Les projets ne peuvent avancer sans une bonne organisation. Ainsi, les managers utilisent différentes méthodes pour gérer les projets tout en respectant le budget, les ressources et les délais, en collaboration avec leur équipe. Mais qu’est-ce que la gestion de projet exactement ? Quelles méthodes appliquer pour établir et déployer des projets ? Quelles étapes suivre pour bien gérer un projet ? Comment les managers et les directeurs de projet peuvent-ils bien gérer leurs projets ? Nous vous expliquons tout en détail.
Comment définir la gestion de projet ?
La gestion de projet, ou le management de projet, consiste à organiser le déroulement complet d’un projet, de sa phase de conception à sa phase finale. Pour cela, il est nécessaire de définir les objectifs, les ressources humaines et matérielles nécessaires, le budget, les délais et les éventuelles contraintes.
Quelles sont les principales étapes de la gestion de projet ?
La gestion de projets ne s’improvise pas. Chaque projet étant différent, il n’existe pas de méthode miracle pour réussir un projet. Il convient de sélectionner la méthode la plus appropriée pour chaque projet. Cependant, certaines étapes clés sont généralement communes à toutes les méthodes de gestion de projet :
Conception
Il s’agit de déterminer les objectifs à atteindre tout en considérant les contraintes qui pourraient entraver le bon déroulement du projet (ressources humaines, délai, outils, budget, technologie, etc.).
Planification
Est-ce que le projet est faisable ? Il est temps de le planifier et de déterminer son échéancier (quelles étapes doivent être atteintes et quand ?). Le projet est détaillé à cette étape : chaque étape est décrite et les rôles de chacun sont définis. Si les compétences nécessaires ne sont pas présentes au sein de l’entreprise, il est possible de faire appel à de nouvelles ressources humaines (recherche de nouveaux employés, intervenants extérieurs, indépendants, etc.).
Exécution
Une fois les rôles et les ressources définis, il est temps de mettre en œuvre le plan d’action établi précédemment.
Contrôle
Le manager travaille en étroite collaboration avec son équipe pour s’assurer que l’échéancier prévu est respecté. Pour cela, il peut organiser des réunions hebdomadaires pour faire le point.
Clôture
Les derniers détails sont peaufinés et le projet est finalisé.
Bilan
Les équipes se réunissent pour évaluer la réussite du projet. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quelles difficultés ont été rencontrées ? Qu’est-ce qui peut être amélioré à l’avenir ?
Quelle méthode adopter pour sa gestion de projet ?
Voici différentes méthodologies utilisées par les managers et les professionnels responsables de piloter un projet. Il est important de noter que chaque gestionnaire de projet gère le projet dont il est responsable en fonction de ses compétences, de ses besoins et de ses méthodes préférées :
La méthode traditionnelle
Aussi connue sous le nom de méthode en cascade, chaque étape est suivie dans l’ordre chronologique. On ne passe pas à l’étape suivante tant que la précédente n’est pas terminée. Tout est planifié à l’avance, le planning et les rôles de chacun sont minutieusement définis. Cette méthode ne permet pas de prendre en compte l’évolution des besoins d’un client ou d’un contexte et ne tolère aucun imprévu.
La méthode Agile
Les besoins du client sont au cœur des projets avec cette méthode flexible. Le projet est découpé en plusieurs petites étapes, permettant au client de valider chaque étape au fur et à mesure. La méthode Agile garantit la satisfaction du client et minimise les retours en fin de projet.
La méthode PERT
La méthode PERT consiste à lister les tâches nécessaires à la réussite d’un projet et à les lier entre elles (chronologie et dépendance des tâches). On utilise souvent le mind mapping pour cela. Des dates de début et de fin sont attribuées à chaque tâche afin de déterminer la date de fin du projet avec précision.
Le lean management
L’objectif est d’éliminer tout gaspillage pour atteindre la meilleure performance possible et satisfaire le client. Cela implique de fournir un travail de haute qualité en limitant les délais, les coûts et les ressources. Cette méthode permet d’obtenir de bons résultats malgré des délais serrés, une petite équipe ou un budget limité.
L’approche Scrum
Comme pour la méthode Agile, le client participe activement au projet. L’équipe se réunit quotidiennement lors d’une mêlée quotidienne (ou réunion de synchronisation) pour suivre l’avancement du projet. Cette méthode repose sur des éléments fondamentaux tels que les rôles, les artefacts, les événements et les règles définis.
Il existe de nombreuses autres méthodes de gestion de projet, telles que la méthode PRINCE2 ou encore la méthode du chemin critique. De plus, l’utilisation d’outils de gestion est primordiale pour la réussite d’un projet. Chaque projet ou méthode peut nécessiter l’utilisation d’outils spécifiques tels que des logiciels de gestion, des tableaux de bord, des outils de suivi de projet, des diagrammes, des logiciels de gestion des plannings et des acteurs du projet, des échéanciers des livrables, etc.
Comment se former à la gestion de projet ?
La gestion de projet s’apprend : il est impossible de piloter des projets ou de gérer un portefeuille de projets du jour au lendemain. Acquérir des compétences spécifiques est nécessaire pour définir un projet, suivre un plan de projet et contrôler son bon déroulement. Il est possible de se former à la gestion de projet en suivant un master ou un MBA (Master of Business Administration), un diplôme de niveau bac +5 préparé en école de commerce. Pour les adultes qui ne souhaitent pas reprendre de longues études, il est également possible de suivre une formation courte pour adultes dans le cadre de la formation continue. La formation à la gestion de projet de l’IPAG Business School, par exemple, peut être suivie sur une durée de deux jours et délivre une attestation de formation. C’est une formation idéale pour développer rapidement ses compétences en matière de conduite de projet et de gestion de projet.
