Bienvenue dans cet article dédié à la méthode Kanban et à la façon dont elle peut améliorer la gestion de vos projets. Que vous soyez chef de projet ou membre d’une équipe, vous savez que la gestion de projet peut être complexe et stressante.
Heureusement, la méthode Kanban peut simplifier le processus et améliorer l’efficacité de votre équipe. En utilisant Kanban, vous pouvez organiser votre travail de manière claire et précise, tout en favorisant une communication transparente et une collaboration efficace entre les membres de l’équipe.
Dans cet article, nous allons vous présenter les principes fondamentaux de la méthode Kanban et comment elle peut aider votre équipe à travailler plus efficacement. Nous allons également vous proposer certains des meilleurs outils Kanban disponibles sur le marché pour vous aider à démarrer rapidement. Prêt à découvrir comment Kanban peut améliorer votre gestion de projet ? Alors, poursuivez votre lecture !
Qu’est-ce que la méthode Kanban ? Définition
Kanban est un outil de gestion de projet visuel qui permet de suivre les tâches en temps réel, de gérer les priorités et de favoriser la collaboration entre les membres de l’équipe.
La méthode Kanban a pour but d’aider les équipes à répartir le volume de travail selon la disponibilité de chacun. La structure Kanban repose sur une philosophie axée sur la notion de perfectionnement constant, où les activités sont « extraites » d’un backlog produit pour former un flux régulier.
Celle-ci s’articule autour de tableaux du même nom, lesquels sont une forme de gestion de projet visuelle qui permet aux équipes de mieux appréhender leur charge de travail et les flux s’y rapportant. Cette structure Kanban vise à présenter les activités d’un projet sous forme d’un tableau, dont les colonnes correspondent aux étapes de travail.
Un tableau Kanban particulièrement élémentaire pourrait être tout simplement constitué de colonnes intitulées À faire, En cours et Terminé. Les tâches individuelles, représentées par des cartes visuelles, se déplacent d’une colonne à l’autre, jusqu’à leur accomplissement.
Tableaux Kanban virtuels
Vous pouvez créer des tableaux Kanban sur un tableau blanc, sur une feuille de papier ou, pour obtenir les meilleurs résultats possibles, dans un outil en ligne dédié. Les outils de tableau Kanban vous permettent de visualiser le contenu de manière dynamique et d’obtenir un aperçu instantané de votre contribution à l’ensemble du projet. Souvent, les équipes utilisent ces tableaux Kanban virtuels, comme la vue Tableau d’Asana, pour visualiser la progression de leurs tâches étape par étape :
L’histoire de la méthode Kanban
À l’origine, la méthode Kanban a été développée par Taiichi Ohno, alors ingénieur chez Toyota vers la fin des années 1940. Taiichi Ohno a réalisé qu’il pouvait améliorer le système de production de l’industriel par l’apport d’éléments issus de la méthode lean (ou gestion sans gaspillage) : plutôt que de tenter d’anticiper la demande et de produire en conséquence, sa méthode Kanban a permis de produire et réapprovisionner les stocks de façon à répondre précisément à la demande des consommateurs. Cette structure Kanban a fait passer le processus de production de Toyota d’un système en flux poussé (où les produits sont introduits sur le marché) à un système en flux tiré (où les produits sont créés à la demande du marché). Cela s’est traduit par une diminution des niveaux de stock, sans que cela n’altère en rien la position de Toyota sur le marché.
La structure inspirée du lean manufacturing et développée par Taiichi Ohno reposait sur des fiches cartonnées Kanban. Pour la petite histoire, le terme Kanban est la combinaison de deux mots japonais : 看(Kan) pour « signe » et 板 (Ban) pour « tableau ». À l’usine Toyota, ces fiches indiquaient le besoin d’un nouveau produit ou d’une nouvelle pièce, mais aussi un besoin en matière de stock. Elles déclenchaient alors le processus de production pour l’élément manquant.
