La gestion des installations est une profession qui englobe plusieurs disciplines visant à assurer la fonctionnalité de l’environnement construit en intégrant les personnes, les lieux, les processus et la technologie, selon la définition de l’International Facility Management Association (IFMA). En d’autres termes, la gestion des installations consiste à coordonner les opérations d’un établissement afin de rendre l’organisation dans son ensemble plus efficace dans ce qu’elle fait.
Le rôle de la gestion des installations
Imaginez votre établissement – le bâtiment lui-même et tout ce qui s’y trouve, tant les personnes que les objets – comme un être vivant à part entière. La gestion des installations est chargée de veiller à ce que tout fonctionne harmonieusement ensemble, et le gestionnaire des installations est responsable de maintenir l’établissement en vie.
Le terme « installation » désigne toute une gamme d’établissements qui servent un objectif plus vaste, tels que la fourniture de biens et de services. Dans le sens le plus traditionnel, cela concerne les usines et les bureaux, mais le terme « installations » comprend également les écoles, les prisons, les complexes sportifs, les hôpitaux, les hôtels et les établissements de vente au détail.
Chacun de ces établissements est une organisation complexe composée de personnes, d’équipes, de départements, d’espaces, d’équipements, de technologies, et plus encore. La gestion des installations consiste à coordonner l’ensemble de ces éléments au sein de l’établissement afin que les opérations se déroulent sans heurts. Étant donné l’ampleur de la tâche, la gestion des installations peut être assez intimidante. Cependant, le logiciel de gestion des installations simplifie un processus sinon très complexe. Les responsables des installations utilisent un logiciel de gestion des installations pour identifier et planifier les tâches, tenir des registres, prendre des décisions concernant les installations, et bien plus encore.
La portée de la gestion des installations
Dans un sens général, la gestion des installations peut être considérée comme la gestion de tout ce qui se trouve au sein des opérations de l’établissement, mais nous pouvons utiliser les informations de l’International Facility Management Association pour la limiter. En 2009, l’IFMA a identifié onze compétences clés de la gestion des installations, qui incluent notamment :
- Communication
- Préparation aux urgences et continuité des activités
- Gestion de l’environnement et développement durable
- Finance et affaires
- Facteurs humains
- Leadership et stratégie
- Opérations et maintenance
- Gestion de projet
- Qualité
- Gestion immobilière et immobilière
- Technologie
Les responsabilités d’un gestionnaire des installations
Au-delà de la gestion de la maintenance des bâtiments, vous vous demandez peut-être ce qu’un gestionnaire des installations fait concrètement. Voici quelques responsabilités importantes d’un gestionnaire des installations :
- Allouer efficacement l’espace et superviser l’aménagement des installations.
- Veiller à la conformité aux réglementations gouvernementales, qui peuvent inclure tout, des accès pour les personnes handicapées à la gestion des matières dangereuses en passant par le maintien de conditions de travail sûres.
- Élaborer un plan de continuité des activités afin qu’une entreprise puisse se remettre rapidement en cas d’incendie ou de défaillance.
Beaucoup de ces tâches sont coordonnées grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des installations. Par exemple, ce logiciel peut aider à suivre les espaces et les biens, à tenir des registres pour les besoins de reporting, ainsi qu’à garantir que l’établissement est conforme aux dernières normes de l’IFMA. C’est souvent un travail ingrat, car lorsque tout fonctionne normalement comme il se doit, personne ne réalise tout ce qui se passe en coulisses.
Les objectifs de la gestion des installations
Le gestionnaire des installations a plusieurs objectifs organisationnels en tête. Il s’agit notamment de :
- Veiller à ce que les opérations se déroulent efficacement
- Assurer la sécurité des travailleurs
- Respecter les codes du bâtiment et les réglementations gouvernementales
- Économiser de l’argent
- Améliorer la productivité
- Créer un environnement agréable pour les clients
Les gestionnaires des installations utilisent un logiciel de gestion des installations car il peut les aider à suivre et à atteindre ces objectifs.
En conclusion, la gestion des installations est une coordination complexe de tout ce qui se passe au sein d’un établissement. Heureusement, la gestion des installations est rendue beaucoup plus gérable et efficace grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des installations.
