La gestion des données de référence (MDM en anglais) est un ensemble d’outils et de méthodes permettant de gérer les données d’une entreprise en fonction de ses besoins commerciaux, tels que les stratégies de vente, de marketing et opérationnelles. La fonction d’un MDM est de garantir l’intégrité du référentiel de données d’une entreprise, afin que tous les services puissent accéder à des données précises, pertinentes et à jour en tout temps, à partir d’un seul point d’accès.
Aujourd’hui, toutes les entreprises ont accès à de grands volumes de données disparates et dispersées, générées soit par des logiciels internes soit par des sources externes, telles que le Big Data. Les entreprises réalisent qu’elles doivent contrôler, trier et évaluer toutes ces informations afin de pouvoir les exploiter en toute confiance.
Selon les experts, la mise en place d’un MDM représente un avantage économique et stratégique :
- Une enquête de Gartner révèle que la mauvaise qualité des données des organisations entraîne une perte moyenne de 15 millions de dollars par an.
- Un rapport d’IBM à destination du groupe ABERDEEN, une entreprise spécialisée dans la recherche internationale, indique que “les entreprises utilisant la gestion des données de référence (MDM) sont deux fois plus satisfaites de la qualité des données et de la rapidité de livraison”.
Dans cet article, nous verrons comment la gestion des données de référence simplifie la gestion des données commerciales à travers les sujets suivants :
- Qu’est-ce que les données de référence d’une entreprise ?
- Quelles sont les fonctions d’un MDM ?
- Pourquoi mettre en place un MDM ?
- MDM et Big Data ?
- L’intégration des applications d’entreprise (EAI), un outil de partage et d’échange de données de référence.
Qu’est-ce que les données de référence d’une entreprise ?
En informatique, les données sont classées comme des informations codées de base : l’identifiant d’un client, un code postal, un numéro de commande, etc.
La définition des données de référence pour la gestion des données de référence varie en fonction de l’utilisateur ou du besoin. Par exemple, pour un opérateur, il s’agit de structurer les informations commerciales : un compte client pour un responsable des ventes, un compte de comptabilité pour un chef comptable, etc.
Pour un chef de projet commercial, les données de référence sont les informations partagées entre plusieurs processus commerciaux. Par exemple, un compte client est accessible par les services des ventes, du marketing et de la comptabilité.
Dans le cas d’un responsable de projet informatique, les données de référence sont l’ensemble de données utilisées dans différentes solutions logicielles, telles que la gestion de la relation client (CRM), la gestion commerciale et la comptabilité.
Les trois principaux types de données de base sont les suivants :
- Les données principales, qui contiennent les principaux objets commerciaux : clients, fournisseurs, marchandises, employés, etc.
- Les données consécutives qui complètent les données principales : l’adresse d’un client (rue, code postal, pays, etc.), les caractéristiques d’une marchandise (couleur, dimensions, photographie, etc.)
- Les tables de valeurs ou de facturation : taux de TVA, codes de devises, identifiants de pays, codes postaux, etc.
Au sein de l’entreprise, toutes ces données doivent respecter des critères de qualité préétablis, tels que l’unicité, l’exactitude, l’exhaustivité, la conformité, la cohérence et l’intégrité. Mais les données doivent également répondre aux problématiques opérationnelles, c’est-à-dire être à jour, facilement accessibles, pertinentes et compréhensibles. Les enregistrements de données doivent également se conformer aux règles de sécurité du pays où l’entreprise est basée. En effet, ils ne doivent être accessibles qu’aux services et au personnel autorisés. L’entreprise doit également mettre en place la journalisation de l’accès et des modifications.
Prenons l’exemple des données clients, qui sont partagées et utilisées par le CRM, la gestion commerciale et la comptabilité. Ces trois systèmes conservent et utilisent des informations communes, telles que les noms et les adresses, qui viennent compléter l’entité client. Ils détiennent également et mettent à jour des informations commerciales spécifiques à leurs fonctions respectives, telles que les dates d’échange avec le service des ventes pour le CRM, le nom du vendeur du compte, l’historique des achats et les conditions de tarification pour la gestion commerciale, les comptes financiers, les paiements en attente et la date du dernier paiement pour la comptabilité.
La difficulté avec ces informations en constante évolution est de conserver un enregistrement précis de la situation des clients à tout moment. Qui est responsable de la mise à jour des adresses des clients ? Comment pouvons-nous reproduire un changement d’adresse de manière fiable et en temps réel afin que tous les services aient accès à l’enregistrement mis à jour ? Comment pouvons-nous maintenir l’exactitude des informations communes entre des applications potentiellement différentes dans différents services ? Dans quelles conditions le CRM et la gestion comptable ont-ils accès aux paiements en attente des clients ?
Quelles sont les fonctions de la gestion des données de référence ?
La gestion des données de référence est un ensemble d’outils, de méthodes, de règles et de bonnes pratiques permettant à une entreprise de gérer ses données. Un MDM dispose de tous les moyens nécessaires pour créer un référentiel des données structurantes de l’entreprise. Le champ d’intervention d’un MDM est donc énorme, car il centralisera toutes les fonctions suivantes :
- Acquisition de données : saisie directe, sources internes (traitement des applications, objets connectés, IoT) et sources externes (banques de données).
- Validation des données selon des règles syntaxiques communes, des règles de gestion commerciale et des règles de cohérence.
- Traitements de qualité, tels que la recherche et la suppression des informations en doublon, les normes ISO, etc.
- Identification des données grâce à un identifiant client unique.
- Sécurité des données (un changement d’adresse qui n’implique pas un tiers).
- Description des données : mises à jour des métadonnées.
