Le traitement des factures fournisseurs peut parfois être complexe, chronophage et risqué pour une entreprise. Les formats de facturation se multiplient et la digitalisation est en marche. Alors, comment organiser ce processus pour plus d’efficacité ? Dans cet article, nous allons faire le point et vous présenter les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
1 – Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs ?
Le traitement des factures fournisseurs comprend plusieurs phases identiques, quel que soit le fournisseur ou le mode de facturation. Avant d’optimiser ce processus, il est important de comprendre les étapes, les formats autorisés et la digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
1.1 – Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre société, toute pièce en provenance d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée conformément à la loi.
1.1.1 – Réception des pièces comptables fournisseurs
La première étape du processus consiste à bien gérer la réception des pièces comptables, quel que soit le mode de facturation. Il est essentiel d’éviter la perte des factures en organisant leur réception de manière structurée.
1.1.2 – Enregistrement correct des factures en comptabilité
Toute facture reçue d’un fournisseur doit être comptabilisée dès son arrivée, indépendamment de sa validation ultérieure. Cela permet de tracer le flux financier et de faciliter les éventuels désaccords avec le fournisseur.
1.1.3 – Contrôle et approbation des factures fournisseurs
Une fois enregistrées, les factures doivent être contrôlées pour vérifier leur contenu et approuver leur paiement. Ce contrôle implique la vérification des quantités facturées, des tarifs, en comparant avec les bons de commande et les entrées en stock. L’approbation équivaut à un bon à payer à l’échéance de la facture.
1.1.4 – Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le paiement des factures fournisseurs fait partie intégrante du processus comptable. Les factures à échéance sont sélectionnées pour être payées. Il est essentiel de respecter les délais de paiement pour éviter les pénalités.
1.1.5 – Classement et archivage sécurisé des pièces comptables
Enfin, le dernier objectif du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver correctement ces pièces. Conformément à la loi, les documents doivent être conservés pendant 10 ans.
1.2 – Les différents types de factures fournisseurs à traiter
Le mode de traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces. Voici l’état actuel des formats autorisés et des évolutions réglementaires à venir.
1.2.1 – Les formats de factures fournisseurs en 2022
Actuellement, les entreprises sont confrontées à de multiples formats de factures fournisseurs, qu’ils soient sécurisés (RGS), échangés électroniquement (EDI) ou en papier. Tous ces formats sont valides, mais la législation fiscale exige une piste d’audit fiable pour les factures non sécurisées.
1.2.2 – L’évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France avance vers la facturation électronique. La première étape concerne les relations BtoG (business to government) avec l’administration publique. À partir du 1er juillet 2024, les relations BtoC (entreprises situées en France) devront également passer à la facture électronique.
1.3 – Digitalisez votre processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du tout numérique, la digitalisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Ne laissez pas l’obligation légale de 2024 vous prendre de court !
1.3.1 – Anticipez la facture électronique de 2024
Commencez dès maintenant à dématérialiser vos flux fournisseurs en numérisant les factures à leur arrivée. Ainsi, lorsque les fournisseurs vous imposeront des factures électroniques en 2024, vous serez déjà prêt. Vos applications devront simplement s’adapter au numérique entrant.
1.3.2 – Choisissez des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs
Les applications en mode SaaS permettent aujourd’hui de simplifier le traitement des factures fournisseurs. Elles couvrent toutes les étapes, de la réception à l’archivage, en passant par la comptabilisation, l’approbation et la génération des paiements. Ces outils s’intègrent aux principaux ERP du marché.
2 – Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage, mais elle peut également être organisée de manière intelligente au sein de votre entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
2.1 – Réduisez le risque d’erreurs
L’automatisation du processus comptable des factures fournisseurs offre une sécurité accrue par rapport à un traitement manuel.
2.1.1 – Évitez les erreurs de saisie
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, les logiciels lisent automatiquement chaque document, réduisant ainsi les erreurs de saisie. Les informations telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, etc. sont automatiquement extraites pour faciliter la comptabilisation.
2.1.2 – Repérez les doublons
L’automatisation permet également de détecter les éventuels doublons dans les factures, évitant ainsi les erreurs de double paiement.
2.1.3 – Empêchez les paiements indus
Les outils de dématérialisation des factures fournisseurs permettent de vérifier précisément la nature de chaque pièce comptable pour éviter les erreurs de validation du paiement, comme le paiement d’un avoir en tant que facture.
2.2 – Réduisez la fraude à la facture fournisseur
Les tentatives de fraude liées aux paiements fournisseurs sont courantes. Un traitement automatisé des factures permet de renforcer le contrôle et de sécuriser les paiements en vérifiant les informations du fournisseur.
2.3 – Limitez les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs digitalisé contribue également à réduire les risques fiscaux en garantissant la conformité des factures et en facilitant l’établissement de la piste d’audit fiable.
2.4 – Fluidifiez le processus du traitement de la facture au paiement
La fluidification du processus de traitement des factures fournisseurs permet de gagner du temps, de réduire les coûts de traitement et de sécuriser les achats de l’entreprise.
3 – Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Leurs outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour une digitalisation réussie.
3.1 – Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail de Spendesk offre une solution rapide pour centraliser toutes les factures fournisseurs. Les pièces comptables peuvent être téléchargées en quelques clics et stockées sur la plateforme. Une simple photo du document suffit pour les salariés qui n’ont pas de carte Spendesk.
3.2 – Validation simplifiée des factures fournisseurs en ligne
L’application Spendesk stocke toutes les factures et facilite leur validation en ligne. Les personnes responsables de l’approbation disposent de toutes les données sur le Cloud, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. La validation se fait en un clic, même sur mobile, et le système envoie automatiquement des notifications aux approbateurs.
3.3 – Accès complet aux informations pour l’équipe financière
Avec l’application Spendesk, les équipes comptables peuvent retrouver facilement toutes les informations sur les factures en attente de validation. Elles peuvent également suivre l’avancée des bons à payer et gérer les éventuelles anomalies. Les reportings permettent de surveiller la consommation des budgets d’achats.
3.4 – Fluidité du traitement sans communication externe
Le processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk garantit une visibilité complète de chaque étape sans avoir à solliciter les autres services. Toute la documentation est accessible sur le portail de gestion des factures. De plus, les approbations peuvent être directement intégrées au système comptable, et la direction financière valide ensuite les ordres de virement.
En conclusion
Un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs est possible avec les solutions modernes telles que celles proposées par Spendesk. Ne perdez pas de temps et prenez contact avec eux pour une démonstration de leurs outils de dématérialisation. La digitalisation des processus d’achats est à votre portée !
