Lorsque vous êtes élu du Comité Social et Économique, vous vous posez inévitablement la question du choix des logiciels de gestion du CSE. Cette interrogation concerne principalement le secrétaire ou le trésorier. Aujourd’hui, plusieurs solutions sont disponibles sur le marché, allant des logiciels tout-en-un aux solutions clés en main en passant par un savant mélange de différents outils.
Pourquoi un logiciel de gestion ?
Depuis la fusion des instances représentatives du personnel, le Comité Social et Économique a été créé dans toutes les entreprises de plus de onze salariés. Comme toute entité à piloter, il est désormais impossible de gérer le CSE sans outil informatique. La tenue de la comptabilité est le minimum requis. En effet, le CSE dispose d’un budget pour son fonctionnement, y compris une enveloppe dédiée aux œuvres sociales et culturelles. Par conséquent, une comptabilité rigoureuse est indispensable.
Le CSE devra donc au moins se doter d’un logiciel de comptabilité, par exemple :
- Sage, de la gamme professionnelle ;
- EBP compta ;
- Ciel compta ;
- iTool (version Cloud d’EBP).
Ces logiciels de gestion du CSE sont principalement destinés au trésorier. Le choix parmi les logiciels de comptabilité sera d’autant plus crucial si le trésorier du CSE n’est pas comptable de métier. Il devra pouvoir effectuer facilement les écritures comptables et le progiciel devra intégrer le plan comptable pour simplifier les saisies.
Quels sont les autres logiciels de gestion du CSE ?
Le CSE peut avoir d’autres besoins en termes de solutions informatiques, notamment dans les grandes entreprises. En effet, plus l’établissement est important, plus le nombre d’élus sera élevé. Dans ce cas, un logiciel de communication peut s’avérer indispensable pour faciliter les échanges entre les différents membres du CSE. Il doit permettre le partage d’informations, de comptes rendus de réunion ou de pistes de réflexion.
En revanche, si l’utilisation se limite aux fonctionnalités de base des courriers électroniques et de la messagerie instantanée, il est inutile d’investir dans un logiciel spécifique, surtout si l’entreprise dispose déjà de ces solutions. La création d’une liste de distribution de mails dédiée au CSE peut suffire.
Logiciels pour la gestion des œuvres sociales et culturelles
En plus de la gestion propre au fonctionnement du CSE, il peut être intéressant d’examiner les solutions liées aux activités sociales et culturelles. Le CSE gère un volet destiné aux salariés, qui nécessite une solution en ligne permettant la gestion de ceux-ci. Le comité doit connaître la liste exhaustive des salariés afin de leur transmettre toutes les informations accessibles. Dans ce cas, un logiciel de newsletter peut être particulièrement pertinent. Il permettra de communiquer à la fois les informations officielles, telles que les décisions prises lors des réunions du CSE, mais aussi les avantages dont les salariés peuvent bénéficier.
Tout comme le CE précédemment, le CSE gère les offres spéciales, les activités et les loisirs auxquels les salariés peuvent avoir accès.
Si le CSE publie fréquemment des offres pour des événements ou la possibilité d’obtenir des billets à prix réduit, il peut être judicieux de disposer d’un logiciel de billetterie. Cela permettra d’encaisser facilement les paiements par chèque et virement des bénéficiaires.
Quels logiciels de gestion du CSE existent sur le marché ?
Il existe aujourd’hui une multitude de logiciels et de solutions en ligne pour répondre aux différents besoins évoqués précédemment. Vous pouvez choisir différents logiciels, un par besoin, afin de créer une solution personnalisée. Par exemple, utiliser un logiciel de comptabilité, un autre pour la messagerie et une solution en ligne pour les newsletters et la billetterie. L’autre option consiste à choisir un logiciel de gestion tout-en-un. Il existe des logiciels généralistes comme Evoliz ou Wavesoft pour les TPE et PME, ainsi que d’autres spécialisés dans la gestion du CSE, tels que DédicaCE, HelloCE, Kalidéa, Comiteo et ProwebCE.
Ces solutions regroupent la plupart des fonctionnalités mentionnées précédemment, notamment une billetterie, un logiciel de comptabilité et une base de données pour la gestion des bénéficiaires du comité. Cependant, il convient de rester vigilant face à certaines pratiques commerciales trompeuses. Certains commerciaux encouragent le financement de ces plateformes logicielles par le budget de fonctionnement. Bien que ces logiciels permettent effectivement de gérer la comptabilité du CSE, ils se concentrent principalement sur une plateforme de billetterie et de remises en tout genre !
Combien ça coûte ?
Si vous optez pour l’option de cumuler plusieurs logiciels, vous pouvez vous en sortir à moindre coût. En effet, de nombreuses solutions gratuites sont disponibles en ligne. Par exemple, pour les newsletters, il existe de nombreuses options gratuites qui offrent les fonctionnalités de base, comme Mailchimp ou Jetmail. Les versions Premium sont payantes. De même, de nombreuses billetteries en ligne sont disponibles, telles que Billetweb ou Weezevent. Pour la communication et la messagerie, vous pouvez utiliser les solutions déjà existantes dans votre entreprise : Outlook, Skype ou Gmail.
Les prix varient généralement de 25€ à plusieurs centaines d’euros par mois par salarié, en fonction de la gamme de fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs.
Quel logiciel choisir, alors ?
Comme souvent, la réponse est : cela dépend. Si vous faites partie d’un petit CSE, dans une petite entreprise par exemple, la gestion peut se limiter à un simple tableur Excel et quelques solutions en ligne gratuites. Cela suffit généralement lorsqu’il y a peu de sujets et d’offres à traiter. En revanche, pour les grandes entreprises, une étude de marché est nécessaire. Bien souvent, cumuler plusieurs solutions gratuites peut rapidement devenir contraignant et chronophage.
Dans ce cas, une solution clé en main conçue spécifiquement pour les CSE peut être étudiée. Elle optimisera la gestion des ressources du CSE et pourra également se révéler économique en regroupant toutes les fonctionnalités nécessaires en un seul abonnement.
Comment s’y retrouver ?
Pour y voir plus clair parmi la multitude d’offres disponibles, voici quelques conseils. Tout d’abord, prenez le temps de comparer. De nombreux sites proposent des comparatifs, non seulement sur les prix, mais aussi sur les fonctionnalités des logiciels. Vous pourrez ainsi éliminer ceux qui ne répondent pas à vos besoins. Ensuite, demandez des avis et des recommandations. Les avis des clients peuvent grandement vous aider dans cette phase de comparaison.
Enfin, n’hésitez pas à tester les logiciels. La plupart d’entre eux proposent une démonstration gratuite et sans engagement. Manipuler un logiciel est la meilleure façon de l’évaluer, tant en termes de fonctionnalités que de facilité de prise en main. Un logiciel intuitif, personnalisable et facilement paramétrable est toujours plus agréable à utiliser !
Conclusion
Il existe de nombreuses façons de gérer le fonctionnement et les œuvres du CSE. De nombreux logiciels de gestion du CSE tout-en-un sont disponibles sur le marché, tout comme des solutions au cas par cas. Le choix d’un logiciel dépend des besoins spécifiques du CSE. Inutile d’acheter une solution exhaustive et coûteuse pour un petit CSE. D’un autre côté, des économies à court terme peuvent entraîner une perte de temps et d’argent si le CSE a besoin d’un logiciel de gestion performant. Prenez le temps de bien évaluer vos besoins, de comparer les offres disponibles et n’hésitez pas à tester les logiciels avant de faire votre choix.
