Les services de domiciliation offrent aux entreprises et aux particuliers la possibilité d’établir leur siège social dans des lieux prestigieux. Mais quels sont les rôles et les responsabilités du domiciliataire et du domicilié ? Dans cet article, nous allons découvrir les obligations de chaque partie et ce qu’elles impliquent.
Qu’est-ce qu’un domiciliataire ?
Un domiciliataire est une société de domiciliation ou son représentant qui fournit une adresse de domiciliation à une entreprise ou à un particulier. Cette adresse sera utilisée comme siège social officiel, enregistré dans les statuts de la société. Cette étape est essentielle et obligatoire pour obtenir l’immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés (RCS) et se conformer à la loi.
L’entreprise qui fait appel à ce service est appelée le domicilié. Le domicilié peut également bénéficier d’un local ou d’autres services proposés par l’entreprise domiciliataire.
Les obligations du domiciliataire
Les obligations d’une société de domiciliation
Avant de choisir une société de domiciliation, il est important de s’assurer qu’elle est en règle avec la loi. Le domiciliataire doit obligatoirement posséder un agrément préfectoral délivré par le préfet du département et être immatriculé au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers (RM).
De plus, le domiciliataire doit fournir à son client un local décent où celui-ci pourra organiser les différentes réunions légales et consulter en toute confidentialité les documents requis par la loi.
Enfin, le domiciliataire doit tenir un dossier concernant chacun de ses clients domiciliés. Ce dossier administratif doit contenir les coordonnées du domicilié et des représentants légaux, les lieux d’activité de l’entreprise et l’adresse où sont conservés les documents comptables.
Les obligations du domiciliataire envers les tiers
En cas de résiliation anticipée du contrat de domiciliation ou de cessation de domiciliation, le domiciliataire doit avertir le greffier du tribunal de commerce compétent dès l’expiration du contrat.
Par ailleurs, si le domicilié n’a pas récupéré son courrier depuis trois mois, l’agent de domiciliation doit en informer la chambre des métiers et de l’artisanat ou le greffier du tribunal de commerce.
Le domiciliataire a également des obligations envers le centre des impôts et les organismes de recouvrement des cotisations et des contributions de sécurité sociale. Il doit leur envoyer chaque trimestre la liste de ses domiciliés et ceux dont le contrat de domiciliation a pris fin.
De plus, il doit respecter les obligations de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme définies par le Code monétaire et financier.
Les mentions obligatoires d’un contrat de domiciliation
Un contrat de domiciliation doit être établi entre le domiciliataire et l’entreprise domiciliée. Ce contrat, écrit obligatoirement, doit être conclu pour une durée minimale de trois mois et est tacitement reconductible, sauf préavis de résiliation.
Le contrat de domiciliation doit clairement mentionner :
- La raison sociale
- Le statut juridique
- Le numéro d’immatriculation
- L’adresse du siège social
- Le montant du capital du domiciliataire et du domicilié
- Les différentes obligations du domiciliataire et du domicilié
Les obligations du domicilié
En plus des contraintes légales du domiciliataire, le domicilié doit également respecter ses obligations. Il doit s’engager à utiliser exclusivement les locaux comme siège social de l’entreprise ou comme agence, succursale ou représentation si le siège est situé à l’étranger. Le domicilié doit également informer l’entreprise domiciliataire de toute modification de son activité.
De plus, le domicilié doit donner mandat au domiciliataire pour recevoir en son nom toute notification. Il doit également déclarer le contrat de domiciliation au Registre du commerce et des sociétés, en indiquant les références de l’immatriculation principale sur un registre public de l’agent de domiciliation. Enfin, en cas de changement de domicile personnel (pour une personne physique) ou de changement relatif à sa forme juridique et à son objet (pour une personne morale), le domicilié doit le déclarer.
Les sanctions en cas de non-respect des obligations
Le domiciliataire peut être sanctionné s’il ne respecte pas les obligations énoncées dans le contrat de domiciliation ou s’il ne veille pas à ce que la société domiciliée respecte les siennes. L’amende prévue est celle des contraventions de 5e classe et la personne physique ou morale encourt la peine complémentaire de confiscation de la chose qui a servi ou était destinée à commettre l’infraction.
De plus, si le domiciliataire exerce son activité de domiciliation sans être détenteur de l’agrément, il peut être condamné à une amende de 7 500 € et à un emprisonnement de six mois.
Dans l’univers de la domiciliation, il est essentiel de connaître les obligations du domiciliataire et du domicilié. Ces règles garantissent le bon fonctionnement de l’entreprise et la protection des droits de chacun.
