L’archivage des documents est essentiel pour contrôler et conserver vos informations de manière fiable. Cette démarche concerne principalement les documents présentant une valeur ajoutée pour l’entreprise et ceux qui permettent de faire face à des risques éventuels. La procédure d’archivage comprend différentes phases.
Élaborer une politique d’archivage, un préalable
Pour archiver efficacement vos documents, il est essentiel de mettre en place une politique d’archivage solide. Cette politique vous donnera les informations nécessaires pour assurer une conservation de qualité et préserver l’intégrité de vos dossiers.
Pour définir cette politique, posez-vous plusieurs questions : quel est le champ d’application de l’archivage ? Quelle est la volumétrie des données à archiver ? Quelle est la durée de conservation ? Quels supports utiliser pour une conservation pérenne ? Quelle est la valeur probante de l’archivage ? Comment les données seront-elles restituées ? Comment gérer les autorisations d’accès ? Comment classer les archives pour une identification ultérieure ? Quelle politique de destruction adopter ?
Lors de la définition de votre politique d’archivage, tenez compte des critères fiscaux et comptables, des délais de prescription civile et commerciale, des besoins de conservation liés à la continuité d’activité, des éventuels contentieux, ainsi que des aspects patrimoniaux et historiques.
Une fois votre politique d’archivage définie, vous pouvez décider d’externaliser ou non votre archivage. Cette externalisation peut être totale ou partielle et réalisée auprès de spécialistes. Prenez en compte différents paramètres tels que les compétences internes disponibles, le coût total de l’archivage, la qualité de service et le rôle de certification du prestataire choisi pour prendre une décision éclairée.
Rédiger un plan d’archivage
La rédaction d’un plan d’archivage est importante pour suivre une procédure dynamique. Ce document met en évidence les étapes du système d’archivage des documents papier ou électroniques de l’entreprise. Il précise les responsabilités de chaque participant aux travaux d’archivage, la gestion des demandes de rechargement et la destruction des archives une fois la prescription acquise.
Pour la rédaction du plan d’archivage, l’équipe projet doit consulter différentes fonctions de l’entreprise telles que la fonction juridique, la direction des systèmes d’information, les équipes métiers et le responsable documentaire.
Phase de conservation des documents archivés
La phase de conservation est primordiale dans un plan d’archivage. Elle vise à maintenir la qualité des données stockées et assurer un accès facile. Cette étape est complexe en raison de la longue durée de conservation.
Plusieurs aspects doivent être pris en compte pour un stockage optimal des documents. Il s’agit notamment de la préservation de l’intégrité des documents, de la mise à disposition des archives lorsque nécessaire, ainsi que du contrôle et de la mise à jour des règles de conservation. Ces opérations doivent être effectuées régulièrement selon un programme de conservation, mais aussi de manière ponctuelle en fonction des demandes ou des incidents éventuels.
Étape de pérennisation
Il est important de souligner que la conservation des données numériques ne se fait pas de manière autonome au fil des années. Une étape de pérennisation est nécessaire pour garantir la qualité des données dans le temps. Cette étape implique une migration technologique des données vers un autre format ou un autre support de stockage. Pour cela, trois exigences successives doivent être distinguées :
La première exigence consiste à créer le document dans le meilleur format possible afin de garantir une excellente maintenance à long terme. Les documents bureautiques, par exemple, peuvent être archivés au format PDF, sans règles spécifiques pour la procédure d’archivage des documents PDF.
La deuxième exigence nécessite des contrôles réguliers du stock pour détecter toute détérioration des formats ou des supports.
La troisième exigence consiste à établir un cahier des charges pour la migration des documents et des fichiers, en indiquant les volumes à traiter et les priorités pour budgétiser et organiser cette migration. Il est recommandé de confier ces opérations technologiques à des spécialistes qui possèdent l’expertise nécessaire et qui opèrent conformément aux normes en vigueur.
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Ces différentes étapes constituent la procédure d’archivage des documents. En suivant cette procédure, vous pourrez contrôler efficacement vos documents et préserver leur valeur ajoutée pour défendre les intérêts de votre entreprise.
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