Lorsqu’il s’agit de voitures de service, il est important de comprendre la distinction entre une voiture de fonction et une voiture de société. Bien qu’elles semblent similaires, elles diffèrent dans leurs utilisations et leurs avantages pour les employés. Dans cet article, nous allons plonger dans les détails de chaque type de voiture pour vous aider à choisir celle qui convient le mieux à vos besoins.
La voiture de société, uniquement pour le service
La voiture de société est utilisée pour exécuter diverses missions professionnelles liées à l’activité de l’entreprise. Elle peut être un véhicule technique pour les livraisons ou un moyen de transport occasionnel pour les rendez-vous commerciaux (bien que les commerciaux aient généralement une voiture de fonction).
Ces voitures “dorment” dans l’enceinte de l’entreprise et ne sont pas attribuées à un employé spécifique. Les employés ne peuvent les utiliser que pendant leurs heures de travail et pour des objectifs professionnels spécifiques. Il est donc interdit d’utiliser une voiture de société pour des déplacements privés, en dehors des heures de travail, ou même pour le trajet domicile-travail. Cependant, dans certaines situations, l’entreprise peut autoriser les employés à utiliser la voiture pour les trajets domicile-travail, à condition d’en avoir l’accord écrit des deux parties.
Étant la propriété de l’entreprise, une voiture de société peut être revendue, remplacée ou transférée dans un autre parc sans avoir besoin de l’accord des employés. Cela s’explique par le fait que le véhicule de service ne fait pas partie du salaire de l’employé.
La voiture de fonction, pour tous les trajets
La voiture de fonction, en plus d’accomplir les missions professionnelles, peut également être utilisée comme une voiture personnelle par l’employé à qui elle est attribuée. Il peut l’utiliser pour les trajets en dehors des heures de travail, les déplacements personnels, les activités et même pendant les vacances. Toutefois, il est généralement demandé à l’employé de supporter les frais d’essence lorsqu’il utilise la voiture en dehors de son temps de travail, comme lors des week-ends. Lorsqu’il s’agit de déplacements professionnels, l’employé doit conserver les factures d’essence et les fournir à l’employeur pour obtenir un remboursement.
La famille et les amis peuvent également voyager dans la voiture de fonction, exactement comme s’il s’agissait de la voiture familiale. Toutefois, pour que le conjoint de l’employé puisse utiliser la voiture, il doit être déclaré comme conducteur sur l’assurance de la voiture.
Une autre différence majeure avec la voiture de société est que l’employeur ne peut pas retirer la voiture de fonction de manière unilatérale. Considérée comme un avantage en nature pour l’employé, son accord est nécessaire pour que l’entreprise puisse se séparer de la voiture de fonction.
La voiture de fonction, un avantage en nature
La voiture de fonction constitue un avantage en nature pour l’employé, car elle peut être utilisée à des fins personnelles. Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis par l’employeur au salarié, gratuitement ou moyennant une participation minimale par rapport au coût réel de l’avantage (comme les repas, le téléphone portable, l’ordinateur portable, etc.). L’employé peut profiter de cet avantage dans sa vie privée.
Cependant, la voiture de fonction n’est pas considérée comme un avantage en nature si :
- L’employé ne peut pas utiliser le véhicule pendant ses jours de repos ou ses congés.
- L’employé ne peut utiliser le véhicule à titre privé que pour les trajets domicile-travail.
- L’employé doit contribuer financièrement à l’utilisation personnelle du véhicule, et si cette contribution dépasse sa valeur réelle en nature.
- Il est spécifié dans le contrat de travail que l’employé ne peut utiliser le véhicule qu’à des fins professionnelles uniquement.
Les régimes fiscal et social de la voiture de fonction
La voiture de fonction n’est pas totalement gratuite pour l’employé. En effet, son utilisation est comptabilisée comme une partie de son salaire, ce qui signifie que les montants dépensés par l’entreprise pour l’achat, la location, l’entretien, les réparations et la consommation de carburant font partie du salaire de l’employé. Ces montants sont soumis aux charges sociales pour l’employeur et doivent être déclarés par l’employé dans sa déclaration de revenus. Malgré tout, la voiture de fonction reste financièrement plus avantageuse qu’une voiture personnelle.
Du point de vue fiscal, lorsque la voiture de fonction est considérée comme un avantage en nature, l’employeur doit la déclarer en tant que tel et est soumis à des charges sociales. L’avantage peut être évalué de deux manières différentes :
- Sur la base d’un forfait annuel calculé en fonction du nombre de mois pendant lesquels la voiture de fonction a été mise à disposition de l’employé.
- Sur la base des frais réels engagés, calculés en fonction du kilométrage parcouru par l’employé à titre personnel.
En ce qui concerne les véhicules électriques de fonction, l’administration fiscale fait une distinction en fonction des périodes pendant lesquelles les bornes de recharge sont mises à la disposition des employés :
- Si une borne de recharge est disponible entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, aucun avantage en nature n’est calculé pour une utilisation personnelle de ces bornes.
- Si une borne de recharge est disponible entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, les frais d’électricité ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature, et une réduction de 50% s’applique, dans la limite de 1 800 € par an.
Voiture de service et voiture de fonction : avantages et inconvénients
La voiture de fonction offre l’avantage indéniable d’être utilisée à des fins personnelles. Ainsi, l’employé n’a pas besoin d’investir dans une voiture personnelle ni de s’occuper des démarches administratives liées à l’achat d’une voiture. De plus, il bénéficie d’une voiture récente et en bon état. Cela peut également être une source de motivation pour l’employé. Cependant, la voiture de fonction présente des inconvénients fiscaux pour l’employé et l’employeur (impôt sur le revenu et charges sociales).
Quant à la voiture de service, elle présente le principal inconvénient de ne pas pouvoir être utilisée à des fins personnelles. L’employé doit donc posséder une voiture personnelle. Cependant, la voiture de société est fiscalement plus avantageuse que la voiture de fonction. Elle constitue également une source de motivation pour l’employé, qui peut se déplacer librement lors de ses activités professionnelles.
Si vous envisagez d’acquérir une voiture de fonction ou de service pour vos employés, n’hésitez pas à nous contacter. Nos experts-comptables se feront un plaisir de vous conseiller !
