Wenn Sie zahlreiche Projekte in verschiedenen Teams und Abteilungen verwalten, wissen Sie genau, wie schwierig es sein kann, den Überblick zu behalten und andere daran teilhaben zu lassen. Projektmanagement-Tools unterstützen Sie bei der Organisation und Priorisierung Ihrer Projekte. Doch um Klarheit in Teams und Abteilungen zu schaffen, führt kein Weg am Projektportfolio-Management-Prozess (PPM) vorbei.
Was ist Projektportfolio-Management?
Projektportfolio-Management beschreibt die zentralisierte Verwaltung mehrerer Projekte und wird im deutschsprachigen Raum auch als Multiprojektmanagement bezeichnet. Durch PPM erhalten Sie Klarheit über Ihre Projekte und Vorhaben. Sie können diese mit der täglichen Arbeit Ihres Teams und den Zielen Ihres Unternehmens verknüpfen. Von der Planung bis zur Durchführung – mit Hilfe von PPM-Tools können Sie die Prioritäten Ihres Unternehmens im Blick behalten und einen umfassenden Überblick erhalten. Oft wird das Projektportfolio-Management vom Project Management Office (PMO) eingesetzt, um sämtliche Projekte auf Kurs zu halten.
Projektportfolio-Management vs. Projektmanagement: Wo liegt der Unterschied?
Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, Arbeit zu planen, zu koordinieren und strategische Ziele zu erreichen. Es hilft Teams dabei, die Frage “wer was bis wann erledigt” zu beantworten und verbessert die Zusammenarbeit bei bestimmten Vorhaben und Einzelprojekten. Im Gegensatz dazu ermöglicht Ihnen der Projektportfolio-Management-Prozess die Verwaltung mehrerer Projekte und umfangreichere Vorhaben parallel.
Beide Ansätze sind Unterkategorien des Arbeitsmanagements, bei dem es darum geht, Arbeitsvorgänge systematisch zu verwalten. Dies geschieht durch die Organisation von Projekten und laufenden Vorgängen bis hin zu täglichen Aufgaben und bietet gleichzeitig Klarheit. Das Projektportfolio-Management kann auch für Sie von Vorteil sein, wenn Sie:
- Eine Methode benötigen, um die Projektlandschaft und Prioritäten Ihres Teams zu organisieren und nachvollziehbar zu machen.
- Als Führungskraft eine einfache Möglichkeit suchen, den Fortschritt in mehreren Vorhaben darzustellen.
- Eine verständlichere Verbindung zwischen der täglichen Arbeit und umfassenden Zielen benötigen.
Rollen und Verantwortlichkeiten beim Projektportfolio-Management
Ähnlich wie beim Projektmanagement spielen beim PPM bestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten eine wichtige Rolle. Durch klare Rollenzuweisungen verstehen alle Beteiligten nicht nur ihre eigenen Verantwortlichkeiten, sondern auch die Funktionen der anderen Teammitglieder.
Der Projektportfolio-Manager
Der Projektportfolio-Manager ist für die Erstellung und Verwaltung des Projektportfolios verantwortlich. Dabei ist er nicht zwangsläufig der Projektmanager für jedes einzelne Projekt im Portfolio. Seine Aufgabe besteht vor allem darin, sicherzustellen, dass alle Projekte im Portfolio auf dem neuesten Stand gehalten werden und regelmäßige Statusaktualisierungen erhalten. Der Projektportfolio-Manager plant beispielsweise regelmäßige Meetings mit den einzelnen Projektmanagern, um einen bestimmten Rhythmus für Projektstatusberichte festzulegen.
Weitere wichtige Beteiligte
Wichtige Beteiligte sind Teammitglieder oder Führungskräfte im Unternehmen, die einen umfassenden Überblick über die Projekte im Portfolio benötigen. Wenn Sie beispielsweise ein Team in der Marketingabteilung leiten, sind der CMO oder der Leiter der Marketingabteilung wichtige Beteiligte in Ihrem Portfolio.
