Les notes de frais sont un aspect important de la vie professionnelle de nombreux employés. Il est donc essentiel de bien comprendre les règles qui les régissent afin d’éviter tout désagrément. Dans cet article, nous vous présenterons les principes de base concernant les notes de frais et leurs implications fiscales.
Quel est le régime fiscal des notes de frais ?
En ce qui concerne les entreprises, les notes de frais sont exonérées de cotisations sociales si elles respectent les seuils établis par l’Urssaf lorsqu’elles sont remboursées de manière forfaitaire. De même, elles sont également exonérées de cotisations sociales lorsqu’elles sont remboursées en fonction des dépenses réelles.
De plus, les frais liés au remboursement des notes de frais par l’entreprise sont déductibles du résultat imposable, ce qui permet à l’entreprise de réduire son impôt sur les bénéfices.
Pour les salariés, les remboursements de notes de frais ne sont pas considérés comme des revenus imposables. Cependant, les montants remboursés au-delà des seuils fixés par l’administration fiscale peuvent être considérés comme des avantages en nature. Par conséquent, le salarié est tenu de les mentionner dans sa déclaration annuelle de revenus, car ces avantages en nature sont pris en compte dans le calcul de son revenu fiscal de référence.
Comment gérer facilement les notes de frais d’une entreprise ?
La gestion des notes de frais au sein d’une entreprise peut parfois être fastidieuse. Il est donc important de mettre en place un système de validation et de contrôle afin de garantir la conformité aux règles fiscales et de maîtriser les coûts.
Pour faciliter cette gestion, il existe des solutions numériques telles que les logiciels ou les applications dédiées aux notes de frais. Ces outils intuitifs et pratiques permettent de gagner du temps et de simplifier le processus de validation et de contrôle.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
En termes de comptabilité, les notes de frais sont enregistrées dans le journal des achats ou le journal comptable. Voici les étapes à suivre pour les comptabiliser :
- Saisir le montant dans le journal des achats
- Débiter les comptes de charges
- Débiter le compte de TVA déductible si nécessaire
- Créditer le compte 467 du salarié
Pour une gestion comptable plus efficace des notes de frais, vous pouvez découvrir la solution Comptastart.
FAQ
Quand payer les notes de frais ?
La loi ne fixe pas de délai spécifique pour le remboursement des notes de frais par l’employeur. Cependant, il est nécessaire de procéder à ce remboursement dans un délai raisonnable, généralement d’environ 30 jours. Dans la plupart des entreprises, le remboursement des notes de frais s’effectue en même temps que le versement des salaires.
Quels frais peuvent être remboursés par l’entreprise ?
Tous les frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise peuvent être éventuellement remboursés sous la forme d’une note de frais. Il peut s’agir de frais de repas, d’hébergement, de transport, etc. Pour être remboursés, ces frais doivent être professionnels, justifiés par un document détaillant leur nature et leur montant (tel qu’une facture), et être proportionnés.
Qu’est-ce qui rentre dans les frais professionnels ?
Les frais professionnels désignent les frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité salariée et dans l’intérêt de l’entreprise. Il peut s’agir de frais de restauration, de déplacement, d’hébergement, voire même d’habillement.
Cet article vous a donné un aperçu des règles applicables aux notes de frais. Si vous avez des questions supplémentaires, n’hésitez pas à consulter les sources législatives et réglementaires suivantes : article 39 du Code général des impôts, article 93 du Code général des impôts, article 302 septies A ter A du Code général des impôts.
