Que feriez-vous si vous aviez 2,5 heures supplémentaires dans votre journée de travail ? Pour la plupart des gens, c’est une question futile. “Trouver plus de temps” est presque impossible. Cependant, les dirigeants d’entreprise ont une astuce pour “rembobiner” le temps et récupérer les heures de productivité perdues. C’est là qu’intervient l’automatisation des processus d’entreprise.
Dans une étude portant sur plus de 2 000 travailleurs, les chercheurs ont découvert que nous passons en moyenne plus de 142 minutes par jour à effectuer des tâches administratives, à faire de la paperasse et à saisir des données. Nous sommes tellement submergés par ces tâches que 90% d’entre nous n’ont pas le temps de se concentrer sur des idées commerciales créatives. Et tout cela coûte cher aux organisations, avec une perte annuelle de plus de 534 milliards de dollars.
L’automatisation des processus d’entreprise nous permet de déléguer à la technologie la responsabilité de ces tâches qui réduisent la productivité. Plutôt que de perdre plus de 15 semaines par an à effectuer des tâches banales et répétitives, nous pouvons les confier à un logiciel qui les exécutera à notre place.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus d’entreprise ?
L’automatisation des processus métier (BPA) est une méthode permettant aux organisations de rationaliser leurs processus de bout en bout grâce à une plateforme. Grâce au BPA, les organisations peuvent réduire leur dépendance à l’égard des interventions humaines en automatisant une série de tâches répétitives.
Au fur et à mesure que les organisations se développent, le nombre de personnes, d’équipes, de services et de tâches à coordonner ne cesse d’augmenter. L’exécution et le suivi manuels créent des goulots d’étranglement et donnent lieu à des erreurs mineures qui peuvent se transformer en obstacles catastrophiques.
Contrairement à une simple plateforme de gestion de tâches, le BPA vous aide à créer, contrôler et gérer des flux de travail complexes à grande échelle. Il centralise tous les processus de votre organisation dans un seul portail.
Voici quelques tâches couramment automatisées dans un flux de travail :
- Approbations du marketing de contenu
- Intégration des nouveaux employés ou départ des membres du personnel
- Examen des demandes de congés
- Préparation des contrats de vente
- Remplissage automatique des accords et autres documents avec les informations de votre CRM
- Remplissage de feuilles de calcul
- Préparation de rapports
- Soumission de requêtes à une base de données en ligne
- Validation des données
- Attribution des tâches
Selon McKinsey, l’automatisation est un outil clé de la transformation numérique, prêt à libérer le potentiel inexploité des membres les plus performants de votre équipe. En les libérant des tâches manuelles, ils peuvent se concentrer sur des activités génératrices de revenus qui favorisent la croissance de l’entreprise. En fait, des chercheurs de McKinsey prévoient que l’automatisation des tâches mentionnées ci-dessus peut augmenter la productivité de toute votre organisation de 20 à 25%.
Comment ? En général, l’automatisation des processus d’entreprise aide les organisations à :
- Accélérer les opérations quotidiennes
- Prendre des décisions éclairées plus rapidement
- Éliminer les goulots d’étranglement des processus
- Réduire les risques réglementaires
- Éliminer les processus manuels ou sur papier
Compte tenu de ces avantages, il n’est pas étonnant que Gartner prévoie que 69% des tâches routinières seront entièrement automatisées d’ici 2024.
Comment fonctionne l’automatisation des processus d’entreprise ?
L’APB se produit chaque fois qu’une organisation automatise un processus, mais toutes les solutions de flux de travail n’ont pas été créées égales.
Le BPA permet à plusieurs applications de “communiquer” entre elles. Par exemple, un membre de l’équipe marketing peut combiner plusieurs applications pour rationaliser certaines parties d’un flux de travail, comme l’ajout d’une nouvelle adresse e-mail dans le CRM et une plateforme de marketing par courriel séparée.
Une stratégie BPA efficace ne se limite pas à quelques automatisations dispersées dans votre organisation. Il s’agit plutôt d’une initiative à l’échelle de l’entreprise qui étend les avantages de l’automatisation à chaque rôle et à chaque équipe. Lorsque 45% des travailleurs déclarent être trop occupés par des tâches administratives pour effectuer les tâches pour lesquelles ils ont été embauchés, vous comprenez à quel point il est important de donner à chaque employé le pouvoir de l’automatisation.
Pour gérer efficacement un programme BPA à grande échelle, les organisations se tournent vers la gestion des processus d’affaires.
BPA contre BPM : Quelle est la différence ?
Pour mieux comprendre le BPA, examinons son cousin proche : la gestion des processus métier (BPM). Alors que le BPA fait référence à la numérisation et à l’automatisation d’une séquence de tâches, le BPM concerne la gestion et le suivi de ces flux de travail de bout en bout.
