Les processus de formation désignent l’ensemble des règles, des outils de gestion de la formation, des actions et des interactions réalisées dans le cadre de la politique de formation en entreprise. Ils sont généralement sous la responsabilité du service formation ou du service des ressources humaines. Selon la taille de l’entreprise et sa politique de formation, ces processus peuvent être plus ou moins nombreux et codifiés.
Les processus de formation : une définition concrète
En pratique, les processus de formation incluent traditionnellement toutes les actions permettant de constituer et d’exécuter le plan de formation :
- La définition des grandes lignes de la politique de formation et des budgets associés.
- L’établissement et la diffusion d’un catalogue de formation.
- La collecte des besoins de formation des collaborateurs.
- Les cycles de validation et de prise de décision.
- La communication continue auprès des collaborateurs tout au long de la création et de l’exécution du plan de formation.
- La planification des sessions, la gestion des réservations et des inscriptions des stagiaires.
- La gestion administrative des formations (conventions, convocations, feuilles de présence, facturation, etc.).
- Le suivi budgétaire.
- L’évaluation et le suivi du retour sur investissement des actions de formation réalisées.
Les enjeux des processus de formation
La politique de formation est un élément crucial pour les entreprises du XXIe siècle, car elle assure leur compétitivité et leur attractivité. Il est donc essentiel que cette politique soit menée de manière efficace et transparente par les responsables de formation, afin de maximiser son impact. Elle permet également d’aligner les compétences des collaborateurs avec les besoins de développement de l’entreprise. Ainsi, les processus de formation mis en place doivent accorder une grande importance à l’analyse des besoins de l’entreprise, afin que le plan de formation élaboré soit efficace et parfaitement adapté.
Un autre enjeu des processus de formation concerne la productivité des gestionnaires de formation. En effet, la gestion opérationnelle et administrative ne doit pas se faire au détriment de leurs missions d’ingénierie pédagogique. Il est donc essentiel pour les entreprises d’optimiser les processus de formation afin d’assurer une meilleure efficacité de la politique de formation et de permettre aux gestionnaires de se concentrer sur leur mission principale : former.
De plus, avec la multiplication des processus de formation, il y a également une multiplicité d’acteurs impliqués (direction, représentants du personnel, collaborateurs, services RH, prestataires externes, etc.). Il est donc primordial de garantir l’implication de tous, en particulier des collaborateurs, afin qu’ils se sentent concernés et engagés dans la politique de formation.
Skillup : un outil 100% digital pour optimiser les processus de formation
Dans cette optique, Skillup propose une solution SaaS collaborative de gestion de la formation qui vise à optimiser l’ensemble des processus de formation dans un double objectif :
Améliorer la productivité des gestionnaires RH grâce à une suite d’outils dédiés qui permettent de rationaliser la gestion administrative : faciliter la constitution d’une offre de formation personnalisée, créer un portail collaborateurs pour recueillir leurs besoins, mettre en place un plan de formation en ligne, gérer les inscriptions et les réservations en ligne, suivre le budget formation, et évaluer les actions de formation. En moyenne, les gestionnaires RH économisent 40% de leur temps grâce à Skillup.
Impliquer les collaborateurs en les rendant acteurs de leur parcours de formation, dès la phase de recueil des besoins.
Avec Skillup, les entreprises peuvent ainsi optimiser leurs processus de formation, améliorer leur efficacité et garantir l’implication de tous les acteurs concernés.
