Mis à jour le 26 juillet 2023
Dans le monde de la gestion des achats, les termes “achats” et “approvisionnement” sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien qu’ils semblent similaires, ils ont des significations différentes. Il est donc important de clarifier la différence entre les achats et l’approvisionnement. Dans cet article, nous explorerons cette distinction.
Quelle est la distinction entre les achats et l’approvisionnement ?
Les achats englobent le processus de sélection des fournisseurs, l’établissement des modalités de paiement, le contrôle stratégique, la mise en concurrence et la sélection du fournisseur en fonction des intérêts de l’entreprise, la négociation des contrats et l’achat réel des biens.
En revanche, l’approvisionnement fait référence à l’acquisition de tous les biens, services et travaux essentiels à l’entreprise, ainsi qu’à leur acheminement. Sa gestion des flux est basée sur la politique d’achats définie par les acheteurs ou la direction de l’entreprise.
Pour une bonne gestion des achats, il est donc important de ne pas confondre les termes achats et approvisionnement.
Pourquoi la stratégie d’achat est-elle importante ?
La gestion des achats impacte plusieurs fonctions essentielles de l’entreprise. Par exemple, si votre activité tourne autour de la production de matériaux, un approvisionnement efficace en matières premières est indispensable. De plus, une équipe d’achat veille à une bonne gestion des coûts totaux de l’organisation, tels que les coûts de stockage, de production et d’achats. La mise en œuvre d’un processus d’achat performant est donc essentielle pour la stratégie de l’entreprise.
Adapter la politique d’achat en fonction de l’identité de l’entreprise
La gestion des achats est étroitement liée à l’identité de l’entreprise. Il est donc important d’adapter votre politique d’achat en fonction de cette identité. Par exemple, si votre entreprise porte une attention particulière à l’environnement, vous devez orienter votre stratégie vers des achats responsables. Votre approvisionnement doit refléter entièrement la vision de l’entreprise. Vous devez vous approvisionner auprès d’entreprises partageant la même éthique, en utilisant des matériaux respectueux de l’environnement et en évaluant les performances des fournisseurs sur des enjeux sociaux et éthiques.
Adopter une position sur le marché en fonction de l’image de sa marque
Les clients attachent de l’importance aux pratiques et aux valeurs d’une marque. Certains choisissent uniquement les entreprises qui partagent leurs valeurs. Ne pas respecter un processus d’approvisionnement conforme à ces valeurs peut être risqué. Il est donc important que les capacités et les valeurs de votre entreprise reflètent l’image de votre marque. Pour cela, vous devez engager les bonnes ressources humaines capables de mettre en pratique les valeurs et les philosophies que votre entreprise souhaite diffuser.
Quelles sont les étapes du processus Procure-to-Pay ?
La fonction “Achat” doit être alignée sur la stratégie d’entreprise. Elle s’intéresse à l’acquisition de biens et de services. Le processus d’approvisionnement de ces biens et services, lorsque digitalisé avec des outils innovants, est également connu sous le nom de Procure-to-Pay. Il est structuré par plusieurs étapes :
- Identification des besoins
- Approbation des demandes d’achats
- Identification des fournisseurs
- Mise en concurrence
- Réception des devis
- Négociation
- Choix du fournisseur
- Enregistrement des factures
- Paiement du fournisseur
La durée de ce cycle d’approvisionnement peut varier en fonction de la taille et de la nature de l’entreprise. Pour les multinationales, ce cycle peut être plus long, tandis que pour les PME, il est généralement plus rapide et simple. Quelle que soit la taille de l’organisation, il est essentiel de mettre en place un processus d’achat efficace.
Comment se déroule le processus d’approvisionnement ?
Les approvisionnements font partie de la fonction Achats. Ils concernent l’acquisition de biens et de services. Ce processus peut être simplifié voire automatisé grâce à des outils innovants, du bon de commande jusqu’au paiement du fournisseur. Cela permet de gagner un temps considérable pour votre organisation.
Pourquoi recourir à une solution logicielle pour l’approvisionnement ?
Contrairement au cycle d’achat complet, les phases liées à l’approvisionnement ne dépendent pas de la taille ou du secteur d’activité de l’entreprise. Il s’agit simplement des étapes fondamentales pour établir un bon de commande conforme à la politique de l’entreprise. Les approvisionnements sont utilisés régulièrement et peuvent être mis en place de manière identique dans toutes les entreprises. Il est donc possible de recourir à un logiciel pour faciliter le système d’approvisionnement et gagner en productivité.
Bien que les termes achats et approvisionnement soient souvent utilisés de manière étroite, il est important de comprendre la différence entre ces deux notions. L’approvisionnement fait partie du processus global d’achats. Pour faciliter cette gestion, vous pouvez utiliser des solutions logicielles telles que Weproc, qui optimisent la gestion des achats et fluidifient la passation des commandes au sein de votre entreprise.
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