La cartographie des processus est un modèle graphique utilisé par les entreprises pour mettre en évidence les processus internes et identifier les liens logiques qui les unissent. Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ? En d’autres termes, la cartographie des processus consiste à créer une représentation visuelle d’un flux de travail, mettant en évidence une série d’événements. Cette démarche permet d’optimiser la gestion et la planification des tâches, dans le but d’améliorer continuellement les performances de l’organisation.
Les trois types de processus à cartographier
Lors de la réalisation d’une cartographie des processus, il est important de distinguer les trois grands types de processus qui peuvent être visualisés :
- Les processus opérationnels qui décrivent comment le produit ou le service est délivré au client.
- Les processus support qui mettent en avant les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la réalisation des processus.
- Les processus de management (également appelés processus de pilotage) qui mettent en évidence les axes organisationnels et stratégiques, et servent d’outils d’aide à la décision pour la direction.
Pourquoi mettre en place une cartographie des processus ?
Le but de la cartographie des processus est d’apporter une compréhension globale du fonctionnement de l’entreprise. Cette représentation visuelle permet de montrer comment l’entreprise s’organise, de l’identification du marché jusqu’au client final. En vous aidant à visualiser le fonctionnement global de vos différents processus, la cartographie des processus facilite la mise en place d’un système de management de la qualité (SMQ) et vous aide à respecter les exigences de la norme ISO 9001.
Mieux comprendre les pratiques au sein de l’entreprise
La cartographie des processus permet de mieux comprendre les pratiques des collaborateurs à chaque étape du processus. Cela facilite leur intégration et leur formation, en favorisant l’amélioration continue. De plus, cette démarche permet d’identifier les interactions et les éventuels problèmes entre les différents processus de l’entreprise.
Lever les freins et optimiser les processus
En mettant en évidence les freins qui ralentissent le bon déroulement d’un processus, la cartographie permet de savoir précisément à quelle étape ils surviennent. Cette information est essentielle pour les lever et trouver des solutions adaptées, afin d’optimiser les processus et améliorer la performance de l’organisation.
Impliquer davantage les collaborateurs et booster la performance
La cartographie des processus montre à chacun comment se déploie une chaîne d’événements et quel est son rôle spécifique au sein de cette succession. Cette prise de conscience favorise une plus grande implication et une meilleure efficacité de chaque collaborateur.
Garantir la conformité des processus
La vision globale du fonctionnement de l’entreprise permise par la cartographie des processus permet à la direction de garder un œil sur la conformité réglementaire de chaque processus et de chaque étape. Elle facilite également la préparation des prochains audits qualité pour les différents services.
Les étapes de la cartographie des processus
La cartographie des processus consiste à modéliser toutes les étapes d’un processus en suivant une méthodologie “input-processus-output”. Voici les étapes nécessaires pour réaliser une cartographie des processus :
- Déterminer les objectifs du processus et suivre les indicateurs pertinents.
- Comprendre les attentes des clients ciblés par le processus.
- Définir les entrées (input) et les sorties (output) du processus.
- Identifier les ressources nécessaires au bon fonctionnement du processus.
- Identifier les fournisseurs intervenant dans le processus.
- Déterminer les règles opérationnelles et évaluer si elles apportent de la valeur ajoutée.
- Spécifier la documentation utilisée pour modéliser le processus.
- Détecter les axes d’amélioration pour optimiser le processus.
La cartographie des processus : un outil essentiel pour votre entreprise
La cartographie des processus est indispensable pour améliorer votre entreprise pour trois raisons principales :
1. La communication
La cartographie des processus permet de mieux communiquer au sein de l’entreprise, en aidant chaque collaborateur à comprendre son rôle et à se situer dans l’organisation. Elle facilite également la compréhension de l’importance de la satisfaction client et de l’écoute du marché.
2. La recherche de l’efficience
La cartographie des processus permet d’identifier les conséquences d’une économie de moyens sur un processus, ainsi que les avantages de l’allocation de ressources supplémentaires. Elle favorise également la prise en compte de la satisfaction des clients internes pour améliorer la productivité.
3. La gestion des interfaces
La gestion des interfaces entre les processus est une partie cruciale de la cartographie des processus. Elle permet de détecter les points de rétention, les écarts et les opportunités d’amélioration pour faciliter l’organisation de la structure. De plus, elle aide à gérer efficacement les changements au sein de l’entreprise.
En conclusion, la cartographie des processus est un outil essentiel pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise. Elle permet une meilleure compréhension des pratiques internes, l’optimisation des processus, l’implication des collaborateurs, et garantit la conformité réglementaire. En utilisant cette méthode, vous pouvez créer une organisation plus efficace, adaptable et centrée sur la satisfaction client. Alors, n’attendez plus, mettez en place la cartographie des processus pour booster votre entreprise !
