L’automatisation est un concept qui a fait son chemin au cours des dernières années. Cependant, l’idée d’automatisation remonte à plusieurs décennies, voire à l’aube de l’ère industrielle. La prise de conscience que les revenus et les bénéfices dépendent de la cohérence et de l’efficacité signifie que chaque fois qu’une opportunité se présente pour améliorer les choses – plus rapidement, à moindre coût et sans erreur – il faut la saisir à deux mains. En fait, les entreprises qui ne s’automatisent pas risquent d’être dépassées par leurs concurrents à long terme.
L’adoption croissante de la technologie dans les entreprises a conduit à la diversification des tâches pouvant être automatisées. Et avec cette diversification vient la possibilité d’intégrer différentes automatisations au sein d’une entreprise. Aujourd’hui, grâce à l’IA, l’automatisation peut même supprimer les redondances dans des tâches complexes qui impliquent des prises de décision humaines.
Par conséquent, l’automatisation des processus a évolué au fil du temps et a acquis différentes significations. Pour démystifier ce qu’elle signifie aujourd’hui, revenons aux fondements.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
L’automatisation des processus consiste à utiliser des technologies disponibles pour faciliter l’exécution de tâches répétitives, réduisant ainsi le besoin d’intervention humaine, tout en créant des systèmes de flux de travail flexibles. Un flux de travail est un ensemble d’étapes ou de tâches utilisé pour exécuter des processus commerciaux à l’aide de protocoles prédéterminés.
Pour mieux comprendre l’automatisation des processus, examinons quelques termes couramment utilisés pour la décrire.
La gestion des processus d’affaires (BPM)
L’approche BPM consiste à évaluer l’entreprise dans son ensemble. Ce processus permet de réexaminer tous les processus de l’entreprise, d’analyser la croissance et d’optimiser si nécessaire. Il vise à améliorer l’efficacité, la souplesse de l’entreprise et la génération de revenus. Le BPM utilise à la fois des processus automatisés et manuels, en se concentrant principalement sur la modélisation des activités quotidiennes.
L’automatisation des processus d’affaires (BPA)
Le BPA est une transformation numérique des processus d’entreprise en systèmes plus simples et contrôlés, à l’aide de solutions d’automatisation des flux de travail. Il vise à établir des fonctions sans erreur, économiquement réalisables, ouvertes et rationalisées dans toute l’organisation, avec des rôles clairement définis. Le BPA remplace les tâches manuelles par une approche d’automatisation sans faille.
L’automatisation des processus robotiques
La RPA utilise des programmes robotiques sophistiqués pour automatiser les tâches de routine. Contrairement au BPA, la RPA prend des mesures pour terminer les tâches. Ces robots imitent les actions humaines, telles que répondre aux courriels, copier-coller, effectuer des tâches administratives générales, etc., en utilisant des interfaces utilisateur.
Ces différentes formes d’automatisation des processus ont des implications particulières pour les entreprises. Explorons plus en détail l’automatisation des processus métier et la manière dont un système de gestion documentaire solide peut faciliter et améliorer sa mise en œuvre.
Automatisation des processus d’entreprise : Un bref aperçu
L’automatisation était autrefois une tâche herculéenne, nécessitant des systèmes centraux complexes et une équipe d’experts. Aujourd’hui, grâce aux plateformes basées sur le cloud computing, les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier de l’automatisation des processus, simplifiant et accélérant le processus. L’automatisation des processus permet d’obtenir des informations précieuses sur l’activité de l’entreprise grâce à deux composantes : l’exploration des processus et l’automatisation des flux de travail.
L’exploration des processus
L’exploration des processus consiste à appliquer la science des données pour découvrir, valider et améliorer les flux de travail. Cela permet aux organisations de découvrir les goulots d’étranglement et de trouver des opportunités d’amélioration en comprenant leurs systèmes d’information. Cependant, l’exploration des processus est une discipline relativement nouvelle, qui doit relever des défis tels que la qualité des données et la dérive des concepts.