Der Programmanager
Ein Programmanager hat eine ähnliche Rolle wie der Projektportfolio-Manager im PPM. Der Hauptunterschied besteht darin, dass der Programmanager für untereinander verknüpfte Projekte verantwortlich ist, während dies beim Projektportfolio-Manager nicht zwingend der Fall ist. Der Programmanager kann beispielsweise mehrere Projekte verwalten, die mit einer bestimmten Produkteinführung zusammenhängen, während der Projektportfolio-Manager eine Projektauswahl innerhalb einer Marketingabteilung verwalten kann, die nicht zwangsläufig miteinander verknüpft sein müssen.
Der Projektmanager
Natürlich gibt es auch im Rahmen des Projektportfolio-Managements Projektmanager. Sie sind für die einzelnen Projekte innerhalb eines größeren Portfolios verantwortlich. Abhängig von Größe und Umfang des Portfolios können einzelne Projekte auch in den Verantwortungsbereich des Projektportfolio-Managers fallen.
Die Projekt-Teammitglieder
Alle Personen, die an den Projekten im Portfolio arbeiten, sind Teil des Projektteams. Das Projektteam kann aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen innerhalb des Unternehmens bestehen oder aus regulären Teammitgliedern mit spezifischem Fachwissen. Der Hauptunterschied zwischen einem “Projektteam” und einem “Team” besteht darin, dass ein Projektteam aus Personen besteht, die bis zum Abschluss des Projekts zusammenarbeiten.
Die Vorteile von Projektportfolio-Management
Durch den Einsatz des Projektportfolio-Management-Prozesses erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre großen Projekte und Vorhaben. Sie können strategische Entscheidungen treffen und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team optimieren. Teams, die Projektportfolio-Management-Tools nutzen, profitieren von folgenden Vorteilen:
- Mehr Transparenz
- Bessere Abstimmung
- Ganzheitliche Planungsmöglichkeiten
- Kompakte Übersichten
- Mehr Zeit für kreative Arbeit
- Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt
- Mehr Handlungsfreiraum für schnelle Entscheidungen
Das richtige Tool für maximalen Nutzen aus Projektportfolio-Management
Projektportfolio-Management ist eine Unterkategorie des Arbeitsmanagements. Um die Software für das Projektportfolio-Management optimal zu nutzen, benötigen Sie ein Tool, das die Unternehmensstrategie mit den täglichen Aufgaben verknüpft, Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Aufgaben bietet und Echtzeit-Updates ermöglicht. Drei Funktionen sind dabei unerlässlich:
Projektstatus-Updates in Echtzeit
Ein Projektportfolio-Management-Tool sollte Ihnen einen umfassenden Überblick über den Fortschritt jedes einzelnen Projekts im Portfolio bieten. Es sollte Ihnen mehr Möglichkeiten als beispielsweise Excel bieten und Funktionen zur Berichterstattung auf Projekt- und Portfolio-Ebene bereitstellen. So können Sie und andere wichtige Beteiligte einen sofortigen Überblick über Portfolios erhalten und gegebenenfalls detailliertere Status-Updates einzelner Projekte abrufen.
Zeitleiste und Übersicht über Abhängigkeiten
Da ein Projektportfolio aus komplexen Projekten besteht, sollte Ihre Software zur Verwaltung von Projektportfolios eine Zeitleiste mit allen laufenden Projekten und deren Abhängigkeiten untereinander bieten. Eine Ansicht wie beispielsweise ein Gantt-Diagramm ermöglicht es Ihnen, wichtige Meilensteine und Daten für jedes einzelne Projekt zu erkennen und so für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.
Verwaltung des Arbeitspensums
Die Verwaltung des Arbeitspensums unterstützt Sie bei der Entwicklung und Verfolgung eines Ressourcenmanagementplans. Mit Tools zur Verwaltung des Arbeitspensums erhalten Sie Klarheit über die Verantwortlichkeiten und Ergebnisse Ihres Projektteams in allen Projekten des Portfolios. Sollte eine Anpassung des Ressourcenmanagementplans erforderlich sein, können Sie genau erkennen, wer noch Kapazitäten frei hat und wer möglicherweise überlastet ist.
