La gestion des processus documentaires est un enjeu majeur pour les organisations, surtout lorsqu’il y a un grand volume de documents et d’informations, ou que certains rapports ont une dimension légale liée à la conformité. C’est pourquoi de nombreuses entreprises se sont lancées dans la dématérialisation de leurs documents, en les numérisant pour faciliter leur gestion et leur partage.
Cependant, il est important de ne pas se limiter à une vision restreinte de la digitalisation du processus documentaire. Au-delà du choix des logiciels de GED et d’archivage, il existe de nombreux autres enjeux à prendre en compte. La transformation numérique que nous vivons actuellement a peut-être sonné le glas de ces choix limités.
Une vision historique trop étroite de la digitalisation
En se concentrant uniquement sur les opérations courantes de manipulation des documents, les organisations ont tendance à numériser leurs processus documentaires en se focalisant sur les tâches manuelles et chronophages, telles que le tri, la mise en forme, le classement et le stockage des documents bureautiques. Cette “semi-digitalisation” était souvent réalisée grâce aux logiciels de GED, mais elle ne prenait pas en compte l’évolution naturelle des données.
Ce processus se déroulait en trois étapes :
- La numérisation des documents : les organisations inventoriaient leurs documents, les structuraient, les indexaient et les sauvegardaient, voire les archivaient. Elles se concentraient sur le document comme une entité numérique, sans prendre en compte l’évolution des données.
- La gestion des documents numérisés : à cette étape, les limitations de la GED apparaissaient et les éditeurs de logiciels suggéraient d’utiliser des logiciels de BPM pour intégrer les documents numérisés aux processus collaboratifs. Cependant, cette vision reste limitée car GED et BPM ne font qu’un.
- L’archivage des documents : cette étape figeait généralement les documents dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour préserver leur conformité.
Cependant, ces méthodes de gestion n’étaient pas suffisamment collaboratives. Les organisations ont alors été séduites par les solutions de stockage de fichiers dans le Cloud…
Les limites du stockage de fichiers dans le Cloud
L’amélioration du travail collaboratif sur les documents est un enjeu crucial pour la gestion des processus documentaires. Cependant, le stockage des fichiers bureautiques dans le Cloud ne répond pas pleinement à ces attentes. Bien que le stockage dans le Cloud facilite la sauvegarde et le partage des fichiers, ainsi que le travail simultané à plusieurs, il présente certaines limites.
D’une part, la sécurité des données peut être compromise et les risques de fuite de données sont bien réels. D’autre part, la multiplication des fichiers sans raison valable entraîne une inefficacité collective au sein de l’organisation. De plus, il est quasiment impossible de savoir où en est un dossier et si celui-ci avance.
Il est donc illusoire de croire que ces solutions permettent une véritable optimisation des processus documentaires.
Une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie
Pour réellement digitaliser et optimiser les processus documentaires, il est essentiel de voir au-delà du document lui-même et de se concentrer sur la donnée. La gestion des données, sous forme de documents, limite tous les avantages offerts par la digitalisation.
La structuration des données permet d’isoler les informations clés contenues dans les documents et de conditionner les traitements, les workflows collaboratifs et les cycles d’approbation en fonction de l’évolution de la donnée tout au long du processus documentaire.
En adoptant cette approche, les utilisateurs n’ont plus à se soucier de la mise en forme des documents. Ils accèdent simplement à l’information au sein d’une application métier parfaitement adaptée et peuvent suivre l’avancement du processus et la construction du document final.
Chez Anakeen Platform, nous avons intégré la gestion du cycle de vie de l’information au cœur de notre philosophie de développement. Notre approche est basée sur de nombreuses métadonnées riches, permettant de gérer uniquement les fichiers réellement utiles. Discutez-en avec nos experts et libérez-vous l’esprit en changeant de regard sur votre processus documentaire.
En résumé, pour optimiser vos processus documentaires, privilégiez une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie. La gestion des documents doit aller au-delà de leur simple numérisation. En adoptant cette approche, vous pourrez réellement digitaliser et optimiser vos processus documentaires, en garantissant l’efficacité collective, la simplification du travail des collaborateurs et la sécurité des données.
