Au sein d’une entreprise, il est nécessaire d’organiser stratégiquement le processus d’achat. C’est là que le concept de “Purchase-to-pay” entre en jeu. Souvent, ce terme est accompagné d’un autre terme, ou même remplacé par celui-ci : le “Procure-to-pay”. Dans cet article, nous allons découvrir les différences entre le Purchase-to-pay et le Procure-to-pay, ainsi que l’organisation du processus et ses enjeux, notamment en termes de sécurité.
Purchase-to-pay, Procure-to-pay, Source-to-pay : Quelles sont les différences ?
Les termes “Purchase-to-pay” et “Procure-to-pay” font référence au processus “de l’achat au paiement”, qui comprend les étapes suivantes :
- La recherche de produits
- La demande d’achat
- L’approvisionnement
- Le règlement de la facture
Ainsi, Purchase-to-pay et Procure-to-pay sont deux termes interchangeables qui désignent le même processus. Toutefois, ils ne doivent pas être confondus avec le “Source-to-pay”, qui ajoute la notion de “sourcing” au processus. En plus d’organiser le processus d’achat, le Source-to-pay permet d’optimiser les ressources disponibles, d’évaluer les relations avec les fournisseurs et d’assurer l’exécution des contrats.
En résumé, Purchase-to-pay et Procure-to-pay concernent le processus d’achat, tandis que le Source-to-pay va plus loin en incluant le sourcing à ce processus. Les étapes du Purchase-to-pay peuvent varier d’une entreprise à l’autre, mais elles incluent généralement la recherche de produits et de fournisseurs, ainsi que le paiement de la facture.
Purchase-to-pay : Quelles sont les 5 étapes ?
Le cycle couvert par le Purchase-to-pay comporte plusieurs étapes clés. Voici un schéma typique des étapes d’un processus Purchase-to-pay au sein d’une entreprise. Cependant, il est important de noter que chaque entreprise peut décider d’adopter un processus différent en fonction de son organisation interne et de son secteur d’activité, ce qui peut inclure des étapes supplémentaires.
- Le catalogue : Après avoir identifié ses problèmes et besoins, l’entreprise recherche des solutions possibles (produits ou services) dans divers catalogues.
- La demande d’achat : L’entreprise contacte le fournisseur et communique ses besoins et impératifs.
- Les bons de commande : Une fois validés, les bons de commande sont envoyés et l’approvisionnement démarre.
- La facturation : L’entreprise reçoit la facture, l’intègre à son système comptable et se prépare au paiement.
- Le paiement : La facture est payée.
Identifier et définir les étapes de l’organisation du processus d’achat est essentiel pour faire face aux multiples enjeux du Purchase-to-pay.
Les enjeux opérationnels du Purchase-to-pay : Vers l’automatisation ?
Les enjeux du Purchase-to-pay sont nombreux et comprennent des exigences en termes de qualité, de coût, de délais et de mise en conformité (compliance). Le Purchase-to-pay rationalise le processus d’achat et permet ainsi d’optimiser la distribution des ressources, le temps nécessaire à chaque étape, la qualité des produits, des processus et des relations avec les fournisseurs, etc.
L’automatisation est considérée comme l’étape ultime de la rationalisation de ce processus, et plusieurs étapes sont déjà concernées, telles que le choix du fournisseur, la validation des bons de commande, la validation des factures, le paiement des factures, l’évaluation de la relation avec les fournisseurs et l’exécution des contrats, etc.
Grâce à l’intelligence artificielle et aux données, le Purchase-to-pay devient moins fastidieux et plus fluide, en éliminant de nombreuses tâches manuelles chronophages et répétitives. De plus, il permet aux ressources de l’entreprise de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.
Il est donc logique que l’automatisation soit également une réponse à l’enjeu transversal de la sécurité.
La sécurité et la gestion des risques, un enjeu majeur du Purchase-to-pay
Deux grands risques pèsent sur ce processus :
- Un risque de défaillance du fournisseur : Dans le cadre du Purchase-to-pay, l’entreprise traite avec des tiers, elle doit donc anticiper les risques potentiels externes à son organisation, notamment en gérant les risques liés aux fournisseurs.
- Un risque de fraude : À la fin du processus, un paiement est effectué, ce qui représente une véritable opportunité pour les fraudeurs. Ces derniers peuvent utiliser différentes techniques d’ingénierie sociale, telles que l’usurpation d’identité, la fraude au faux fournisseur, la fraude au FOVI, etc.
Dans cette perspective, il est essentiel que l’entreprise adopte une solution anti-fraude, comme Trustpair. Ce logiciel SaaS sécurise vos processus Purchase-to-pay en vérifiant automatiquement les coordonnées bancaires des tiers (fournisseurs, etc.) et en vous alertant en cas d’anomalies. Ainsi, l’ensemble de la chaîne d’achat et de paiement est sécurisé.
