Pour assurer une intégration réussie d’un nouveau collaborateur dans une entreprise, il est essentiel de soigner le processus d’intégration. Cela permet de donner envie au nouvel arrivant de rester dans la société sur le long terme. Supermood a étudié les étapes du parcours d’intégration afin de vous aider à préparer l’arrivée prochaine d’un nouveau salarié dans vos effectifs. Ainsi, votre nouvel employé pourra faire connaissance avec la culture de votre entreprise, son environnement de travail et le cadre de ses missions.
Pourquoi soigner son processus d’intégration ?
L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans une entreprise nécessite l’implication de tous pour s’assurer qu’il se sente bien et ait envie de s’engager à long terme. Le salarié est généralement soumis à une période d’essai pendant laquelle il peut quitter l’entreprise sans délai. Par conséquent, une fois recruté, le nouvel arrivant doit continuer à être séduit par l’entreprise. Soigner son processus d’intégration consiste à donner envie à un nouvel employé de s’investir et de l’aider à se familiariser avec ses missions courantes. Une intégration réussie valide également le processus de recrutement, généralement coûteux pour l’entreprise.
3 étapes essentielles du parcours d’intégration
Le processus d’intégration, également appelé parcours d’intégration du point de vue du nouvel arrivant, consiste à guider le nouvel employé tout au long de sa période d’intégration afin de faciliter sa prise de poste. Voici les 3 étapes essentielles de l’onboarding, ou parcours d’intégration.
Anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur
Une intégration réussie commence avant la prise de poste du nouvel arrivant. Cette responsabilité incombe au supérieur hiérarchique direct du salarié. Si vous êtes manager et que vous intégrez bientôt une nouvelle personne dans votre équipe, assurez-vous d’informer tous les collaborateurs concernés par l’intégration, y compris les fonctions support de l’entreprise (RH et comptabilité), qui jouent un rôle administratif clé dans l’accueil du nouveau salarié. Vérifiez avec eux que tous les documents liés à l’embauche ont été envoyés par le nouveau salarié, tels que le contrat de travail, les diplômes et les informations nécessaires pour la mutuelle et les éventuelles assurances.
De votre côté, préparez son espace de travail quelques jours avant son arrivée afin de ne rien oublier. Vous pouvez dresser une liste des fournitures de bureau dont il aura besoin et des installations à effectuer sur son ordinateur. Assurez-vous d’être disponible pour votre nouvel employé, même si cela nécessite d’ajuster votre emploi du temps dans les jours suivant son arrivée.
Mettre en place un onboarding personnalisé
L’onboarding, ou parcours d’intégration, est ce que vit le salarié dès sa prise de poste dans une nouvelle entreprise. Il s’agit d’une succession d’étapes qui, une à une, valident les attentes du nouvel employé et dissipent ses éventuelles craintes.
Le parcours d’intégration peut commencer le jour de la prise de poste par un petit-déjeuner en présence de tous les membres de l’équipe avec qui la nouvelle recrue collaborera. Dans une grande entreprise, cette rencontre peut être organisée au sein d’un même service. Cette approche facilite la communication du salarié avec ses nouveaux collègues, tandis que l’installer directement à son poste de travail l’empêche de faire connaissance et risque de l’isoler du reste du groupe.
Ensuite, recentrez la communication entre le manager ou supérieur hiérarchique et le nouvel employé. Profitez de cette occasion pour transmettre au salarié tous les documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Un livret d’accueil au format PDF, par exemple, peut aider la nouvelle recrue à remettre quelques visages croisés dans les couloirs ou lors du petit-déjeuner de rencontre. Ce type de document interne permet de présenter l’entreprise et de valoriser la marque employeur dès le premier contact avec un nouveau salarié.
En tant que manager, rappelez à votre nouvel employé que vous êtes disponible pour répondre à toutes ses questions et interrogations. Proposez-lui de consulter les documents transmis depuis son poste de travail afin de prendre connaissance des valeurs de l’entreprise tout en s’habituant à ses outils. Prévoyez également un point rapide en fin de la première journée pour recueillir ses questions à propos de toutes les informations qu’il a reçues. Vous pouvez lui demander de formuler un rapport d’étonnement écrit pour lever ses dernières interrogations de manière efficace.
Rester disponible pendant les quelques mois de la période d’intégration
Bien que les premiers jours dans une entreprise soient cruciaux pour la suite de la relation professionnelle, la période d’intégration dure en réalité quelques mois. Les managers et les responsables d’équipes doivent donc veiller à ne pas relâcher leurs efforts pour bien intégrer de nouveaux membres.
Dans les 6 à 9 mois qui suivent l’arrivée de votre nouvelle recrue, restez disponible et organisez des points réguliers. Lors de ces moments d’échange, commencez par recueillir les ressentis de votre collaborateur avant de prendre la parole.
Enfin, au terme de la période d’essai prévue par le contrat de travail, prévoyez une entrevue plus longue avec votre nouveau salarié. Profitez de cette occasion pour faire un bilan sur ses compétences et lui annoncer si l’entreprise souhaite poursuivre la collaboration avec lui. C’est également l’occasion pour votre salarié de partager pleinement ses ressentis personnels sur l’entreprise.
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