La gestion des processus documentaires est un enjeu majeur pour les organisations, surtout lorsqu’il y a un grand volume de documents et d’informations, ou que certains rapports ont une dimension légale liée à la conformité. C’est pourquoi de nombreuses entreprises se sont lancées dans la dématérialisation de leurs documents, en les numérisant pour faciliter leur gestion et leur partage.
Cependant, il est important de ne pas se limiter à une vision restreinte de la digitalisation du processus documentaire. Au-delà du choix des logiciels de GED et d’archivage, il existe de nombreux autres enjeux à prendre en compte. La transformation numérique que nous vivons actuellement a peut-être sonné le glas de ces choix limités.
Une vision historique trop étroite de la digitalisation
En se concentrant uniquement sur les opérations courantes de manipulation des documents, les organisations ont tendance à numériser leurs processus documentaires en se focalisant sur les tâches manuelles et chronophages, telles que le tri, la mise en forme, le classement et le stockage des documents bureautiques. Cette “semi-digitalisation” était souvent réalisée grâce aux logiciels de GED, mais elle ne prenait pas en compte l’évolution naturelle des données.
Ce processus se déroulait en trois étapes :
- La numérisation des documents : les organisations inventoriaient leurs documents, les structuraient, les indexaient et les sauvegardaient, voire les archivaient. Elles se concentraient sur le document comme une entité numérique, sans prendre en compte l’évolution des données.
- La gestion des documents numérisés : à cette étape, les limitations de la GED apparaissaient et les éditeurs de logiciels suggéraient d’utiliser des logiciels de BPM pour intégrer les documents numérisés aux processus collaboratifs. Cependant, cette vision reste limitée car GED et BPM ne font qu’un.
- L’archivage des documents : cette étape figeait généralement les documents dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour préserver leur conformité.
Cependant, ces méthodes de gestion n’étaient pas suffisamment collaboratives. Les organisations ont alors été séduites par les solutions de stockage de fichiers dans le Cloud…
Les limites du stockage de fichiers dans le Cloud
L’amélioration du travail collaboratif sur les documents est un enjeu crucial pour la gestion des processus documentaires. Cependant, le stockage des fichiers bureautiques dans le Cloud ne répond pas pleinement à ces attentes. Bien que le stockage dans le Cloud facilite la sauvegarde et le partage des fichiers, ainsi que le travail simultané à plusieurs, il présente certaines limites.
D’une part, la sécurité des données peut être compromise et les risques de fuite de données sont bien réels. D’autre part, la multiplication des fichiers sans raison valable entraîne une inefficacité collective au sein de l’organisation. De plus, il est quasiment impossible de savoir où en est un dossier et si celui-ci avance.
Il est donc illusoire de croire que ces solutions permettent une véritable optimisation des processus documentaires.
Une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie
Pour réellement digitaliser et optimiser les processus documentaires, il est essentiel de voir au-delà du document lui-même et de se concentrer sur la donnée. La gestion des données, sous forme de documents, limite tous les avantages offerts par la digitalisation.
La structuration des données permet d’isoler les informations clés contenues dans les documents et de conditionner les traitements, les workflows collaboratifs et les cycles d’approbation en fonction de l’évolution de la donnée tout au long du processus documentaire.
En adoptant cette approche, les utilisateurs n’ont plus à se soucier de la mise en forme des documents. Ils accèdent simplement à l’information au sein d’une application métier parfaitement adaptée et peuvent suivre l’avancement du processus et la construction du document final.
Chez Anakeen Platform, nous avons intégré la gestion du cycle de vie de l’information au cœur de notre philosophie de développement. Notre approche est basée sur de nombreuses métadonnées riches, permettant de gérer uniquement les fichiers réellement utiles. Discutez-en avec nos experts et libérez-vous l’esprit en changeant de regard sur votre processus documentaire.
En résumé, pour optimiser vos processus documentaires, privilégiez une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie. La gestion des documents doit aller au-delà de leur simple numérisation. En adoptant cette approche, vous pourrez réellement digitaliser et optimiser vos processus documentaires, en garantissant l’efficacité collective, la simplification du travail des collaborateurs et la sécurité des données.
