Le traitement des factures fournisseurs peut parfois être complexe, chronophage et sujet à des risques au sein d’une entreprise. Avec la multiplication des formats de facturation et l’avènement de la digitalisation, il est important de bien organiser ce processus pour gagner en efficacité. Dans cet article, nous verrons en quoi consiste ce processus, les objectifs visés, ainsi que les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs ?
Les factures fournisseurs peuvent revêtir différentes formes et être transmises par plusieurs canaux. Quel que soit le cas, le processus de traitement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes identiques. Avant d’optimiser ce processus, il est important de les comprendre et de prendre en compte les formats autorisés ainsi que la digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
1.1 – Traitement des factures fournisseurs : principes généraux et objectifs
Peu importe l’activité de votre entreprise, toute facture provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée conformément à la loi.
1.1.1 – Réceptionner les pièces comptables fournisseurs
La première étape du processus consiste à gérer la réception des factures, quel que soit le mode de facturation utilisé (papier, échange de données informatisées, facture scannée arrivée par mail, etc.). Il est essentiel d’organiser cette étape pour éviter la perte de factures.
1.1.2 – Enregistrer correctement les factures en comptabilité générale et analytique
Chaque facture reçue doit être comptabilisée, qu’elle soit validée ou non. L’enregistrement dès la réception permet de tracer le flux financier. En cas de désaccord sur la facture, un avoir sera demandé ultérieurement.
1.1.3 – Contrôler et approuver les factures fournisseurs
La vérification du contenu de chaque facture comptable et son approbation sont des étapes essentielles du processus de traitement des factures fournisseurs. Il est nécessaire de vérifier les quantités facturées et les tarifs appliqués en les comparant aux bons de commande et aux entrées en stock. L’accord équivaut à un bon à payer à l’échéance de la facture. Dans le cas contraire, la facture reste en attente d’un avoir partiel ou total de la part du fournisseur.
1.1.4 – Payer les factures fournisseurs dans les délais
Le paiement des factures fournisseurs fait partie intégrante du processus de comptabilité fournisseur. Les factures à échéance et approuvées sont mises en paiement périodiquement. Pour des raisons de contrôle interne de qualité, le comptable chargé des paiements n’a pas accès aux données bancaires, ni pour les créer ni pour les modifier.
1.1.5 – Classer et archiver les pièces comptables de manière sécurisée
Enfin, l’objectif final du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver correctement ces pièces comptables. Quelle que soit la forme des documents, ils doivent être conservés pendant 10 ans conformément à la réglementation en vigueur.
1.2 – Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le mode de traitement des factures fournisseurs peut varier en fonction des formats des documents reçus. Voici un aperçu des formats autorisés actuellement et des évolutions réglementaires prévues.
1.2.1 – Les formats de factures fournisseurs entrantes en 2022
Les entreprises doivent faire face à une multiplication des formats de factures fournisseurs. Qu’ils soient sécurisés selon le référentiel général de sécurité (RGS), échangés par EDI, numérisés à l’arrivée ou en PDF, toutes les formes de facturation sont valables. Depuis 2013, la législation fiscale exige cependant la présence d’une piste d’audit fiable (PAF) pour tous les formats, à l’exception des deux premiers cités.
1.2.2 – L’évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France se dirige vers la facturation électronique. La première étape de ce processus concerne les relations BtoG (business to government) avec l’administration publique.
A partir du 1er juillet 2024, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra obligatoire pour les relations BtoC (business to customer) entre entreprises situées en France. Il est donc préférable de ne pas attendre cette échéance pour se préparer à la digitalisation.
1.3 – Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
La digitalisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. En effet, l’obligation légale de passer à la facture électronique en 2024 approche à grands pas !
1.3.1 – Anticiper la facture électronique de 2024
En commençant par dématérialiser les factures fournisseurs entrantes, en les scannant à leur arrivée, vous pouvez préparer le terrain pour la future facturation électronique. En 2024, lorsque les fournisseurs seront autorisés à vous imposer des factures électroniques, vous disposerez déjà d’une organisation interne avancée dans la digitalisation. Il ne restera plus qu’à adapter vos applications au numérique entrant et à respecter les obligations en matière de plateformes agréées pour l’e-invoicing.
1.3.2 – Choisir des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs
Il existe aujourd’hui des applications en mode SaaS qui permettent de piloter facilement le traitement des factures fournisseurs. Elles permettent de gérer toutes les étapes du processus, de la réception à l’archivage, en passant par la comptabilisation, l’approbation et la génération des paiements. Ces applications s’intègrent aux principaux ERP du marché.
Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut également être organisée de manière intelligente au sein de votre entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé :
2.1 – Réduire le risque d’erreurs
Par rapport à un traitement manuel des factures fournisseurs, l’automatisation de la gestion des achats apporte une plus grande sécurité.
2.1.1 – Éviter les erreurs de saisie
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, les logiciels peuvent lire automatiquement chaque document, ce qui réduit les risques d’erreurs de saisie. Le rapprochement entre la facture et les bons de réception, valorisés au tarif de la commande d’achat, contribue également à cette sécurité.