Bien que la structure Kanban soit toujours utilisée dans le monde de l’industrie automobile, elle a été adaptée au développement logiciel au début des années 2000. Inspirée par la méthodologie de lean manufacturing imaginée par Taiichi Ohno, la méthode Kanban relative au développement logiciel a conservé le même système en flux tiré.
Dans le cadre de la structure Kanban moderne, les équipes commencent avec un backlog d’activités. Selon la capacité et la disponibilité de chaque membre de l’équipe, les activités sont extraites de ce backlog. Les membres peuvent alors suivre le travail de façon visuelle tout au long du cycle de vie de la tâche (représenté par les étapes du tableau), jusqu’à son terme. Dans sa configuration actuelle, le système Kanban joue le rôle d’un système de gestion de projet visuelle visant à harmoniser la charge de travail selon les ressources disponibles.
Kanban vs Scrum : quelles différences ?
Peut-être avez-vous entendu le terme Kanban associé à la notion de Scrum, ce qui ne serait pas surprenant lorsque l’on sait que la plupart des équipes qui utilisent la méthode Scrum le font à l’aide de tableaux Kanban. Mais bien que ces solutions soient compatibles, la méthode Scrum diffère de la structure Kanban.
Alors que cette dernière se focalise sur l’amélioration des processus, la méthode Scrum est généralement mise en place dans le but de travailler plus rapidement et efficacement à l’échelle des équipes. Cette méthode consiste à organiser des sprints, qui sont des sessions de travail sur deux semaines, avec des réunions quotidiennes et une liste définie de tâches à accomplir au cours de ce cycle.
[À lire] Kanban ou Scrum : quelles différences ?La méthode Kanban est-elle Agile ?
La réponse est oui, la structure Kanban adaptée au développement logiciel est une sous-catégorie de la méthode Agile. Agile est un modèle de gestion de projet conçu pour aider les équipes à faire face au changement en souplesse. La gestion de projet Agile repose sur une planification adaptative, un développement graduel, des délais courts et un perfectionnement constant.
Méthode Kanban : comment ça marche ?
De nos jours, les tableaux Kanban prennent généralement la forme de tableaux virtuels composés de colonnes qui représentent les diverses étapes de travail. Ceci étant, il est tout aussi possible de dessiner un tableau Kanban sur un tableau blanc et d’utiliser des post-its ! Chacune des cartes du tableau représente une tâche qui avance d’une étape à l’autre jusqu’à son accomplissement. En règle générale, les équipes qui adoptent la méthode Kanban collaborent sur un tableau unique, bien que les tâches soient habituellement attribuées à leurs différents membres.
Les 4 principes fondamentaux de la méthode Kanban
Ces quatre principes vous seront utiles pour guider votre équipe lors de la mise en œuvre de la méthode Kanban :
1. Commencer par ce que vous faites actuellement
Il est possible d’appliquer la méthode Kanban à tout processus ou flux de travail en cours. Contrairement à certains processus de gestion Agile plus précis tels que Scrum, la structure Kanban est assez souple pour pouvoir s’intégrer aux pratiques fondamentales de votre équipe.
2. Accepter d’appliquer des changements progressifs et évolutifs
Les changements d’envergure peuvent venir perturber le fonctionnement de votre équipe. Et, si vous tentez de tout changer à la fois, il est possible que votre nouveau système ne rencontre pas le succès escompté. La méthode Kanban en a pleinement conscience, c’est pourquoi sa structure s’appuie sur une amélioration en continu et un changement graduel. Au lieu d’apporter des changements drastiques, commencez par introduire de légères modifications afin de vraiment faire évoluer les processus de votre équipe au fil du temps.
3. Respecter le processus actuel, les rôles et les responsabilités
Contrairement aux autres méthodologies Lean, la méthode Kanban n’implique pas de rôles en équipe particuliers et peut fonctionner au sein de vos processus et structure d’équipe actuels. En outre, soudainement réviser de fond en comble votre façon de fonctionner pourrait entraîner la perte de certains éléments pourtant efficaces au sein de ces processus.