La gestion des processus documentaires est un enjeu majeur pour les organisations, surtout lorsqu’il y a un grand volume de documents et d’informations, ou que certains rapports ont une dimension légale liée à la conformité. C’est pourquoi de nombreuses entreprises se sont lancées dans la dématérialisation de leurs documents, en les numérisant pour faciliter leur gestion et leur partage.
Cependant, il est important de ne pas se limiter à une vision restreinte de la digitalisation du processus documentaire. Au-delà du choix des logiciels de GED et d’archivage, il existe de nombreux autres enjeux à prendre en compte. La transformation numérique que nous vivons actuellement a peut-être sonné le glas de ces choix limités.
Une vision historique trop étroite de la digitalisation
En se concentrant uniquement sur les opérations courantes de manipulation des documents, les organisations ont tendance à numériser leurs processus documentaires en se focalisant sur les tâches manuelles et chronophages, telles que le tri, la mise en forme, le classement et le stockage des documents bureautiques. Cette “semi-digitalisation” était souvent réalisée grâce aux logiciels de GED, mais elle ne prenait pas en compte l’évolution naturelle des données.
Ce processus se déroulait en trois étapes :
- La numérisation des documents : les organisations inventoriaient leurs documents, les structuraient, les indexaient et les sauvegardaient, voire les archivaient. Elles se concentraient sur le document comme une entité numérique, sans prendre en compte l’évolution des données.
- La gestion des documents numérisés : à cette étape, les limitations de la GED apparaissaient et les éditeurs de logiciels suggéraient d’utiliser des logiciels de BPM pour intégrer les documents numérisés aux processus collaboratifs. Cependant, cette vision reste limitée car GED et BPM ne font qu’un.
- L’archivage des documents : cette étape figeait généralement les documents dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour préserver leur conformité.
Cependant, ces méthodes de gestion n’étaient pas suffisamment collaboratives. Les organisations ont alors été séduites par les solutions de stockage de fichiers dans le Cloud…
Les limites du stockage de fichiers dans le Cloud
L’amélioration du travail collaboratif sur les documents est un enjeu crucial pour la gestion des processus documentaires. Cependant, le stockage des fichiers bureautiques dans le Cloud ne répond pas pleinement à ces attentes. Bien que le stockage dans le Cloud facilite la sauvegarde et le partage des fichiers, ainsi que le travail simultané à plusieurs, il présente certaines limites.
D’une part, la sécurité des données peut être compromise et les risques de fuite de données sont bien réels. D’autre part, la multiplication des fichiers sans raison valable entraîne une inefficacité collective au sein de l’organisation. De plus, il est quasiment impossible de savoir où en est un dossier et si celui-ci avance.
Il est donc illusoire de croire que ces solutions permettent une véritable optimisation des processus documentaires.
Une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie
Pour réellement digitaliser et optimiser les processus documentaires, il est essentiel de voir au-delà du document lui-même et de se concentrer sur la donnée. La gestion des données, sous forme de documents, limite tous les avantages offerts par la digitalisation.
La structuration des données permet d’isoler les informations clés contenues dans les documents et de conditionner les traitements, les workflows collaboratifs et les cycles d’approbation en fonction de l’évolution de la donnée tout au long du processus documentaire.
En adoptant cette approche, les utilisateurs n’ont plus à se soucier de la mise en forme des documents. Ils accèdent simplement à l’information au sein d’une application métier parfaitement adaptée et peuvent suivre l’avancement du processus et la construction du document final.
Chez Anakeen Platform, nous avons intégré la gestion du cycle de vie de l’information au cœur de notre philosophie de développement. Notre approche est basée sur de nombreuses métadonnées riches, permettant de gérer uniquement les fichiers réellement utiles. Discutez-en avec nos experts et libérez-vous l’esprit en changeant de regard sur votre processus documentaire.
En résumé, pour optimiser vos processus documentaires, privilégiez une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie. La gestion des documents doit aller au-delà de leur simple numérisation. En adoptant cette approche, vous pourrez réellement digitaliser et optimiser vos processus documentaires, en garantissant l’efficacité collective, la simplification du travail des collaborateurs et la sécurité des données.