2.1.2 – Repérer les doublons
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet de contrôler l’absence de doublons au niveau des pièces. Cela évite de comptabiliser deux fois un même document, réduisant ainsi les risques de double paiement.
2.1.3 – Empêcher les paiements indus : exemple de l’avoir saisi comme une facture
Une erreur courante en comptabilité est de saisir un avoir fournisseur comme une facture. Un outil dédié à la dématérialisation du traitement des factures fournisseurs permet de vérifier la nature de chaque pièce avec précision, supprimant ainsi le risque de paiement d’un avoir au fournisseur.
2.2 – Réduire la fraude à la facture fournisseur
Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont été confrontées à des tentatives de fraude sur leurs paiements fournisseurs. Une des méthodes classiques consiste à modifier les coordonnées bancaires du fournisseur. Grâce à la digitalisation et à l’automatisation, il est possible de renforcer la sécurité en croisant les données des factures avec celles du référentiel fournisseur.
2.3 – Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs digitalisé permet de réduire les risques fiscaux. Deux aspects sont particulièrement importants à cet égard.
2.3.1 – Aider à l’établissement de la piste d’audit fiable
Pour pouvoir déduire la TVA sur une facture fournisseur, il est nécessaire de disposer d’un justificatif conforme à la réglementation comptable et, selon le format, d’une piste d’audit fiable. Les applications qui gèrent le traitement des factures dématérialisées effectuent ces contrôles et facilitent la mise en œuvre de cette piste d’audit fiable.
2.3.2 – Identifier les factures fournisseurs non conformes
Un processus automatisé du traitement de la chaîne fournisseur peut vérifier la présence des mentions obligatoires sur chaque facture. Si nécessaire, la pièce est refusée et le fournisseur doit la modifier. Cela évite les pénalités pour des mentions manquantes ou erronées en cas de contrôle fiscal.
2.4 – Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
Pour un processus de traitement des factures fournisseurs efficace, il est crucial de fluidifier les opérations, ce qui permet de gagner du temps et de l’argent tout en sécurisant les achats de l’entreprise.
2.4.1 – Gagner du temps et payer les factures dans les délais
La dématérialisation du processus de traitement des factures fournisseurs élimine les manipulations de papier et les pertes de factures entre leur réception et leur paiement. Cela permet de régler les fournisseurs dans les délais, réduisant ainsi les risques de pénalités pour paiement tardif.
2.4.2 – Diminuer le coût de traitement de chaque pièce comptable
En plus de gagner du temps, la fluidification du processus représente également des économies substantielles pour l’entreprise. L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, de la gestion des paiements et de l’archivage permet de diviser par trois le coût moyen de traitement d’une facture par rapport à une facture papier.
2.4.3 – Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
Il ne faut jamais oublier que le processus de traitement des factures fournisseurs revêt une importance stratégique pour l’entreprise. Si un fournisseur n’est pas payé dans les délais contractuels, il peut suspendre ses livraisons futures de matières premières, mettant ainsi en péril toute la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Le respect des délais de paiement fournisseur est donc primordial, au-delà de la simple gestion de la trésorerie.
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Que ce soit pour la gestion des notes de frais ou des factures fournisseurs, nos outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation au sein de votre entreprise.
3.1 – Un téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail de Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures de vos fournisseurs. En quelques clics, les pièces se téléchargent sur la plateforme et se stockent. Une simple photo du document suffit pour les salariés qui ne disposent pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
3.2 – Un processus de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application de Spendesk stocke tous les documents et permet d’accéder aux bons de commande et aux factures en ligne. La personne responsable de l’approbation des factures dispose de toutes les informations sur le Cloud, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, même sur un appareil mobile, elle peut valider ou refuser la facture. Le système gère automatiquement l’envoi de notifications aux approbateurs.
3.3 – Un système d’information accessible et complet pour l’équipe financière
Grâce à l’application Spendesk, les équipes de la comptabilité disposent de toutes les informations en temps réel et peuvent suivre l’avancement du traitement des factures. Elles peuvent également gérer les anomalies de l’automatisation et surveiller l’utilisation des budgets d’achat grâce à des reportings. Ces tâches permettent de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, plutôt que sur des tâches de saisie rébarbatives.
3.4 – Une fluidité du traitement sans communication externe au système
Le processus de traitement des factures fournisseurs digitalisé de Spendesk garantit une visibilité de chaque étape sans avoir à solliciter les autres services. Toutes les informations nécessaires sont accessibles sur le portail de gestion des factures. De plus, les approbations des factures interagissent directement avec le système comptable pour générer les paiements. Enfin, la direction financière peut valider les ordres de virement en toute autonomie.
Disposer d’un processus fluide et efficace de traitement des factures fournisseurs est possible ! Grâce aux outils modernes proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achats devient simple. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration si vous envisagez la dématérialisation dans votre entreprise.
