Lorsqu’il s’agit de gérer les factures fournisseurs au sein d’une entreprise, le parcours d’une facture papier peut s’avérer complexe, chronophage et risqué. Les formats de facturation se multiplient, et la digitalisation est en marche. Alors, comment organiser le processus de traitement des factures fournisseurs pour plus d’efficacité ? Dans cet article, nous vous proposons un aperçu de ce processus, de ses objectifs et des avantages de la solution logicielle de chez Spendesk.
1 – Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs ?
Les factures fournisseurs peuvent prendre diverses formes et arriver par plusieurs canaux. Dans tous les cas, le processus de traitement des factures comprend plusieurs phases. Avant d’optimiser ce processus, prenons le temps de comprendre les différentes étapes, les formats autorisés et la digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
1.1 – Traitement des factures fournisseurs : principes généraux et objectifs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, chaque pièce provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée selon la loi.
1.1.1 – Réception des factures fournisseurs
Le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la gestion de la réception des pièces, qu’elles soient papier, électroniques ou scannées par e-mail, etc. Il est important d’organiser cette étape pour éviter la perte des factures.
1.1.2 – Enregistrement correct des factures en comptabilité générale et analytique
Il est essentiel de noter que chaque facture reçue d’un fournisseur doit être enregistrée, que vous la validiez ou non. Cela permet de tracer le flux financier et d’éviter tout désaccord ultérieur.
1.1.3 – Contrôle et approbation des factures fournisseurs
La phase suivante consiste à contrôler le contenu de chaque facture et à l’approuver ou non. Il s’agit de vérifier les quantités facturées, les tarifs appliqués et de les comparer aux bons de commande et aux entrées en stock, le cas échéant. L’accord équivaut à un bon à payer à l’échéance de la facture.
1.1.4 – Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement des factures fournisseurs est une étape essentielle de la comptabilité fournisseur. Les factures à échéance sont mises en paiement périodiquement. Pour garantir la qualité du contrôle interne, le comptable en charge des paiements n’a pas accès aux données bancaires, ni à leur création ni à leur modification.
1.1.5 – Classement et archivage sécurisé des pièces comptables
Enfin, l’objectif ultime du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver correctement ces pièces comptables. En France, les documents doivent être conservés pendant 10 ans conformément à la réglementation.
1.2 – Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des documents reçus. Voici un aperçu des formats autorisés et des évolutions réglementaires à venir.
1.2.1 – Les formats de factures fournisseurs en 2022
Les entreprises sont actuellement confrontées à de multiples formats de factures fournisseurs, qu’ils soient sécurisés selon le Référentiel Général de Sécurité (RGS), transmis par échange de données informatisées (EDI), au format papier avec numérisation à l’arrivée, ou en PDF. Tous ces formats sont valables, mais depuis 2013, sauf pour les formats RGS et EDI, les entreprises doivent disposer d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) selon la législation fiscale.
1.2.2 – Évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France progresse vers la facturation électronique, notamment dans les relations entre les entreprises et les administrations publiques (BtoG – Business to Government). À partir du 1er juillet 2024, les factures électroniques deviendront obligatoires pour les relations BtoC (Business to Customer) entre entreprises situées en France.
1.3 – Digitalisation du processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du numérique, la digitalisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Pourquoi attendre 2024 ? Anticipez dès maintenant !
1.3.1 – Anticiper la facture électronique de 2024
Commencez par dématérialiser vos flux fournisseurs entrants en les scannant à leur arrivée. En 2024, lorsque les fournisseurs pourront vous imposer leurs factures électroniques, vous disposerez déjà d’une organisation interne avancée dans la digitalisation. Vos applications devront alors s’adapter au numérique entrant et respecter les exigences des plateformes agréées pour l’e-invoicing.
1.3.2 – Choisir des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs
Des applications en mode SaaS permettent aujourd’hui de piloter facilement le processus de traitement des factures fournisseurs. Elles couvrent toutes les étapes, de la réception à l’archivage, en passant par la comptabilisation, l’approbation et la génération des paiements. Elles s’intègrent aux principaux ERP du marché.
2 – Les clés d’un processus de facturation fournisseur efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut également être organisée intelligemment au sein de votre entreprise. Voici les principaux avantages d’un processus de traitement des factures fournisseurs digitalisé.
2.1 – Réduire le risque d’erreur
Par rapport à un traitement manuel, l’automatisation de la gestion des achats apporte une sécurité supplémentaire.