La gestion des processus documentaires est un enjeu majeur pour les organisations, surtout lorsqu’il y a un grand volume de documents et d’informations, ou que certains rapports ont une dimension légale liée à la conformité. C’est pourquoi de nombreuses entreprises se sont lancées dans la dématérialisation de leurs documents, en les numérisant pour faciliter leur gestion et leur partage.
Cependant, il est important de ne pas se limiter à une vision restreinte de la digitalisation du processus documentaire. Au-delà du choix des logiciels de GED et d’archivage, il existe de nombreux autres enjeux à prendre en compte. La transformation numérique que nous vivons actuellement a peut-être sonné le glas de ces choix limités.
Une vision historique trop étroite de la digitalisation
En se concentrant uniquement sur les opérations courantes de manipulation des documents, les organisations ont tendance à numériser leurs processus documentaires en se focalisant sur les tâches manuelles et chronophages, telles que le tri, la mise en forme, le classement et le stockage des documents bureautiques. Cette “semi-digitalisation” était souvent réalisée grâce aux logiciels de GED, mais elle ne prenait pas en compte l’évolution naturelle des données.
Ce processus se déroulait en trois étapes :
- La numérisation des documents : les organisations inventoriaient leurs documents, les structuraient, les indexaient et les sauvegardaient, voire les archivaient. Elles se concentraient sur le document comme une entité numérique, sans prendre en compte l’évolution des données.
- La gestion des documents numérisés : à cette étape, les limitations de la GED apparaissaient et les éditeurs de logiciels suggéraient d’utiliser des logiciels de BPM pour intégrer les documents numérisés aux processus collaboratifs. Cependant, cette vision reste limitée car GED et BPM ne font qu’un.
- L’archivage des documents : cette étape figeait généralement les documents dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour préserver leur conformité.
Cependant, ces méthodes de gestion n’étaient pas suffisamment collaboratives. Les organisations ont alors été séduites par les solutions de stockage de fichiers dans le Cloud…
Les limites du stockage de fichiers dans le Cloud
L’amélioration du travail collaboratif sur les documents est un enjeu crucial pour la gestion des processus documentaires. Cependant, le stockage des fichiers bureautiques dans le Cloud ne répond pas pleinement à ces attentes. Bien que le stockage dans le Cloud facilite la sauvegarde et le partage des fichiers, ainsi que le travail simultané à plusieurs, il présente certaines limites.
D’une part, la sécurité des données peut être compromise et les risques de fuite de données sont bien réels. D’autre part, la multiplication des fichiers sans raison valable entraîne une inefficacité collective au sein de l’organisation. De plus, il est quasiment impossible de savoir où en est un dossier et si celui-ci avance.
Il est donc illusoire de croire que ces solutions permettent une véritable optimisation des processus documentaires.
Une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie
Pour réellement digitaliser et optimiser les processus documentaires, il est essentiel de voir au-delà du document lui-même et de se concentrer sur la donnée. La gestion des données, sous forme de documents, limite tous les avantages offerts par la digitalisation.
La structuration des données permet d’isoler les informations clés contenues dans les documents et de conditionner les traitements, les workflows collaboratifs et les cycles d’approbation en fonction de l’évolution de la donnée tout au long du processus documentaire.
En adoptant cette approche, les utilisateurs n’ont plus à se soucier de la mise en forme des documents. Ils accèdent simplement à l’information au sein d’une application métier parfaitement adaptée et peuvent suivre l’avancement du processus et la construction du document final.
Chez Anakeen Platform, nous avons intégré la gestion du cycle de vie de l’information au cœur de notre philosophie de développement. Notre approche est basée sur de nombreuses métadonnées riches, permettant de gérer uniquement les fichiers réellement utiles. Discutez-en avec nos experts et libérez-vous l’esprit en changeant de regard sur votre processus documentaire.
En résumé, pour optimiser vos processus documentaires, privilégiez une approche centrée sur la structuration des données et leur cycle de vie. La gestion des documents doit aller au-delà de leur simple numérisation. En adoptant cette approche, vous pourrez réellement digitaliser et optimiser vos processus documentaires, en garantissant l’efficacité collective, la simplification du travail des collaborateurs et la sécurité des données.
