Bienvenue dans cet article qui va vous révéler tout ce que vous devez savoir pour protéger les données personnelles de vos collaborateurs conformément au RGPD. Préparez-vous à découvrir les meilleures pratiques et à adopter une approche responsable pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations de vos employés.
La gestion de vos collaborateurs
La gestion des employés nécessite de nombreuses données personnelles. Que ce soit pour la rémunération, la gestion administrative, l’organisation du travail ou encore les actions sociales, vous devez collecter des informations pertinentes pour remplir ces obligations.
Cependant, il est primordial de ne demander à vos employés que les informations essentielles à l’accomplissement de leurs missions. Évitez de traiter des données sensibles telles que leur activité syndicale, leurs opinions politiques, leur religion, leur origine ethnique ou leur santé, sauf si des obligations spécifiques s’appliquent.
De plus, assurez-vous de garantir la confidentialité et la sécurité de ces informations sensibles. Seules les personnes habilitées doivent y avoir accès, et leurs actions doivent être enregistrées.
N’oubliez pas d’informer vos collaborateurs chaque fois que vous leur demandez des informations, que ce soit pour mettre à jour leurs données administratives, pour une demande de formation ou pour un formulaire d’entretien d’évaluation.
Et surtout, gardez à l’esprit que vos employés ont le droit de demander une copie de toutes les données vous concernant qu’ils détiennent, même après leur départ de l’entreprise ou en cas de litige.
Recrutement d’un nouveau collaborateur
Lorsque vous recrutez un nouveau collaborateur, vous ne pouvez pas demander n’importe quelles informations. Seules celles nécessaires au poste peuvent être collectées.
Il est essentiel d’informer les candidats sur l’utilisation qui sera faite des données qu’ils vous communiquent, sur qui y aura accès, sur la durée de conservation de ces données et sur la manière dont ils peuvent exercer leurs droits.
Les candidats doivent pouvoir accéder à leurs données, les faire rectifier ou les supprimer.
Une fois le choix du nouvel employé effectué, supprimez les informations sur les candidats non retenus, sauf s’ils acceptent de rester dans votre “vivier” pour une durée limitée (2 ans).
Les limites au contrôle de l’activité de vos collaborateurs
Vous avez le droit de contrôler l’activité de vos employés, mais il existe des limites à ce contrôle.
Même sur leur lieu de travail, les employés ont droit au respect de leur vie privée et à la protection de leurs données personnelles.
Deux règles simples sont à retenir :
- N’abusez pas de votre pouvoir ! La surveillance doit reposer sur un intérêt légitime pour l’entreprise, sans mettre les employés sous une surveillance permanente. De plus, tout outil mis en place ne doit pas poursuivre un autre objectif caché.
- Soyez transparent ! Consultez les instances représentatives du personnel lorsque cela est nécessaire, et informez les employés de la mise en œuvre d’un dispositif de surveillance de la manière la plus appropriée.
Selon les technologies utilisées, des règles particulières peuvent s’appliquer.
Sensibilisez et formez vos collaborateurs !
La protection des données personnelles ne concerne pas seulement les juristes et les informaticiens. Tous les employés doivent être sensibilisés à cette question, en tant que professionnels et en tant que citoyens.
Mettez en place des actions simples pour sensibiliser vos employés :
- Informez-les sur les droits des personnes concernées afin de faciliter la gestion des demandes.
- Faites connaître les règles internes de gestion des données personnelles.
- Sensibilisez-les aux règles de sécurité élémentaires.
Profitez de la mise en place du RGPD pour sensibiliser l’ensemble de vos collaborateurs et diffusez votre charte informatique.
En suivant ces bonnes pratiques, vous pourrez protéger les données de vos collaborateurs et respecter les exigences du RGPD. Prête à relever le défi ?