4. Encourager les actes de leadership à tous les niveaux
Dans l’idée d’une amélioration en continu, la méthode Kanban admet que le changement peut venir de partout, et pas seulement selon une logique descendante (top down). Cette méthode encourage ainsi les membres d’équipe à intervenir, à réfléchir à de nouvelles façons de procéder et à prendre en main de nouvelles initiatives liées au travail.
Les 6 pratiques centrales de la méthode Kanban
Les principes fondamentaux que nous venons de décrire sont là pour guider votre équipe dans sa façon d’appréhender un processus Kanban. Pour aller plus loin dans la mise en œuvre, voici six bonnes pratiques à suivre qui aideront votre équipe dans sa quête d’amélioration permanente et de développement progressif, essence même de la méthode Kanban.
1. Visualiser le travail
L’un des nombreux avantages de la méthode Kanban consiste en la possibilité « physique » de visualiser la progression du travail au fur et à mesure des étapes. Une carte, qui correspond à une tâche, commence son parcours du côté gauche du tableau Kanban et, à mesure du travail mené par votre équipe, se déplace pas à pas jusqu’à atterrir dans la colonne Terminé. Non seulement cette façon de procéder vous donne un bon aperçu de la manière dont les tâches progressent d’étape en étape, mais elle vous permet de savoir où vous en êtes, en un seul coup d’œil et en temps réel.
[À lire] Des tableaux d’idéation pour une collaboration d’équipe efficace2. Limiter le nombre de tâches en cours
En tant que méthodologie Agile, la méthode Kanban repose sur un principe de livraison rapide, ce qui implique un prompt déplacement des tâches d’une colonne à l’autre au lieu de stagner avec un statut « En cours » qui ne veut pas dire grand-chose. Bien qu’il n’y ait pas de règle précise quant au nombre de tâches qui devraient être « en cours », il est recommandé d’encourager les membres de l’équipe à se focaliser sur une seule activité plutôt que de se perdre à travers une multitude de tâches.
3. Gérer le flux
La pratique numéro 2 stipule qu’il convient de limiter le nombre de tâches en cours. Or, la meilleure façon d’y parvenir est d’optimiser le flux de ces tâches au sein de votre tableau Kanban. Le fait de gérer et d’améliorer ce flux permettra d’accélérer le déroulement du travail (soit le temps nécessaire à une tâche pour parvenir à la colonne Terminé de votre tableau Kanban). Une meilleure gestion du flux vous permettra par ailleurs d’éviter les goulots d’étranglement et de fournir des livrables ou d’expédier de nouveaux produits qui n’ont plus lieu d’être.
4. Établir des normes de processus explicites
Étant donnée la vitesse de progression des tâches dans les tableaux Kanban, vous devez vous assurer que votre équipe a établi des normes et a communiqué comme il se doit à leur sujet. Ces normes sont amenées à guider votre équipe quant à la mise en œuvre de la méthodologie Kanban. En outre, il est important d’encourager la participation active de chaque membre d’équipe au moment d’établir ces normes. Cette façon de procéder s’inscrit dans le quatrième principe fondamental de la méthode Kanban, à savoir Encourager les actes de leadership à tous les niveaux.
5. Mettre en place des boucles de rétroaction
La méthode Kanban implique de recueillir les retours de deux groupes distincts : vos clients et votre équipe.
Recueillez les avis de vos clients sur la qualité et l’efficacité de la solution élaborée par votre équipe. Ce produit était-il approprié ? Des problèmes sont-ils survenus ? Dans le cas où des problèmes sont effectivement apparus, tels que des bugs ou tout autre défaut de produit, réexaminez votre flux Kanban et allouez plus de temps à la révision, au contrôle et à l’évaluation.
Faites régulièrement le point avec votre équipe quant à l’utilisation même de la méthode Kanban. Quelles sont les impressions de chacun au sujet de son travail ? Cette étape représente une nouvelle opportunité pour encourager les actes de leadership à tous les niveaux et améliorer les normes en place à l’échelle de votre équipe.
