des spécifications techniques, la qualité des produits, les capacités techniques et financières du fournisseur, ainsi que son expérience antérieure.
Une fois les fournisseurs sélectionnés, il est temps de lancer le processus d’appel d’offres. Les documents d’appel d’offres doivent être préparés avec soin et contenir des spécifications claires et détaillées. Les critères d’évaluation des offres doivent être objectifs, sans ambiguïté, fiables, équitables et équilibrés. Les offres doivent être évaluées en fonction de ces critères et les résultats devront être présentés sous forme de synthèse signée par les membres du comité d’évaluation.
Une fois le fournisseur choisi, il est nécessaire de formaliser la commande par le biais d’un contrat ou d’un bon de commande. Le transfert de responsabilité entre le vendeur et l’organisme doit être clairement défini, notamment en ce qui concerne le transport des marchandises. Une inspection physique des colis doit être effectuée lors de la réception, en vérifiant la quantité et la qualité des produits livrés. Tout écart doit être consigné par écrit pour éviter tout litige ultérieur.
Enfin, une fois que le bon de livraison est signé et que tous les documents nécessaires sont en place, le paiement peut être effectué. Il est essentiel de respecter les conditions de livraison convenues et de s’assurer que le transfert de responsabilité est effectif. Un bon de réception des marchandises peut également être utilisé pour formaliser ce transfert.
En suivant ces étapes rigoureusement, les entreprises peuvent garantir un processus d’approvisionnement efficace et transparent, contribuant ainsi au succès logistique de leurs opérations.