L’automatisation des flux de travail
L’automatisation des flux de travail simplifie et optimise les opérations d’une entreprise en coordonnant les interactions entre les parties prenantes et les systèmes d’information. Elle permet d’attribuer les tâches aux bons employés, de fournir des informations pertinentes et de favoriser l’avancement. De plus, l’automatisation des flux de travail intègre diverses activités commerciales grâce à la gestion des documents.
Automatisation des processus d’entreprise grâce à la gestion des documents
Les entreprises d’aujourd’hui ont besoin de systèmes flexibles et modernes pour suivre le rythme du paysage technologique en évolution. La gestion des documents joue un rôle central dans la plupart des entreprises en croissance. Si l’automatisation des processus est un élément clé des opérations commerciales modernes, le système de gestion des documents constitue une base solide pour sa mise en œuvre.
Tous les processus de l’entreprise génèrent des documents, qu’ils soient sur papier ou sous forme numérique. La gestion de ces documents peut être chronophage, inefficace et nuire à la satisfaction du client. Les systèmes de gestion des documents présentent des caractéristiques qui permettent l’automatisation des processus.
Capture des données
La capture de données dispersées dans différents types de documents et de canaux est un défi croissant pour les pratiques traditionnelles. La capture multicanal dans un système de gestion des documents permet d’accélérer la numérisation, l’indexation et l’organisation des données pour des cas d’utilisation spécifiques. Les technologies de capture telles que l’OCR et le NLP associées à l’IA peuvent compléter les capacités de capture de documents existantes.
Intégration avec les systèmes de flux de travail
L’automatisation des processus peut être entravée par la dépendance vis-à-vis des systèmes informatiques existants. Utiliser un système de gestion des documents permet de combler le fossé entre les systèmes existants et les mécanismes d’automatisation les plus modernes. Les flux de travail automatisés peuvent être intégrés à d’autres programmes pour rationaliser l’examen, l’approbation et l’archivage des documents.
Consolidation et déduplication
L’automatisation repose sur des données fiables. Par conséquent, la déduplication et la consolidation des documents sont essentielles pour garantir l’exactitude des données utilisées dans l’automatisation des processus. Un système de gestion des documents efficace permet de centraliser et d’automatiser la mise à jour des informations, réduisant ainsi les redondances.
Recherche et récupération
La recherche et la récupération manuelles de documents sont inefficaces. Grâce à l’indexation et à la recherche en texte intégral, les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux informations à partir d’un référentiel central. L’utilisation de métadonnées permet de trier et de filtrer les résultats de recherche, tout en facilitant la navigation dans les résultats.
Contrôle d’accès et collaboration
Un système de gestion des documents permet de sécuriser les données et de faciliter la collaboration. Des contrôles d’accès automatisés peuvent être mis en place pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certains documents. Cela réduit les menaces pour la sécurité et améliore l’efficacité administrative.
Conformité réglementaire
La conformité réglementaire représente un défi majeur pour la gestion traditionnelle des documents. L’automatisation des processus permet de suivre les clients existants et d’éviter les amendes pour non-conformité. Elle génère une piste d’audit, garantissant l’authenticité des documents et offrant des journaux détaillés pour les inspections.
Formulaires électroniques
La gestion précise des données dans les formulaires permet d’optimiser l’efficacité. Les formulaires électroniques évitent les erreurs humaines et permettent une saisie précise des données. Les informations contenues dans les formulaires peuvent être reconnues, classées et indexées intelligemment, ce qui déclenche des flux de travail automatisés.
Automatiser les processus à l’aide d’un système de gestion documentaire peut augmenter la productivité, créer de la valeur, générer des informations et aider à identifier les domaines nécessitant une attention particulière pour générer des revenus. Vous n’avez plus besoin d’attendre que vos anciens systèmes atteignent leur date de péremption. En fait, l’automatisation avec un système de gestion documentaire prolongera la durée de vie de vos investissements tout en réduisant vos coûts. Un système de gestion documentaire comme Tessi Docubase® est un investissement judicieux. Réservez votre démonstration dès aujourd’hui.