6. Améliorer collectivement, évoluer de façon expérimentale
La méthode Kanban repose sur une notion fondamentale, à savoir la recherche d’une amélioration constante, ce qui n’exclut en rien la possibilité de l’associer avec succès à d’autres systèmes tels que Scrum. Quelle que soit la méthode adoptée, tenez-vous prêt à collaborer, à expérimenter et à faire évoluer vos processus dès que le besoin s’en fait sentir.
Mettre en place la méthode Kanban
Comme le suggère le premier principe fondamental de la méthode Kanban (commencer par ce que vous faites actuellement), vous pouvez appliquer cette méthode à tout processus. Pour cela, il est possible de créer un tableau Kanban à l’aide d’un tableau blanc et de quelques notes adhésives, ou de recourir à une feuille de calcul avec une mise en page adaptée. Cependant, la meilleure façon de visualiser un tableau Kanban consiste à utiliser un outil de gestion du travail tel qu’Asana. En effet, Asana permet de consulter chaque projet de quatre façons différentes, et notamment sous la forme d’un tableau de type Kanban.
Quelle que soit la méthode de création que vous choisissez, suivez ces quelques étapes pour appliquer facilement la structure Kanban à tout processus existant :
- Partir d’un tableau vierge
Bien que votre tableau Kanban finira par contenir le backlog de vos tâches ainsi que l’ensemble du travail accompli, il est recommandé de commencer par un tableau vierge. Si vous utilisez un outil de gestion du travail tel qu’Asana, assurez-vous que vous êtes sur la vue Tableau.
- Créer des colonnes représentatives des phases de réalisation du travail
Dans un tableau Kanban, les colonnes représentent les différentes étapes par où passe le travail. Les colonnes que vous choisirez de créer seront fonction de votre équipe, mais voici quelques exemples de colonnes très souvent utilisées :
- Backlog, Boîte de réception ou Nouveau : voici la colonne qui accueillera tout nouveau travail, avant son attribution à quelconque membre de l’équipe.
- Prêt ou Prioritaire : déplacez les tâches vers cette colonne lorsqu’elles sont prêtes à être lancées.
- En cours : il s’agit de l’ensemble des tâches en cours d’exécution. Selon les besoins propres à votre équipe, peut-être souhaiterez-vous décomposer cette colonne en diverses sous-colonnes. À titre d’exemple, une équipe de création de contenu pourrait choisir des colonnes relatives aux phases d’Ébauche, de Révision et de Modification, alors qu’une équipe d’ingénierie préférera des colonnes intitulées Développement, Test et Déploiement.
- En attente : déplacez une tâche vers cette colonne si un quelconque élément empêche sa progression.
- Terminé : comme son nom l’indique, les tâches atterrissent dans cette colonne une fois terminées.
- Ajouter des tâches représentatives du travail à effectuer
Dans un tableau Kanban, chaque tâche est représentée par une carte. Faites en sorte que les titres de tâches soient exploitables. Pour cela, nous recommandons que cet énoncé commence par un verbe d’action, ainsi votre équipe sait exactement ce que l’on attend d’elle.
Si vous utilisez une solution virtuelle de gestion du travail, vous pouvez aussi ajouter aux cartes Kanban des informations, par exemple sur le contexte, mais aussi des fichiers. Ensuite, utilisez des étiquettes pour suivre les métadonnées telles que l’estimation de la durée d’une tâche ou son degré de priorité.
- Déplacer les tâches d’une étape à l’autre
L’un des éléments fondamentaux de la gestion des flux de travail sur tableau Kanban consiste à faire progresser les tâches d’étape en étape. Vous pouvez le faire manuellement par glisser-déposer, ou rechercher une solution virtuelle de gestion du travail capable d’automatiser ce processus. Ainsi, Asana vous donne la possibilité de définir des règles qui redirigeront automatiquement les tâches à accomplir vers la colonne appropriée, selon les informations propres à la tâche. À titre d’exemple, toute tâche attribuée à un membre de l’équipe passera directement à la colonne En cours.
