Vous gérez des projets complexes avec de nombreuses variables ? Alors vous savez que le processus de contrôle du changement est essentiel. Il permet aux chefs de projet d’envoyer des demandes de modifications aux parties prenantes pour examen, avant qu’elles ne soient approuvées ou rejetées.
Dans cet article, nous allons explorer en détail le processus de contrôle du changement, en vous donnant des exemples concrets pour vous aider à l’implémenter dans votre propre gestion de projet.
Qu’est-ce que le contrôle du changement ?
Le contrôle du changement est un processus utilisé pour gérer les demandes de modifications dans le cadre de projets et d’initiatives majeures. Il s’intègre au plan de conduite du changement, qui définit les rôles de chacun pour mener à bien ce processus à l’échelle d’une équipe ou d’une entreprise. Pour faciliter sa mise en oeuvre, il est recommandé de créer un journal des modifications, qui permettra de suivre les demandes de modifications liées à vos projets.
Toutes les parties prenantes peuvent demander des modifications, qu’il s’agisse d’un simple ajustement de calendrier ou de la production d’un nouveau livrable. Mais gardez en tête que toutes les demandes ne seront pas approuvées, c’est aux principales parties prenantes d’en décider.
Pour garantir l’efficacité du processus de contrôle du changement, optez pour un logiciel de gestion des processus. Cela vous permettra de centraliser la gestion de vos activités et de simplifier le suivi des demandes de modifications.
Contrôle et conduite du changement : quelles différences ?
La distinction entre contrôle et conduite du changement peut parfois sembler floue. En réalité, le contrôle du changement est seulement l’un des nombreux éléments constitutifs d’une stratégie de conduite du changement.
Le contrôle du changement facilite la circulation des informations lorsqu’il faut apporter des modifications à un projet. Un processus efficace comprend des indicateurs de réussite, permet aux équipes de s’organiser et de communiquer plus facilement.
La conduite du changement, quant à elle, englobe la coordination du budget, du calendrier, des communications et des ressources. Elle représente le plan dans son ensemble.
Bien que connexes, le contrôle du changement et la conduite du changement ne sont pas identiques.
Les avantages d’un processus de contrôle du changement
La mise en œuvre d’un processus de contrôle du changement, associée à l’utilisation d’un logiciel d’organisation, peut vous aider à organiser le travail de votre équipe, à gérer les échéances et à garantir la livraison des livrables. Si vous ne prenez pas en compte les modifications de manière appropriée, les conséquences pour votre équipe peuvent être fâcheuses. Voici quelques-uns des principaux avantages d’un processus de contrôle du changement :
Des gains de productivité
En évitant toute confusion autour des livrables du projet et en vous concentrant sur l’exécution du processus, vous améliorerez la productivité de votre équipe, surtout si vous utilisez un logiciel de productivité en parallèle. Sans un processus de contrôle du changement, votre équipe risque de perdre du temps à organiser les tâches au lieu de se concentrer sur les activités clés.
Une communication efficace
En documentant clairement les modifications à apporter, vous limitez les problèmes de communication. Lorsque les objectifs sont clairement définis, la communication au sein de l’équipe devient plus fluide. Pour faciliter cette communication, vous pouvez opter pour un logiciel de gestion du travail qui centralisera tous vos échanges autour des projets.
Un travail d’équipe et une collaboration optimisés
En communiquant de manière transparente sur les modifications à apporter, vous facilitez la collaboration et le travail d’équipe. Lorsque les changements sont clairement établis dès le départ, les parties prenantes disposent de plus de temps pour se concentrer sur les projets créatifs et collaboratifs. La communication efficace permet à chacun de se concentrer sur ses compétences et de libérer sa créativité.
Associez un processus de contrôle du changement à un logiciel de gestion des tâches pour optimiser encore davantage votre collaboration d’équipe.
Les 5 étapes du contrôle du changement
Le contrôle du changement est un processus constitué de cinq étapes essentielles. Bien que chaque processus puisse présenter des spécificités, ces étapes clés sont communes à tous les projets. Elles vous permettront de suivre les demandes de modifications en cours et d’éviter tout changement inutile.