Du point de vue du logiciel, le BPA réalise l’automatisation. Une plateforme BPA fournit l’architecture complète nécessaire pour gérer systématiquement chaque processus automatisé. Elle aide à acheminer les tâches à travers différents individus, départements et outils logiciels. Les plates-formes BPA vous permettent également de suivre leur progression de manière cohérente à partir d’un point central.
Une plateforme d’automatisation des processus doit être à faible code, ce qui signifie que des employés de tous niveaux de compétence peuvent l’utiliser. En utilisant des applications de type glisser-déposer ressemblant davantage à un tableau blanc qu’à un environnement de codage, les directeurs des ventes et les représentants du service client peuvent collaborer à la conception du flux de travail. Ces “développeurs citoyens” peuvent facilement tirer parti de technologies avancées telles que l’automatisation des processus robotisés ou l’intelligence artificielle pour étendre l’automatisation au-delà de simples extractions de données. Également connues sous le nom d’automatisation des processus numériques, ces plateformes enrichies d’IA :
- Connectent les systèmes existants à des logiciels tiers pour améliorer l’automatisation des processus
- Exploitent des intégrations d’IA tierces, l’apprentissage automatique et l’automatisation des processus robotiques (RPA) pour effectuer des tâches plus complexes, comme la lecture et l’extraction d’informations à partir de documents
- Donnent un sens aux données non structurées
- Apprennent et s’améliorent grâce à l’expérience
- Améliorent l’expérience des clients et des employés
- Réduisent les coûts opérationnels et augmentent les revenus
L’automatisation des processus numériques intègre de l’IA dans tous vos systèmes pour minimiser le traitement manuel des données. En utilisant des logiciels plus efficaces et rapides pour effectuer ces tâches, vous pouvez considérablement accélérer la prise de décision et le traitement des informations au sein de votre organisation.
L’automatisation des processus d’entreprise en action
Traditionnellement, les commerciaux consacrent une grande partie de leur journée de travail à des tâches administratives telles que la compilation de rapports, la création de listes ou la génération de contrats. Lorsque des détails fastidieux et manuels envahissent leur liste de tâches, les travailleurs ne consacrent que 25% de leur temps à des activités à forte valeur ajoutée. Prenons l’exemple courant de la génération de contrats pour les équipes de vente pour voir comment le BPA peut libérer un temps précieux.
Avant l’automatisation :
- Transfert manuel des informations
- Saisie intensive de données
- Navigation entre plusieurs applications
- Envoi d’e-mails aux responsables pour vérifier les approbations
Après l’automatisation :
- Distribution automatique des informations aux personnes concernées
- Le contrat est soumis à l’approbation du responsable
- Saisie autonome des données
Génération de contrats sans automatisation :
- Les commerciaux préparent manuellement le contrat final lorsqu’ils doivent conclure un nouveau compte. Ce processus en plusieurs étapes nécessite de se connecter à leur CRM, de copier les données du client et de les coller dans un document préformaté.
- Les représentants commerciaux contactent le service comptable pour lui communiquer les conditions du contrat. Une autre personne saisit ensuite les données pertinentes dans plusieurs champs différents.
- Les commerciaux envoient le contrat à leur responsable pour approbation avant de le renvoyer au service comptable, où les comptes nécessaires pour traiter les paiements des clients sont créés.
- Enfin, l’équipe commerciale transmet les informations à l’équipe du service client. Malheureusement, quelqu’un a saisi incorrectement le numéro de compte, ce qui fait perdre beaucoup de temps et d’efforts à l’équipe de support lorsqu’elle doit appeler pour poser une question.
Génération de contrats avec automatisation :
- En cliquant sur un bouton, un représentant commercial extrait les données dans un modèle préformaté pour créer un contrat.
- Cela déclenche une série de tâches qui se déroulent en parallèle : un nouveau profil est automatiquement créé dans les logiciels de comptabilité et de service client.
- Le contrat est automatiquement soumis à l’approbation. Les gestionnaires peuvent approuver le contrat directement dans le corps d’un e-mail sans quitter leur client de messagerie.
- Le système ajoute également automatiquement une étape qui alerte le responsable du compte si le client contacte le service client. Ainsi, il peut intervenir et traiter tout problème avec la plus grande attention.
En utilisant le BPA, les organisations non seulement réduisent le nombre d’étapes manuelles nécessaires à l’accomplissement des tâches, mais elles intègrent également différents systèmes disparates pour former une machine bien connectée et hautement efficace.
Comment commencer avec l’automatisation des processus d’entreprise
L’adoption de l’automatisation des processus métier peut sembler décourageante. Pour démarrer une transformation numérique, nous vous recommandons de suivre trois étapes : commencer petit avec un seul processus, définir votre logique métier et choisir une plateforme d’automatisation capable de répondre aux besoins de l’entreprise actuelle et future.
