Un service achats bien organisé et structuré commence par une définition claire de ses rôles, objectifs, et des fonctions des employés impliqués. Faisons un point sur quelques généralités qui vous aideront à positionner efficacement le service Achats de votre entreprise.
Les missions du service Achats
Dans les grandes lignes, un service achats a pour missions stratégiques de :
- Contribuer à améliorer les résultats financiers.
- Piloter l’amélioration continue à travers des relations avec les fournisseurs.
- Protéger l’entreprise en gérant les ruptures d’approvisionnement, les litiges et les incidents.
Le coeur du métier consiste avant tout à satisfaire les besoins des clients internes en obtenant les meilleures performances des fournisseurs en termes de qualité, coût, délais et services, tout en optimisant les coûts totaux.
Les objectifs du service Achats
La définition des objectifs du service Achats se fait en lien avec une stratégie, elle-même en relation avec une politique d’achats. Ensuite, ces objectifs sont déclinés pour chaque famille de produits et/ou chaque collaborateur. Un objectif d’achat, tout comme en management, doit être “SMART” :
- Spécifique (précis)
- Mesurable (associé à un indicateur)
- Ambitieux (impliquant un effort)
- Réaliste (accessible)
- Temporel (planifié dans le temps, avec suivi, évaluations et validation finale).
La composition du service Achats
Pour constituer le service achats au sein de votre entreprise, vous devez avoir identifié et formalisé les principaux postes nécessaires. Voici quelques-uns des postes clés :
- Directeur et responsables : en charge du management, du reporting, de la communication, et directement responsables des achats stratégiques ou critiques. Le directeur participe à la définition de la stratégie.
- Acheteurs : ils peuvent appartenir à trois typologies différentes :
- Acheteur Famille : responsables du processus achats pour une catégorie de produits sur un site.
- Acheteur Projet : intégrés aux équipes projet, en charge de la coordination avec les acheteurs Famille, et intégrant des fonctions de veille et d’innovation.
- Acheteur Leader : responsables des processus achats par catégorie de produits, mais sur plusieurs sites.
- Responsable Qualité : gère le contrôle réception et les audits. Il peut appartenir au service achats ou au service qualité.
D’autres postes peuvent être nécessaires, de manière plus exceptionnelle selon les secteurs et les industries :
- Développeur fournisseur : chargé de transmettre les bonnes pratiques et les méthodes du client chez les fournisseurs, afin d’améliorer la qualité globale des échanges et l’homogénéité du suivi qualité.
- Contrôleur de Gestion pour la fonction Achats : alimente et maintient la base de données des achats, contrôle les rapport prix/coûts et établit les rapports.
- Responsable méthodes pour la fonction Achats : référent pour la mise en place et l’utilisation du SRM (Supplier Relationship Management) et de l’intranet achats. Il mène les projets d’amélioration des outils et du processus d’achat.
Ces différents postes, lorsqu’ils n’existent pas complètement, peuvent faire l’objet de missions confiées à un ou plusieurs acheteurs ou responsables. Enfin, toute la fonction achats doit disposer d’un support juridique, soit externe (par le biais d’une liaison étroite avec des cabinets d’avocats), soit interne (avec un responsable qui assume le rôle de référent juridique pour tous les contrats et litiges).
