Le processus de certification Qualiopi est essentiel pour les organismes de formation qui souhaitent garantir la qualité de leurs services. Mais comment se déroule-t-il réellement ? Dans cet article, nous vous présenterons les étapes clés de cette certification, ainsi que quelques conseils pour vous y préparer.
Télécharger le guide du Référentiel National Qualité
Avant de vous lancer dans le processus de certification Qualiopi, il est important de télécharger et de consulter le guide du Référentiel National Qualité. Ce document sera votre fil rouge et vous accompagnera tout au long de votre démarche. Prenez le temps de bien comprendre les attentes pour chaque indicateur. Par exemple, faites attention aux indicateurs qui requièrent des mesures formalisées. Vous devrez présenter des procédures écrites plutôt que de simplement expliquer votre fonctionnement à l’oral.
N’hésitez pas à regarder des webinaires ou à vous inscrire sur des groupes de réseaux sociaux pour échanger avec d’autres professionnels du secteur. Se préparer pour Qualiopi est également une excellente occasion de créer une communauté, de partager vos bonnes pratiques et vos expériences, et de retrouver un esprit de solidarité entre acteurs de la formation.
À ce stade, il est essentiel de prendre du recul sur votre activité et votre fonctionnement, afin de les traduire en fonction des critères du Référentiel Qualité. La bonne nouvelle est que vous ne partez jamais de zéro. Votre organisme de formation vise déjà la satisfaction de votre clientèle, même si cette démarche qualité n’est pas encore formalisée.
“Scanner” votre organisation actuelle et élaborer votre plan d’actions sur les six prochains mois
Une fois que vous avez pris connaissance du guide du Référentiel National Qualité, il est temps d’”analyser” votre organisation actuelle et de mettre en place un plan d’actions pour les six prochains mois. Cela vous permettra de formaliser vos processus et de les mettre en application sur des cas concrets de formation. Vous pourrez ainsi présenter un échantillon complet à l’auditeur lors de l’audit Qualiopi.
Pour faciliter le déroulement de l’audit, nous vous conseillons de créer un document de travail collaboratif où vous noterez les éléments de preuve à présenter pour chaque indicateur. Vous pourrez également y ajouter des exemples concrets, tels qu’une convention, une convocation ou un questionnaire de satisfaction rempli. Le jour de l’audit, gardez ce document à portée de main, ainsi que le guide référentiel, pour accéder rapidement aux différentes pièces justificatives à présenter.
L’une des premières questions à vous poser concerne les rôles des Référents Pédagogique, Qualité et Handicap au sein de votre organisation. Ces trois rôles clés peuvent être assurés par une même personne ou par trois personnes différentes. Quelle que soit la configuration choisie, il est essentiel de les indiquer clairement dans votre organigramme, ainsi que dans les fiches de poste, les CV et les signatures des personnes concernées. Ces référents seront également les principaux interlocuteurs de l’auditeur lors de la journée de certification. Il est donc important qu’ils comprennent pleinement les missions associées à leur rôle et qu’ils envisagent une formation si nécessaire.
Planifiez des réunions d’équipe Qualité régulières, idéalement une fois par mois, pour faire le point sur l’avancement de votre démarche et ajuster les actions restantes à accomplir. Profitez de ces réunions pour identifier les axes d’amélioration et analyser les retours de vos apprenants. Cela nourrira votre plan d’amélioration continue et témoignera de votre réelle démarche qualité. N’oubliez pas de conserver les comptes-rendus de ces réunions, qui pourront également vous être utiles lors de l’audit.
Pour résumer :
- Téléchargez le Référentiel National Qualité et familiarisez-vous avec chaque indicateur.
- Analysez votre organisation actuelle et élaborez un plan d’actions pour les six prochains mois.
- Prenez du recul sur votre activité et votre fonctionnement pour les traduire selon les critères du Référentiel Qualité.
La certification Qualiopi est une étape importante dans la vie de votre organisme de formation. En suivant ces étapes et en vous préparant minutieusement, vous augmenterez vos chances de réussite. Bonne chance !
