Un aperçu des processus de gestion de projet
Chaque projet, qu’il s’agisse de la construction d’un bâtiment, du lancement d’une application ou de la mise en place d’une campagne marketing, nécessite un ensemble de processus pour atteindre ses objectifs. Ces processus sont essentiellement similaires, quel que soit le secteur ou le type de livrable. Alors, quels sont ces processus et en quoi consistent-ils ?
Les 5 étapes de gestion de projet
Le guide du Project Management Body of Knowledge (PMBOK) divise la gestion de projet en 5 phases ou “groupes de processus”. Ces groupes de processus sont généralement définis comme suit :
L’étape de lancement
Pendant cette phase, le projet est conceptualisé et sa faisabilité est évaluée. Selon SME Toolkit, les activités à réaliser pendant ce processus comprennent la définition des objectifs du projet, de son périmètre, l’identification du chef de projet et des parties prenantes clés, l’identification des risques potentiels, ainsi que l’estimation du budget et du temps nécessaires.
L’étape de planification
Ensuite, le chef de projet crée un plan pour guider l’ensemble du projet, de l’idée à la réalisation. Ce plan inclut le périmètre du projet, les ressources nécessaires à la création des livrables, l’estimation de la durée et des coûts du projet, la stratégie de communication utilisée pour tenir toutes les parties prenantes informées, le plan d’exécution et la proposition de maintenance. Si le projet n’a pas encore été approuvé, ce plan servira de chemin critique pour convaincre.
L’étape d’exécution
Pendant cette phase, le chef de projet dirige les achats nécessaires au projet et forme l’équipe. De plus, l’atteinte des objectifs du projet nécessite une gestion efficace des membres de l’équipe opérationnelle. Le chef de projet est chargé de déléguer et de suivre le travail sur le projet tout en entretenant de bonnes relations avec tous les membres de l’équipe, en respectant les délais et le budget. Il doit donc être très organisé et être un leader exceptionnel : il doit résoudre les difficultés rencontrées par l’équipe tout au long du projet, en communiquant régulièrement avec tous les membres de l’équipe et toutes les parties prenantes.
L’étape de suivi et de contrôle
Pendant ce groupe de processus, le chef de projet mesure précisément l’avancement du projet pour s’assurer qu’il se déroule correctement. Des documents tels que la collecte de données et des rapports de statut écrits ou oraux peuvent être utilisés. “Le suivi et le contrôle sont étroitement liés à la planification du projet. La planification détermine ce qui doit être fait, le suivi et le contrôle déterminent la qualité de ce qui est fait” explique SME Toolkit. “Le suivi détecte les actions correctives nécessaires ou les changements à apporter au projet pour qu’il reste sur la bonne voie.”
L’étape de clôture
Le processus de clôture intervient une fois que les livrables du projet ont été produits et validés par les parties prenantes. Pendant cette phase, le chef de projet termine les contrats avec les fournisseurs, les sous-traitants et les consultants. Toute la documentation est archivée et un rapport final du projet est produit. De plus, la dernière partie du plan de projet, à savoir le plan de dépannage et de maintenance, est mis en place.
Techniques de gestion de projet
Bien que le processus standard de gestion de projet soit relativement stable, le style de chaque chef de projet est personnel. En réalité, il existe plusieurs approches différentes que les chefs de projet peuvent adopter pour gérer leurs projets à travers ce processus. Les approches les plus courantes peuvent être classées comme suit :
- Les méthodologies traditionnelles, séquentielles, telles que la cascade ou le chemin critique, sont généralement adaptées aux projets qui produisent un produit physique, tangible, comme un bâtiment ou un ordinateur.
- Les méthodologies Agile, comme Scrum, Kanban, Extreme Programming et Adaptive Project Framework, ont été créées pour les développeurs de logiciels et sont adaptées aux projets dont les tâches et les priorités sont changeantes.
- Les approches qui se concentrent sur la gestion des changements, comme la méthode de la chaîne d’événements, prennent en compte la possibilité d’un changement majeur au cours du projet et permettent une certaine flexibilité.
- Une approche basée sur les processus, comme la méthode Lean, se concentre sur l’efficacité et les économies et peut être appliquée à presque tous les secteurs.
Le choix de la technique de gestion de projet la plus appropriée dépendra du projet, de l’entreprise et du chef de projet.
Les compétences nécessaires pour réussir
Pour assurer un déroulement fluide du processus de gestion de projet, les chefs de projet doivent posséder de nombreuses compétences et expertises. Les chefs de projet qui réussissent sont très organisés, attentifs aux détails, ont une vision globale des objectifs de l’entreprise, savent gérer les risques, communiquent efficacement et sont de bons leaders. Selon le Project Management Institute, il est également utile d’être ouvert à l’autoévaluation.
Pour aller plus loin :
- Gestion de projets ascendante et descendante : exploiter les avantages de chaque approche
- Qu’est-ce que la gestion des ressources et pourquoi est-ce important ?
- Les bases de la gestion de projet : 6 étapes pour un plan infaillible
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