Bienvenue dans le monde de la signature électronique, où l’authentification des documents RH signés par les employés et les partenaires de l’entreprise est primordiale. Avec la digitalisation croissante des processus de gestion du personnel, il est devenu courant de commencer l’intégration d’un nouvel employé en signant un contrat de travail en ligne. Mais avec le large choix de logiciels de signature électronique disponibles, il devient crucial de faire un comparatif pertinent pour choisir celui qui répondra le mieux à vos besoins en matière de conformité RH.
Les 5 meilleurs logiciels de signature électronique
Les solutions de signature en ligne offrent de nombreuses fonctionnalités telles que l’authentification, l’archivage des transactions, la création de modèles de contrats et la vérification des signatures. Voici notre sélection des 5 meilleurs logiciels de signature électronique :
Factorial
Le logiciel de signature en ligne de Factorial est parfaitement adapté à la signature des documents RH. Il vous permet de créer des comptes signataires pour les nouveaux employés afin de leur faire signer les contrats de travail et autres documents liés au recrutement. Il vous permet également de créer des comptes administrateurs pour gérer et créer des modèles de documents en ligne. De plus, il authentifie les signatures des collaborateurs sur tous les documents RH importants tels que les modifications de contrats de travail et les heures supplémentaires. Les plans Business et Entreprise offrent des fonctionnalités adaptées à vos besoins, à partir de 5,75 euros HT par mois.
Docusign
Docusign est une solution qui vous permet de signer électroniquement un document à distance. Disponible dans 180 pays et dans 44 langues, cette application envoie des e-mails aux signataires avec un lien ou une clé privée pour accéder au document et y apposer leur signature. Elle offre plusieurs fonctionnalités d’authentification telles que l’envoi de codes par e-mail ou SMS et prend en charge de nombreux formats de documents. Son coût est de 9 euros par mois HT pour un engagement annuel.
Eversign
Eversign est une application qui vous permet de stocker des documents dans un espace personnel de type coffre-fort et d’y apposer une signature électronique en toute sécurité et respect des normes de sécurité et d’authentification en Europe et aux États-Unis. Elle vous offre la possibilité de garder une trace de chaque transaction et de créer des modèles de documents et de contrats. Eversign propose une formule gratuite pour 5 documents par mois, ainsi que des plans payants en fonction de vos besoins.
Adobesign
La solution Adobe dédiée aux signatures et cachets électroniques est particulièrement adaptée aux grandes entreprises. Elle propose de nombreuses fonctionnalités telles que la gestion des identités des utilisateurs, le contrôle d’accès, la certification de l’intégrité des documents et la vérification des signatures électroniques. Adobe Sign s’intègre facilement avec d’autres applications et systèmes d’entreprise. Son forfait démarre à 17,99 euros HT par mois, avec une offre spéciale pour les petites entreprises.
Yousign
Yousign est une solution française de gestion des signatures électroniques qui rayonne sur le marché européen. Ce logiciel vous permet de sécuriser les signatures à différents niveaux, du simple au avancé. Son tarif démarre à 11 euros par mois HT.
Comment choisir le meilleur logiciel de signature électronique ?
Le meilleur logiciel de signature électronique est celui qui correspond le mieux à vos besoins. Si vous êtes un travailleur indépendant, une solution légère pour sécuriser vos processus de contractualisation en ligne peut suffire. En revanche, si vous avez plusieurs collaborateurs, soyez vigilant et garantissez l’authenticité des signatures en faisant appel à un tiers de confiance.
Il existe différents niveaux de signatures électroniques, du simple au qualifié. En France, le Code du Travail impose des règles plus strictes que le Code du Commerce. Vous devrez donc être attentif à garantir l’authenticité des signatures en utilisant un logiciel de signature en ligne spécialement conçu pour la gestion RH.
Les logiciels de signature électronique gratuits ne proposent généralement pas de système d’archivage des documents et de suivi des transactions électroniques. Ils peuvent également présenter des risques d’usurpation d’identité. Il est donc préférable d’opter pour une solution payante qui offre une sécurité optimale.
Une solution RH intégrée à un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est idéale pour gérer efficacement les signatures électroniques. Elle vous permet de stocker et gérer les signatures des documents du personnel au même endroit, garantissant ainsi la sécurité et évitant les litiges potentiels liés aux contrats de travail et autres documents RH.
Alors, simplifiez-vous la vie et assurez la sécurité de vos signatures électroniques en choisissant une solution adaptée à vos besoins. Avec Factorial, vous pouvez bénéficier d’une démonstration gratuite pour découvrir la fonctionnalité de signature électronique et de gestion des documents.
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