La loi anti-fraude à la TVA instaurée en 2018 a considérablement durci les règles en matière de facturation et de comptabilité. Désormais, il est interdit de modifier ou de supprimer une facture après son émission. Il est donc essentiel d’établir une facture d’avoir, également appelée note de crédit. Explorez avec nous les caractéristiques de ce document et les étapes à suivre pour créer une facture d’avoir en toute légalité.
Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ? Définition
La facture d’avoir en comptabilité, aussi connue sous le nom de “note de crédit” ou tout simplement “avoir”, sert à rectifier ou annuler une facture précédemment émise. En effet, il est strictement interdit de modifier ou de supprimer une facture déjà finalisée. L’avoir constitue donc une preuve juridique, justifiant la réduction du montant d’une facture déjà émise. Il établit une reconnaissance de dette de la part de l’artisan envers le client.
La facture d’avoir est valable pendant 5 ans (à moins que les conditions de vente ne stipulent le contraire) et doit être conservée dans la comptabilité pendant 10 ans. Il est possible d’en établir autant que nécessaire, il n’y a pas de limite quant à leur nombre.
Ce document administratif fait partie intégrante de la réglementation en vigueur dans le système de facturation, aux côtés de la facture d’acompte et de la situation de travaux. Il est utilisé soit pour un remboursement total ou partiel, soit en déduction d’une autre facture couvrant un nouvel achat.
Quand faire une facture d’avoir ?
Maintenant que nous avons clarifié la définition de la facture d’avoir, vous vous demandez peut-être dans quels cas elle est nécessaire.
Ce document peut être utilisé dans différentes situations, il peut donc être classé en plusieurs catégories.
La facture d’avoir commerciale
Elle est généralement établie dans le cadre d’un geste commercial, entraînant une remise, un rabais, une ristourne périodique ou un escompte. Les raisons d’accorder cette diminution du prix d’une prestation ou d’un produit peuvent être diverses.
Le geste commercial peut, par exemple, être accordé en dédommagement d’un retard de livraison de chantier, pour résoudre un litige ou lorsque la qualité d’une prestation est inférieure à celle annoncée initialement.
La facture d’avoir suite à une erreur
Elle est rédigée lorsqu’une erreur ou un oubli est constaté sur la facture initiale et qu’il est nécessaire de le corriger. Ces modifications peuvent porter sur une erreur de calcul, de référence produit/service, de destinataire, de prix d’une prestation, de coordonnées du client, ou encore sur un trop-perçu.
La facture d’avoir pour annulation
Ce type d’avoir implique l’annulation totale de la facture initiale. Il peut y avoir plusieurs raisons justifiant cette annulation :
- L’insatisfaction du client concernant la prestation livrée entraîne la révocation du contrat.
- L’annulation d’une partie des travaux.
- Un retour de marchandise endommagée ou non conforme à la commande.
- Une double facturation effectuée par erreur.
Un autre cas de figure peut concerner l’ajout de travaux supplémentaires, si le client préfère avoir une facture unique au lieu de plusieurs.
Comment faire une facture d’avoir ?
L’avoir est avant tout une facture et doit donc respecter les mêmes règles légales, bien qu’il comporte quelques spécificités à prendre en compte.
Les mentions obligatoires
Comme nous le savons, la loi en matière de facturation exige que toute facture émise contienne un certain nombre de mentions obligatoires pour lui conférer une valeur juridique. L’avoir ne fait pas exception et doit obligatoirement inclure les mêmes informations qu’une facture classique.
Sans entrer dans les détails de toutes les mentions obligatoires d’une facture, voici un bref récapitulatif des éléments à inclure :
- Les coordonnées et l’identification du client.
- L’adresse de facturation, si différente de celle du client.
- Le numéro de bon de commande émis préalablement par l’acheteur.
- La date d’émission.
- Le numéro.
- La date de la vente ou des services.
- La quantité, la description et le prix unitaire des produits/travaux.
- Les taux de TVA applicables.
- Les montants détaillés, le montant total HT et TTC.
- Les conditions de vente.
- Les taux de pénalité en cas de retard de paiement.
- Le montant forfaitaire pour les frais de recouvrement.
En plus de tout cela, l’avoir possède deux particularités :
- La mention “avoir” doit être clairement indiquée, accompagnée du numéro de la facture initiale à laquelle elle se réfère.
- La formule “net à déduire” remplace la mention “net à payer” présente sur les factures classiques.
Enfin, il est également possible d’indiquer le solde à rembourser en négatif, bien que cela ne soit pas obligatoire.
La numérotation d’un avoir – que dit la loi ?
Il convient de rappeler que la numérotation des factures doit respecter des règles spécifiques. En effet, celle-ci doit être constituée d’une séquence de chiffres suivant un ordre chronologique, continu et sans interruption.
En ce qui concerne la numérotation de l’avoir, les mêmes règles s’appliquent. Plus précisément, vous avez deux options pour numéroter un avoir sur une facture :
- Dans le premier cas, la numérotation s’intègre dans la séquence de numérotation des factures classiques. Par exemple, si vos factures s’appellent 2020-01-01, 2020-01-02, 2020-01-03 (avoir), 2020-01-04, etc.
- Dans le second cas, la numérotation de l’avoir possède son propre système, qui le distingue des autres factures. Par exemple, A2020-01-01, A2020-01-02, A2020-01-03, etc.
Faire une facture d’avoir avec un logiciel de facturation
Pour garantir le respect de la réglementation en matière de facturation, la meilleure solution est d’utiliser un logiciel de devis et de facturation.
Grâce à un logiciel de facturation tel qu’Obat, vous pouvez émettre des avoirs de manière simple et rapide. C’est un excellent moyen de s’assurer de ne commettre aucune erreur ou omission pouvant avoir de graves conséquences.
En général, l’utilisation d’un tel logiciel permet de mieux gérer votre comptabilité et vos démarches administratives. En conséquence, vous gagnez du temps au quotidien et bénéficiez d’une plus grande tranquillité d’esprit en cas de contrôle fiscal.
Modèle de facture d’avoir
Si vous souhaitez créer des factures d’avoir à l’avenir, vous pouvez vous inspirer du modèle de facture d’avoir présenté ci-dessous.
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