Prozesse und bewährte Methoden für erfolgreiches PPM
Um erfolgreiches Projektportfolio-Management zu betreiben, sollten Sie ein aktuelles Portfolio mit Echtzeit-Updates pflegen. Als Projektportfolio-Manager ist es Ihre Aufgabe, regelmäßig mit den einzelnen Projektmanagern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Projekte wie geplant verlaufen. So können Sie und andere wichtige Beteiligte potenzielle Risiken oder Abweichungen frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Gleichzeitig können Sie Ihre laufenden Projekte optimal auf die strategischen Ziele Ihres Unternehmens ausrichten und deren Umsetzung verfolgen.
Für einen erfolgreichen Einstieg in den Projektportfolio-Management-Prozess möchten wir Ihnen diese fünf einfachen Schritte empfehlen:
Schritt 1: Richten Sie Ihr Portfolio an den Zielen des Unternehmens aus
Mit PPM können Sie die tägliche Arbeit neuer Projekte an den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten. Bevor Sie loslegen, sollten Sie sich darüber klar werden, welche Ziele Sie erreichen möchten. Denken Sie darüber nach, wie Ihr Portfolio diese Ziele unterstützt und wie es dies effizient umsetzen kann.
Schritt 2: Fügen Sie die richtigen Projekte hinzu
Stellen Sie sicher, dass Ihr Portfolio alle relevanten Projekte enthält. Fügen Sie die richtigen Projekte hinzu und sortieren Sie sie gegebenenfalls nach Priorität, um sicherzustellen, dass die Projekte richtig gewichtet sind. Nehmen Sie sich Zeit, um sich mit den einzelnen Projektmanagern abzustimmen und sicherzustellen, dass die Projekte im Portfolio zu den strategischen Zielen beitragen. Vergessen Sie nicht, wichtige Projekte einzubeziehen, um erfolgreiches Projektportfolio-Management zu gewährleisten.
Schritt 3: Teilen Sie Ihr Portfolio mit wichtigen Beteiligten
Ein Portfolio ermöglicht es Ihnen, Ihre Projektmanager auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Dadurch können sie die Arbeit an Projekten besser priorisieren und wichtige Beteiligte erhalten einen Überblick über die Vorhaben in Ihrer Abteilung. Vergessen Sie nicht, den relevanten Personen Zugriff auf die von Ihnen verwendete PPM-Software zu gewähren. Wenn Führungskräfte Echtzeit-Einblicke in den Fortschritt der Projekte erhalten, können sie bessere Entscheidungen für den weiteren Verlauf treffen.
Schritt 4: Erhalten Sie Projektstatus-Updates in Echtzeit
Stellen Sie sicher, dass Projektmanager ihre Projekte regelmäßig pflegen und aktualisieren. Dadurch wird Ihr Portfolio zu einer zentralen Anlaufstelle für alle Vorhaben, die Sie auf einen Blick erfassen können. Sie können Abhängigkeiten besser darstellen, neue Projekte integrieren und gefährdete Projekte wieder auf Kurs bringen. Auf diese Weise wird Ihr Projektportfolio-Management erfolgreich sein.
Schritt 5: Nutzen Sie Ihr Portfolio für das Ressourcenmanagement
Mit einem Portfolio sind Sie und andere wichtige Beteiligte nicht nur stets über den Projektfortschritt informiert, sondern können es auch für das Ressourcenmanagement nutzen. Während der Projektplanung haben Sie möglicherweise für jedes Projekt bereits einen Ressourcenmanagementplan erstellt. Sollten Sie jedoch ein Projekt identifizieren, das Unterstützung benötigt, können Sie Ressourcen aus anderen Projekten freimachen. Ein PPM-Tool mit Funktionen zur Verwaltung des Arbeitspensums ermöglicht es Ihnen, diese Ressourcenzuweisung und -umverteilung effektiv vorzunehmen, um erfolgreiches Projektportfolio-Management zu betreiben.
Behalten Sie den Überblick mit Projektportfolio-Management
PPM ermöglicht es Ihnen, die Zusammenarbeit mit Ihrem Team und darüber hinaus zu optimieren. Sie erhalten eine zentrale Übersicht über all Ihre Vorhaben, um die richtigen KPIs an den richtigen Stellen zu verfolgen.
Sind Sie bereit, mit dem Projektportfolio-Management zu starten? Erfahren Sie mehr über das Portfolio-Management in Asana, um all Ihre Projekte an einem Ort zu bündeln und miteinander zu verknüpfen.