1. Lancement de la demande de modifications
Dans cette première étape, vous recevez ou émettez une demande de modifications. Cela peut être dû à diverses raisons, comme un livrable en retard par exemple. Une demande doit être émise afin d’ajuster l’échéance du livrable. Tous les membres de l’équipe peuvent envoyer une demande de modifications.
En tant que chef de projet, vous devez tenir un journal des modifications où vous enregistrez les demandes reçues. Une fois le formulaire de demande rempli, mettez à jour le journal des modifications en indiquant le nom, une brève description et toutes les informations utiles. Cela vous permettra de suivre toutes les modifications apportées au projet.
2. Évaluation de la demande de modifications
Une fois que le formulaire de demande a été soumis et approuvé, il est temps de l’évaluer. Cette étape ne se conclut pas nécessairement par une prise de décision, mais elle permet de passer en revue toutes les informations nécessaires à l’analyse de la demande. Celles-ci seront évaluées par un chef de projet ou un responsable de service, qui examinera les ressources nécessaires, l’impact de la demande, etc.
3. Analyse de la demande de modifications
L’analyse des conséquences possibles du changement permet de prendre une décision définitive. La demande de modifications peut être approuvée ou rejetée par le chef de projet ou un comité de contrôle du changement. Une fois approuvée, la demande doit être signée et communiquée à l’équipe. Si la demande est rejetée, cela doit également être indiqué dans le journal des modifications.
4. Mise en œuvre de la demande de modifications
Si la demande est approuvée, vous pouvez passer à l’étape de mise en œuvre. Il s’agit de mettre à jour la chronologie et les livrables du projet, en informant l’équipe des modifications à apporter. Vous pouvez également mettre à jour votre business case pour prendre en compte les changements.
5. Clôture de la demande de modifications
Lors de cette dernière étape, il est temps de clôturer la demande de modifications. Tous les documents et communications doivent être conservés dans un espace partagé pour référence future. Vous pouvez également organiser une réunion post-mortem avant de clôturer officiellement le projet.
Exemple de processus de contrôle du changement
Voici un exemple concret pour vous aider à démarrer votre propre processus de contrôle du changement :
Créez un journal des modifications avec les champs suivants : nom du projet, nom de la tâche, responsable, échéance, priorité, progression, type de changement.
Lorsque vous recevez une demande de modifications, mettez à jour le journal en conséquence, en ajoutant les informations pertinentes.
Évaluez la demande en vous assurant de prendre en compte tous les aspects importants.
Prenez une décision concernant la demande, approuvez-la ou rejetez-la. Communiquez cette décision à l’équipe et mettez à jour la documentation du projet.
Si la demande est approuvée, mettez en œuvre les modifications nécessaires. Informez l’équipe et mettez à jour le journal des modifications.
Clôturez la demande en archivant tous les documents et communications pertinents.
Maintenant que vous avez les clés en main, vous pouvez mettre en place votre propre processus de contrôle du changement.
Quand utiliser un processus de contrôle du changement ?
Il est important de savoir quand utiliser un processus de contrôle du changement afin d’être prêt lorsque vous en aurez besoin. Voici quelques situations dans lesquelles ce processus peut être utile :
- Dérive de la portée du projet : lorsque certains éléments dépassent le cadre prévu, un processus de contrôle du changement peut vous permettre de réajuster les objectifs.
- Incohérences dans le projet : si vous constatez des incohérences, une demande de modifications peut éviter de devoir retravailler les livrables.
- Objectifs trop ambitieux : si les objectifs sont inatteignables, il est préférable de signaler le problème avant la clôture du projet.
- Nouveaux outils : si de nouveaux outils sont adoptés, des modifications peuvent être nécessaires pour résoudre les problèmes liés à leur mise en place.
En conclusion, un processus de contrôle du changement permet de gérer efficacement les modifications dans un projet, en évitant les problèmes de communication et en améliorant la productivité de l’équipe. En l’implémentant dans votre gestion de projet, vous pourrez aborder les changements en toute confiance et atteindre vos objectifs avec succès.