2.1.1 – Éviter les erreurs de saisie
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, les logiciels lisent automatiquement chaque document, ce qui réduit les risques d’erreur. Les informations telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, etc., sont récupérées automatiquement. De plus, les logiciels vérifient la présence de doublons pour éviter les paiements en double.
2.1.2 – Repérer les doublons
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet de contrôler l’absence de doublons au niveau des pièces. Cela contribue à réduire les erreurs de double paiement.
2.1.3 – Empêcher les paiements indus
Un outil de dématérialisation dédié permet de vérifier la nature précise des pièces comptables. Il évite ainsi de valider le paiement d’un avoir comme une facture, prévenant ainsi les erreurs fréquentes en comptabilité.
2.2 – Réduire la fraude à la facture fournisseur
La fraude dans les paiements fournisseurs est un problème courant depuis une dizaine d’années. La digitalisation permet de renforcer le référentiel fournisseur et de réaliser des rapprochements entre les factures et les données du référentiel, réduisant ainsi les risques de fraude.
2.3 – Limiter les risques fiscaux
Un processus de traitement des factures fournisseurs digitalisé contribue également à réduire les risques fiscaux. Plusieurs aspects sont à prendre en compte.
2.3.1 – Aider à l’établissement de la piste d’audit fiable
Pour pouvoir déduire la TVA sur une facture fournisseur, il est nécessaire de disposer d’un justificatif conforme à la réglementation et de la piste d’audit fiable. Les applications de traitement des factures dématérialisées effectuent ces contrôles et facilitent la mise en œuvre de la piste d’audit fiable.
2.3.2 – Identifier les factures fournisseurs non conformes
Grâce à un processus automatisé, chaque document est vérifié pour s’assurer de la présence des mentions obligatoires sur les factures. Si nécessaire, la pièce est refusée et le fournisseur doit la modifier. Ainsi, vous évitez les pénalités en cas de contrôle fiscal.
2.4 – Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification du processus de traitement des factures fournisseurs permet de gagner du temps et de l’argent, tout en sécurisant les achats de l’entreprise.
2.4.1 – Gagner du temps et payer les factures dans les délais
La dématérialisation du processus permet d’éliminer la manipulation de papier et évite les pertes de factures entre leur réception et le paiement. Elle contribue à régler les fournisseurs dans les délais, réduisant ainsi les risques de pénalités pour paiement tardif.
2.4.2 – Diminuer le coût de traitement de chaque pièce comptable
L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, des paiements et de l’archivage permet de réaliser des économies. Le coût moyen de traitement est divisé par trois par rapport à celui d’un document papier.
2.4.3 – Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
Un processus de traitement des factures fournisseurs efficace revêt une importance stratégique pour l’entreprise. Un fournisseur non réglé dans les délais peut suspendre ses livraisons futures de matières premières, mettant ainsi en péril la production de l’entreprise. Le respect des paiements fournisseurs est donc essentiel au-delà de l’aspect trésorerie.
3 – Le processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Leurs outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation chez leurs clients.
3.1 – Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures fournisseurs. En quelques clics, les pièces se téléchargent sur la plateforme et se stockent. Une simple photo du document suffit pour les collaborateurs qui n’ont pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
3.2 – Validation en ligne simple des factures fournisseurs
L’application Spendesk stocke tous les documents et permet un accès en ligne aux bons de commande et aux factures. La personne responsable de l’approbation dispose de toutes les données sur le Cloud, y compris les budgets d’achat de chaque équipe. En un clic, même sur mobile, elle peut valider ou refuser la facture. Le système envoie automatiquement des notifications aux approbateurs.
3.3 – Système d’information complet pour l’équipe financière
Avec l’application Spendesk, l’équipe comptabilité dispose d’une vision claire de toutes les factures en attente de validation. En quelques clics, elle peut suivre l’avancement des bons à payer, vérifier l’utilisation des budgets d’achat, etc. Ces tâches permettent de gagner du temps et remplacent la saisie fastidieuse des écritures comptables.
3.4 – Fluidité du processus sans communication externe
Le processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk garantit une lisibilité de chaque étape sans avoir à solliciter d’autres services. Toutes les informations sont accessibles sur le portail de gestion des factures. Les paiements sont ensuite initiés par la comptabilité fournisseur et validés par la direction financière.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs est possible !
Grâce aux outils modernes proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achats devient simple et accessible. N’hésitez pas à nous contacter pour une démo si vous êtes intéressés par la dématérialisation dans votre entreprise.
