Le traitement des factures fournisseurs peut être un processus complexe, chronophage et risqué au sein d’une entreprise. Les formats de facturation se multiplient et la digitalisation est en marche. Alors, comment organiser ce processus pour gagner en efficacité ? Dans cet article, nous faisons le point sur les différentes étapes du processus, l’importance de la dématérialisation et les avantages de la solution logicielle proposée par Spendesk.
Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs ?
Les factures fournisseurs peuvent prendre différentes formes et arriver par plusieurs canaux. Quel que soit le format, le processus de traitement comprend plusieurs phases identiques. Avant d’optimiser ce processus, il est important de comprendre les différentes étapes, les formats autorisés et la digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée pendant la durée requise par la loi.
Réceptionner les pièces comptables fournisseurs
La première étape consiste à gérer la réception des factures. Que ce soit par courrier, en format électronique ou par d’autres moyens, il est essentiel de mettre en place une procédure pour recevoir les documents et éviter leur perte.
Enregistrer correctement les factures en comptabilité
Toutes les factures reçues doivent être comptabilisées, indépendamment de leur validation ultérieure. Cela permet de tracer le flux financier et de faciliter la résolution des éventuels désaccords avec le fournisseur.
Contrôler et approuver les factures fournisseurs
Une fois les factures reçues, il est important de contrôler leur contenu et de les approuver pour paiement ou non. Ce contrôle implique la vérification des quantités et des tarifs facturés, en les comparant aux bons de commande et aux entrées en stock, le cas échéant. L’approbation équivaut à un accord de paiement à échéance, tandis que les factures en attente nécessitent la génération d’un avoir partiel ou total par le fournisseur.
Payer les factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement des factures fournisseurs est spécifique à la comptabilité fournisseur. Les factures arrivées à échéance et approuvées sont sélectionnées pour être payées, tandis que les données sensibles, telles que l’IBAN, sont protégées de la modification par le comptable en charge des paiements.
Classer et archiver les pièces comptables de manière sécurisée
Enfin, l’objectif final du processus est de stocker et d’archiver correctement les factures fournisseurs. Tous les documents doivent être conservés pendant 10 ans, conformément à la législation en vigueur.
Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des factures reçues. Différentes options sont autorisées et des évolutions réglementaires sont prévues.
Les formats de factures fournisseurs entrantes en 2022
Les entreprises sont actuellement confrontées à de multiples formats de factures fournisseurs. Qu’ils soient sécurisés (RGS), échangés par EDI, scannés à l’arrivée ou reçus en PDF, tous ces formats sont valables. Cependant, depuis 2013, une piste d’audit fiable est obligatoire, sauf pour les factures sécurisées selon le mode RGS ou les factures échangées par EDI.
L’évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France, comme d’autres pays, se dirige vers la facturation électronique. La première étape a été mise en place pour les relations entreprises-administration (BtoG). Ensuite, à partir du 1er juillet 2024, les relations entreprises-entreprises (BtoC) seront également concernées par l’obligation d’accepter les factures électroniques.
Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du numérique, la digitalisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Ne pas attendre l’obligation légale en 2024 offre de nombreux avantages.
Anticiper la facture électronique de 2024
Commencer par dématérialiser les factures fournisseurs entrantes, en les scannant dès leur arrivée, est une première étape essentielle. Ainsi, lorsque les fournisseurs imposeront leurs factures électroniques en 2024, votre entreprise disposera déjà d’une organisation interne avancée dans la digitalisation.
Choisir des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs
Des applications en mode SaaS permettent aujourd’hui de simplifier le traitement des factures fournisseurs. Ces outils offrent différentes fonctionnalités, de la réception à l’archivage des documents, en passant par la comptabilisation, l’approbation et la génération des paiements. Ils s’intègrent également aux principaux logiciels ERP du marché.
Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut aussi être optimisée au sein de l’entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
Réduire le risque d’erreurs
Par rapport à un traitement manuel des factures, l’automatisation de la gestion des achats apporte une sécurité supplémentaire.
Éviter les erreurs de saisie
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs entrantes, les logiciels peuvent lire automatiquement chaque document, ce qui réduit les erreurs de saisie. Les informations telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, les prix unitaires, les réductions, les codes d’article, les dates de facturation et de livraison, ainsi que les données fournisseur sont automatiquement extraites.
Repérer les doublons
L’automatisation permet également de contrôler l’absence de doublons dans les factures. Cela évite de comptabiliser deux fois un même document et réduit les risques de double paiement.
Empêcher les paiements indus
Un outil de dématérialisation des factures fournisseurs permet de vérifier la nature précise des pièces, évitant ainsi de valider le paiement d’un avoir à tort. Cela contribue à la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
Réduire la fraude à la facture fournisseur
Depuis de nombreuses années, les entreprises sont confrontées à des tentatives de fraude sur leurs paiements fournisseurs. La dématérialisation et l’automatisation renforcent la sécurité.
Limiter les risques fiscaux
Un processus de traitement des factures fournisseurs bien organisé contribue également à réduire les risques fiscaux.
Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification du processus d’approvisionnement contribue à réduire les délais et à économiser de l’argent.
Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Leurs outils offrent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation.
Un téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail de Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures fournisseurs. Il suffit de quelques clics pour télécharger les documents sur la plateforme et les stocker. Une simple photo du document est nécessaire pour les employés qui n’ont pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
Un process de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application de Spendesk stocke tous les documents et permet l’accès en ligne aux bons de commande et aux factures. Le responsable de l’approbation dispose de toutes les données nécessaires sur le cloud, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, même sur mobile, il peut valider ou rejeter une facture. Le système envoie également des notifications automatisées aux approbateurs.
Un système d’information accessible et complet pour l’équipe finance
Avec l’application Spendesk, les équipes de comptabilité n’ont plus besoin de rechercher les factures en attente de validation ou de répondre aux fournisseurs qui réclament leur paiement. En quelques clics, elles ont accès à toutes les informations en temps réel et peuvent suivre l’avancement des bons à payer ainsi que la consommation des budgets d’achats grâce aux reportings.
Une fluidité du traitement sans communication externe au système
Le processus de traitement digitalisé garantit une lisibilité de chaque étape sans avoir à solliciter d’autres services. Toute la documentation est accessible sur le portail de gestion des factures. Les paiements sont générés en autonomie par le service comptable et validés par la direction financière.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !
Grâce à des outils modernes tels que ceux proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achats devient facile. N’hésitez pas à nous contacter pour une démo si vous souhaitez dématérialiser le traitement des factures fournisseurs dans votre entreprise.
