La gestion des voyages d’affaires, également connue sous le nom de travel management, concerne la planification, l’exécution et l’analyse des voyages professionnels. Il existe des travel managers externes et internes (également connus sous les noms de business travel managers, responsables des voyages ou agents de voyages). Les professionnels externes sont engagés par les entreprises via des agences spécialisées. En interne, les tâches de gestion des voyages sont généralement confiées aux assistantes ou assistants de direction.
Selon la taille de l’entreprise et le nombre de déplacements professionnels, il n’est pas toujours nécessaire d’avoir un travel manager dédié pour prendre en charge les missions de gestion des voyages.
Le processus de gestion des voyages d’affaires
Qu’il soit géré en interne ou externalisé, le processus de gestion des voyages d’affaires se déroule généralement comme suit :
1. Évaluer la nécessité du voyage d’affaires
Un voyage d’affaires doit être soigneusement planifié. Outre les risques tels que la maladie, la pollution environnementale et l’augmentation des coûts du carburant et de la restauration peuvent être des raisons de remettre en question les voyages d’affaires. Cependant, une réunion en personne ne peut souvent pas être entièrement remplacée par une visioconférence ou un appel téléphonique, ce qui justifie généralement un voyage d’affaires. Grâce à une bonne gestion des voyages, les efforts et les coûts peuvent être planifiés à l’avance, de sorte que le voyage se déroule de manière aussi efficace que possible.
2. Contrôler les politiques de voyage de l’entreprise
Si les voyages d’affaires jouent un rôle important dans une entreprise, des politiques de voyage sont généralement établies. Ces politiques fixent aux travel managers les limites de prix pour les hébergements ainsi que les modes de transport à privilégier. Ils définissent également la collaboration avec des agences de voyages spécifiques et des sociétés de gestion des voyages, qui proposent des conditions négociées. Un budget global est généralement également fixé.
3. Coordonner les conditions cadres
Une fois que la décision de faire un voyage d’affaires est prise, les conditions cadres sont définies en premier lieu. Le travel manager organise en accord avec le voyageur des rendez-vous avec les collègues sur place. Ensuite, le responsable des voyages d’affaires recherche l’hébergement approprié ainsi que les modes de transport adéquats. Ce n’est qu’après que toutes les parties prenantes et la direction ont donné leur accord sur les conditions cadres créées que la réservation devient contraignante. Si des politiques de remboursement des frais de voyage sont déjà établies dans l’entreprise, les employés peuvent organiser leur voyage d’affaires de manière autonome grâce à un logiciel de gestion des voyages adapté.
4. Mise à jour du planning de voyage d’affaires
Ce plan enregistre tous les détails du voyage, y compris les heures de départ, d’arrivée, les rendez-vous, les adresses ainsi que les politiques et réglementations de voyage actuelles.
5. Préparation des documents
Tous les documents nécessaires pour les rendez-vous à l’étranger, l’enregistrement aux transports et à l’hébergement, ainsi que les codes d’accès sont fournis au voyageur. Ces informations sont généralement fournies sous forme de documents imprimés dans une chemise et/ou sous forme numérique, ouvrables sur smartphone et tablette. Il est également important de noter que, surtout lorsqu’un voyage d’affaires est lié à un séjour à l’étranger plus long, il appartient aux travel managers de rassembler et éventuellement de demander d’autres documents à l’avance, tels que le passeport ou un permis de travail.
6. Coordination des problèmes
La gestion des voyages d’affaires planifie le voyage en détail et prévoit également des marges de temps pour faire face aux retards de train ou aux réunions décalées. Cependant, des événements imprévus se produisent régulièrement et doivent être résolus spontanément. En cas d’annulation de vol, de maladie d’un partenaire commercial ou de panne de voiture de location, l’assistant de direction est là pour vous aider.
7. Remboursement des frais de voyage et contrôle
Outre les frais d’hébergement, de vol ou de location de voiture, les frais de restauration au restaurant, de stationnement ou de taxi sont pris en compte dans le remboursement des frais de voyage. Ces frais doivent être justifiés par des reçus ou l’extrait de carte de crédit. Une fois tous les reçus vérifiés, ils sont évalués et comparés aux indemnités forfaitaires de voyage et aux valeurs des avantages en nature. Dans le cadre du contrôle qui suit, l’objectif de la gestion des voyages est d’examiner la composition des coûts de voyage, d’identifier les opportunités d’économies ultérieures et d’optimiser l’efficacité des voyages d’affaires dans l’ensemble.
8. Gestion des risques dans la gestion des voyages
La gestion des risques a pris de l’importance avec la pandémie. Après un voyage d’affaires, les travel managers en tirent des conclusions importantes : les efforts consentis sont-ils justifiés au regard des risques réels qui se sont présentés par la suite ? Devrait-on envisager une solution numérique la prochaine fois dans des circonstances similaires ? Et les mesures de prévention prises précédemment étaient-elles suffisantes ? Les nouvelles connaissances sont ensuite éventuellement intégrées aux politiques de voyage de l’entreprise après une analyse approfondie.
