La gestion des processus documentaires est un enjeu crucial pour les organisations. Que ce soit en raison du volume important de documents et d’informations à gérer ou des contraintes légales liées à la conformité, il est essentiel de mettre en place des pratiques efficaces. C’est pourquoi de nombreuses entreprises ont opté pour la dématérialisation des documents, afin de faciliter leur gestion et leur partage.
Une vision historique trop restreinte de la digitalisation des processus documentaires
Jusqu’à présent, la digitalisation des processus documentaires se concentrait souvent sur les tâches manuelles et chronophages liées à la manipulation des documents. Il s’agissait essentiellement de numériser ces documents, de les structurer, de les sauvegarder et de les archiver. Cependant, cette approche était limitée car elle ne prenait pas en compte les besoins croissants de collaboration et de suivi des modifications.
Les limites du stockage de fichiers dans le Cloud
Pour faciliter le travail collaboratif et l’accès aux documents, de nombreuses entreprises ont opté pour le stockage de fichiers dans le Cloud. Cependant, cette solution présente certaines limites. En effet, elle peut entraîner des problèmes de sécurité et de fuite de données, ainsi qu’une multiplication des fichiers sans raison valable. De plus, il est souvent difficile de savoir où en est le dossier et d’assurer un suivi efficace.
Une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie
Pour réellement optimiser les processus documentaires, il est nécessaire de revoir notre approche. Plutôt que de se concentrer uniquement sur les documents en tant qu’entités numériques, il convient de s’intéresser davantage à la donnée elle-même, à sa structuration et à son cycle de vie. En isolant les informations clés contenues dans les documents, il devient possible de mettre en place des traitements, des workflows collaboratifs et des cycles d’approbation adaptés. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder à l’information de manière simplifiée et suivre l’avancement du processus.
Pour une réelle digitalisation et optimisation des processus documentaires
Il est primordial de changer notre regard sur les processus documentaires et de mettre en place des pratiques centrées sur la structuration des données et leur cycle de vie. C’est en adoptant cette approche que nous pourrons réellement digitaliser et optimiser nos processus documentaires. Chez Anakeen Platform, nous avons intégré la gestion du cycle de vie de l’information au cœur de notre philosophie de développement. N’hésitez pas à discuter avec nos experts pour bénéficier de conseils personnalisés et simplifier la gestion de vos processus documentaires.