- Transcodification : réorganisation des données entre les applications.
Selon le type de données au sein du système, ces fonctions seront réalisées directement par un outil de MDM, une application qui détient les données et accorde l’accès aux utilisateurs. Par exemple :
- Une liste de communes est importée depuis la base de données de l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) et mise à disposition des applications qui en ont besoin.
- Les clients sont créés dans le CRM et diffusés aux services de gestion commerciale et de comptabilité.
- Les paiements en attente sont mis à jour dans la comptabilité et accessibles par le personnel autorisé au sein de l’entreprise.
La gestion des données de référence sera également responsable de garantir la conformité de la gestion des données et des durées de conservation conformément aux réglementations existantes en matière de protection des données et de finances, telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) pour les données personnelles et les données comptables et financières, les normes IFRS (Normes internationales d’information financière).
Pourquoi mettre en place un outil de gestion des données de référence ?
La gestion centralisée des données de référence est bénéfique pour l’entreprise. En l’absence de gestion centralisée des données de référence, l’entreprise conserve des archives de données séparées. Cela pose problème car les données peuvent être dans différents formats, pas toujours synchronisées, et introduit le risque de données fausses, inexactes et incohérentes, ce qui coûte du temps et de l’argent à l’entreprise.
Les principes de mise en place d’un MDM sont les suivants :
- Une source de données unique et identifiée.
- La diffusion et la fourniture de données précises aux applications consommatrices de données (ERP, CRM, WMS, BI, etc.).
Les avantages d’un MDM pour votre entreprise sont les suivants :
- Gains d’efficacité grâce à l’accès à des données de qualité.
- Gains de temps pour accéder à des données précises.
- Une vue d’ensemble complète de l’ensemble des données de l’entreprise.
- Une plus grande facilité de mise en place d’outils d’analyse d’intelligence commerciale.
La gestion des données de référence et le Big Data ?
La mise en place d’un outil de gestion des données de référence permet à l’entreprise d’exploiter le Big Data à son avantage. Aujourd’hui, avec l’amélioration de la technologie, les volumes énormes de données accessibles (Big Data) sont d’une importance croissante. Ces données structurées et non structurées proviennent du Web, des données ouvertes (disponibles gratuitement pour tous), des objets connectés, etc.
Cependant, le Big Data n’est pas utilisable par l’entreprise tel quel, car il est trop nombreux, la plupart de ces données sont redondantes, disponibles dans de multiples formats et d’origine inconnue.
L’idée est donc d’utiliser un processus d’extraction, de transformation et de chargement (ETL) pour consolider les informations contenues dans un “Data Lake” vers un système de destination pouvant être utilisé comme référence. Par exemple, le hashtag #MDM si l’entreprise souhaite traiter et analyser les publications sur les réseaux sociaux concernant le MDM.
Ces informations sont traitées, qualifiées en supprimant les doublons, en traitant les incohérences, en les rendant compréhensibles et interprétables, puis peuvent être liées aux données de référence de l’entreprise pour être utilisées par les départements marketing et vente, suivre le comportement des clients, mesurer la notoriété de la marque, faire des prédictions, etc.
L’intégration des applications d’entreprise (EAI), un outil de partage et d’échange de données de référence
Le déploiement d’une intégration des applications d’entreprise (EAI) permet d’organiser la diffusion des données de référence en reliant les applications au sein d’une organisation.
L’un des principaux objectifs d’un EAI est que toutes les applications connectées partagent la même source de données. Pour chaque donnée, une source de données est définie. L’EAI diffuse ensuite les données via le bus de l’EAI, qui permet à différents systèmes de communiquer grâce à un ensemble d’interfaces partagées vers les applications qui en font la demande.
Le bus de l’EAI assure ainsi le transport et la transformation des données :
- Transformation dans un format pivot,
- Transport entre différentes applications qui fournissent les données et les applications qui les consomment.
L’EAI permet donc de définir un point d’entrée unique pour les données de référence. Il met également en place un “référentiel virtuel” de données de référence partagées avec toutes les applications métier connectées.
Il est également possible de connecter le bus de l’EAI à d’autres outils/applications afin que les utilisateurs puissent partager des informations. Par exemple, les sites web de l’entreprise, les middleware, les services web pour les applications mobiles, le Data Lake (un référentiel de données stockées dans leur format brut/naturel).
La mise en place d’un EAI dans une entreprise est donc une étape importante dans la mise en œuvre d’un projet de MDM. Il permet à la fois d’identifier les données et de mettre en place les étapes de traitement et de chargement. Mais quels sont les avantages pour l’entreprise ?
Quels sont les avantages immédiats de l’EAI pour l’entreprise ?
La mise en place d’un EAI dans un système d’information est tactique et stratégique pour l’entreprise. Ces avantages sont les suivants.
Avantages tactiques :
- Obtenir rapidement des données de base de qualité.
- Accélérer la livraison des données aux applications consommatrices.
- Supprimer les interfaces point à point et les lots de mises à jour de données dans différentes applications.
- Simplifier l’architecture du système d’information existant et mettre fin au syndrome des flux en spaghetti avec l’EAI.
Avantages stratégiques :
- Gagner en agilité pour faire évoluer le système d’information de l’entreprise.
- Simplifier l’intégration de nouvelles applications.
- Faciliter l’accès aux sources de données externes (Open Data, Big Data).
- Permettre la consolidation des filiales et des acquisitions.
En résumé, la gestion des données de référence (MDM) offre de nombreux avantages. Au-delà de la centralisation et de la mise à jour des données grâce au référentiel de données de l’entreprise, le MDM garantit l’unicité des données collectées et élimine le risque de données en double dans votre système d’information.
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