Imaginez-vous échoué sur une île déserte. Quelles sont les trois choses que vous voudriez avoir avec vous ? Vous en avez choisi trois ? Super! Vous venez de pratiquer la gestion des ressources. Vous avez un objectif (survivre) et vous devez décider comment atteindre cet objectif avec le moins de ressources possible (trois éléments). Dans le monde des affaires, cependant, ce n’est pas toujours aussi simple. La gestion des ressources nécessite une compréhension approfondie et une transparence de vos objectifs et de vos capacités. En créant un bon processus de planification des ressources, vous assurez une efficacité maximale et surveillez l’utilisation de vos ressources.
Qu’est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources est un processus de planification et d’allocation des ressources visant à maximiser l’efficacité.
Une ressource est tout ce qui est nécessaire pour réaliser une tâche ou un projet – cela peut être les compétences des employés ou l’utilisation d’un logiciel. Par exemple, la planification d’un événement comprend des ressources telles que la planification des heures de travail des employés, la planification de l’utilisation des supports publicitaires par les fournisseurs, l’utilisation d’un logiciel pour enregistrer les participants, ainsi que le budget complet, des cadeaux publicitaires au service traiteur.
Pourquoi la gestion des ressources est-elle importante ?
La gestion des ressources fait partie de la gestion de projet et consiste à faire plus avec moins. Personne n’aime le gaspillage, surtout pas en affaires. La gestion des ressources se concentre sur l’optimisation et l’efficacité. Lorsque vous savez ce dont vous avez besoin pour réussir un projet, vous êtes en mesure de planifier de manière efficace et d’utiliser ces ressources de manière économique.
Pour certaines entreprises, l’efficacité économique optimale est si importante qu’elles engagent quelqu’un spécifiquement pour s’occuper de la gestion des ressources : le responsable des ressources. Alors que le chef de projet est responsable de la création et de l’attribution des tâches pour exécuter le projet, le responsable des ressources est responsable de fournir les ressources nécessaires pour que le projet soit un succès.
Quels sont les avantages de la gestion des ressources ?
- Évite les interruptions imprévues : En comprenant bien vos ressources à l’avance et en planifiant leur utilisation, vous pouvez résoudre les erreurs ou les lacunes avant qu’elles ne se produisent.
- Prévient l’épuisement professionnel : Une gestion efficace des ressources évite la surcharge de travail ou la dépendance à l’égard des ressources, car elle donne un aperçu de la charge de travail de l’équipe.
- Offre un filet de sécurité : Supposons que le projet n’ait pas réussi en raison d’un manque de ressources (cela peut arriver). La planification et la gestion des ressources peuvent prouver que vous avez fait tout ce qui était possible avec les moyens disponibles.
- Crée de la transparence : Les autres équipes peuvent avoir un aperçu de la capacité de votre équipe et planifier en conséquence, en voyant si votre équipe est déjà surchargée ou si elle est disponible pour prendre en charge un nouveau projet.
- Mesure l’efficacité : En comprenant en général ce qui est nécessaire pour gérer et exécuter un projet à venir, vous pouvez planifier efficacement et mesurer le retour sur investissement.
Source: Gartner
Quelles sont les techniques de gestion des ressources ?
Voyons maintenant comment commencer à mettre en œuvre la gestion des ressources sur l’ensemble de vos projets.
1. Allocation des ressources
L’allocation des ressources permet de tirer le meilleur parti des ressources disponibles. Basée sur les compétences et les capacités des membres de l’équipe, l’allocation des ressources consiste à aborder les projets en utilisant les ressources disponibles de la manière la plus efficace possible.
Pour avoir une vue d’ensemble claire de l’allocation, les chefs de projet utilisent souvent des rapports d’allocation des ressources. Ces rapports fournissent pratiquement tout, des données générales à une description détaillée de la disponibilité des ressources. Cela vous permet d’éviter les retards et les dépassements de budget. Plus les fonctionnalités de reporting que vous avez à votre disposition sont bonnes, plus vous avez de transparence et d’efficacité dans vos projets.
2. Alignement des ressources
Une autre technique de gestion des ressources est l’alignement des ressources. Cette technique vise à déterminer si des ressources sont sous-utilisées ou utilisées de manière inefficace au sein de l’entreprise et à y remédier. Par exemple, si un auteur de contenu a également des compétences en conception graphique, vous pourriez l’ajouter à l’équipe de conception pour les petites tâches de contenu nécessitant également un travail graphique. Ainsi, l’équipe de conception n’a pas besoin de faire appel à un pigiste lorsque des demandes graphiques se multiplient.
3. Prévision des ressources
Avoir un plan de gestion des ressources est essentiel si vous voulez optimiser l’efficacité des personnes, des matériaux et du budget. La prévision des ressources aide à prédire les besoins futurs en ressources avant le début d’un projet. Pendant les phases de planification d’un projet, la prévision des ressources détermine l’envergure du projet, les contraintes possibles, les coûts imprévus et les risques potentiels.
Pour être capable de faire de telles prédictions, un chef de projet doit être très familier avec le cycle de vie et les objectifs d’un projet, ainsi qu’avoir une vue d’ensemble des ressources disponibles dans l’entreprise. Les logiciels de gestion de projet offrent ce niveau de transparence ainsi qu’un accès facile à vos projets et ressources en un seul endroit.
Quels sont vos outils préférés pour la gestion des ressources ?
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