La gestion d’une flotte de véhicules peut être un processus de travail simple ou complexe, en fonction du nombre et de la diversité des véhicules, ainsi que de leur utilisation intensive.
Flux de Travail de Base
La gestion du parc automobile peut être divisée en quatre éléments essentiels :
En suivant cette logique, la gestion de la flotte de véhicules peut également être considérée comme plusieurs flux de travail exécutés simultanément par une ou plusieurs personnes :
Gestion des Véhicules – Assurer la disponibilité et la mise en état des véhicules, effectuer des contrôles réguliers, assurer l’entretien et les réparations, gérer les autorisations administratives, etc.
Gestion des Conducteurs – S’assurer que les conducteurs sont disponibles et aptes à travailler, organiser le planning de service, assurer la formation, partager les informations pertinentes, obtenir les autorisations médicales, etc.
Gestion des Utilisateurs – Permettre aux utilisateurs d’accéder aux services du parc automobile de manière opportune et sécurisée. Cela implique de comprendre les besoins des utilisateurs et de traiter les demandes, d’allouer les ressources appropriées, de fournir les informations nécessaires pour assurer un déplacement adéquat, et de recueillir des retours d’information sur la prestation de services.
Gérer les Déplacements – S’assurer que les déplacements sont effectués de manière satisfaisante, organiser les déplacements en fonction des besoins exprimés par les utilisateurs, surveiller les déplacements pour vérifier qu’ils sont conformes au plan et garantir des procédures de travail et de sécurité standardisées.
Suivi des Flux de Travail – Individuellement et dans leur ensemble (flotte), afin d’assurer des performances optimales, un équilibre et des ajustements appropriés si nécessaire. Les symptômes courants de dysfonctionnement de la flotte, tels que la surutilisation des ressources et les pannes mécaniques, l’épuisement et le mauvais comportement des conducteurs, ou l’insatisfaction des passagers, doivent être pris en compte et traités.
Fonctions de Gestion du Parc Automobile
La gestion du parc automobile et des flux de travail peut aider à définir un ensemble de rôles et de responsabilités pour les différentes parties prenantes. La combinaison ou la répartition des tâches entre un ou plusieurs profils dépendra de l’ampleur du parc automobile, de l’intensité de son utilisation et du contexte opérationnel spécifique.
Dans un bureau de terrain disposant d’un parc de 1 à 6 véhicules et d’un garage externalisé, une seule personne pourrait superviser tous les flux de travail ainsi qu’une équipe de 6 à 8 conducteurs. Cependant, si le nombre de véhicules et de conducteurs est considérablement plus élevé ou si le garage mécanique utilisé pour l’entretien des véhicules est géré en interne, de nouveaux profils spécialisés pourraient être ajoutés à l’équipe.
Les rôles et responsabilités typiques dans la gestion d’une flotte de véhicules sont les suivants :
Le Cycle de Gestion du Parc Automobile
La gestion du parc automobile peut être considérée comme une série d’étapes séquentielles. Cette vue d’ensemble est particulièrement recommandée lorsque le parc automobile est de grande envergure et qu’une organisation possède la plupart des actifs et des services associés au parc automobile.