Automatiser votre travail avec Asana
- Créer de nouveaux tableaux Kanban en cas de besoin
Théoriquement, vous pourriez utiliser le même tableau Kanban indéfiniment. Étant donné que ces tableaux assurent un suivi du travail en continu, aucune raison ne semble justifier de mettre votre tableau actuel au rebut. Cependant, dans certains systèmes tels que Scrum, vous serez amené à fréquemment créer des tableaux Kanban pour chaque nouveau sprint. Créez alors un nouveau tableau (ou effacez votre tableau blanc), incorporez-y votre backlog de tâches, et c’est reparti pour un tour !
Créer des tableaux Kanban avec Asana
Les tableaux Kanban : avantages et inconvénients
Maintenant que vous savez comment fonctionnent les tableaux Kanban, une seule question reste en suspens : votre équipe devrait-elle ou non utiliser cette méthode ? Bien qu’il n’y ait pas de bonne ou de mauvaise réponse, nous vous proposons de nous attarder sur certains des avantages et inconvénients que votre équipe est susceptible de rencontrer lors de l’utilisation de ces tableaux.
Les avantages procurés par la méthode Kanban
La méthode Kanban est un formidable outil qui aide les équipes à répartir la charge de travail selon leurs propres capacités. Bien utilisée, cette méthode peut :
- Fournir un aperçu précis et instantané du travail de votre équipe. Les tableaux Kanban sont une forme de gestion de projet visuelle, et en cela ils permettent de matérialiser et d’analyser clairement les processus de votre équipe.
- Renforcer la transparence, surtout dans le cas d’équipes en télétravail. Dans une équipe décentralisée, il peut s’avérer quelque peu difficile de suivre le travail effectué par ses collègues. Les tableaux Kanban centralisent justement les activités et réduisent la quantité de travail en cours à un instant T, votre équipe et vous-même bénéficiez ainsi d’une transparence totale sur la répartition des tâches.
- Encourager la flexibilité. La méthode Kanban ayant pour fondement la notion d’amélioration continue, les équipes qui y recourent peuvent gagner en souplesse et en dynamisme au fil du temps. En suivant les quatre principes fondamentaux et les six pratiques essentielles mentionnés plus haut, votre équipe pourra gagner en flexibilité et s’ouvrir davantage au changement.
Les inconvénients de la méthode Kanban
La structure Kanban n’est pas adaptée à toutes les équipes. Voici quelques-unes des ombres au tableau :
- Cette méthode n’est pas très répandue en dehors des équipes d’ingénierie. Tout comme Scrum, Agile et d’autres méthodologies Lean, la méthode Kanban peut se révéler un outil efficace pour tout type d’équipe. Cependant, pour une équipe dont le métier n’est pas l’ingénierie, envisagez de commencer la mise en œuvre sur un seul processus à la fois afin d’en faciliter l’adoption par votre équipe.
- Face à un grand nombre de tâches, la situation peut vite devenir incontrôlable. En effet, étant donné que chaque carte correspondant à une tâche occupe un certain espace sur le tableau, celui-ci peut rapidement être saturé et devenir ingérable si vous avez un trop grand nombre de tâches en cours à la fois.
Visualisez le travail de votre équipe
Voici quelques signes qui indiquent que vous pourriez avoir besoin de la méthode Kanban pour améliorer la gestion de vos projets :
- Vous avez du mal à suivre les tâches en temps réel et à identifier les goulots d’étranglement dans le processus de travail.
- Votre équipe rencontre des difficultés à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais.
- Vous manquez de visibilité sur le travail en cours et les prochaines étapes.
- Vous rencontrez des problèmes de communication au sein de l’équipe ou avec les parties prenantes externes.
- Vous souhaitez améliorer l’efficacité de votre équipe et favoriser une culture de collaboration.
Si vous êtes prêt à améliorer la gestion de vos projets avec la méthode Kanban, n’hésitez pas à essayer le logiciel de tableau Kanban d’Asana. Créez des tableaux personnalisés pour votre équipe, organisez vos tâches en temps réel et favorisez la collaboration.
Essayez-le dès maintenant ! Créer des tableaux Kanban avec Asana
