Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
L’automatisation est un concept qui a fait son apparition il y a plusieurs décennies, dès le début de l’ère industrielle. Les entreprises ont compris que la cohérence et l’efficacité sont essentielles pour générer des revenus et des bénéfices. Ainsi, chaque occasion d’améliorer les choses en termes de rapidité, de coût et d’absence d’erreurs doit être saisie. Les sociétés qui ne prennent pas le train de l’automatisation finissent par être dépassées sur le long terme.
L’adoption rapide des technologies dans les entreprises a permis d’automatiser un large éventail de tâches. Avec l’émergence de l’intelligence artificielle, les possibilités d’automatisation se sont encore accrues. Aujourd’hui, l’IA permet d’éliminer les redondances dans des tâches complexes nécessitant une prise de décision humaine.
L’automatisation des processus est un terme qui a évolué au fil du temps. Pour comprendre ce qu’il signifie aujourd’hui, il est important de revenir à l’essentiel.
L’automatisation des processus : Une définition
L’automatisation des processus consiste à utiliser des technologies disponibles pour faciliter l’exécution de tâches répétitives et fastidieuses, tout en réduisant la nécessité d’une intervention humaine. Cette automatisation permet également de créer des flux de travail flexibles. Un flux de travail est un ensemble de tâches ou d’étapes utilisé pour exécuter des processus commerciaux à l’aide de protocoles prédéterminés.
Examinons maintenant quelques termes couramment utilisés pour décrire l’automatisation des processus.
La gestion des processus d’affaires (BPM)
L’approche BPM consiste à évaluer l’entreprise dans son ensemble. Elle permet de réexaminer tous les processus, d’analyser la croissance, d’optimiser si nécessaire, et de définir de nouvelles voies pour améliorer l’efficacité, la flexibilité et la génération de revenus. Le BPM utilise à la fois des processus automatisés et des processus manuels. Son objectif principal est de modéliser les activités quotidiennes.
L’automatisation des processus d’affaires (BPA)
Le BPA consiste à transformer les processus commerciaux en systèmes plus simples et mieux contrôlés grâce à l’automatisation des flux de travail. Son objectif est d’établir des fonctions sans erreur, économiquement réalisables, ouvertes et rationalisées dans toute l’organisation. Le BPA vise à remplacer les tâches manuelles par une approche d’automatisation sans erreur et sans faille.
L’automatisation des processus robotiques (RPA)
La RPA utilise des programmes sophistiqués pour automatiser les tâches de routine. Contrairement au BPA, la RPA imite les actions humaines, telles que répondre aux e-mails, copier-coller, effectuer des tâches administratives, etc. en utilisant des interfaces utilisateur.
Maintenant, intéressons-nous à l’automatisation des processus d’entreprise et à la manière dont un système de gestion documentaire solide peut faciliter sa mise en œuvre.
Automatisation des processus d’entreprise : Un aperçu rapide
Il n’y a pas si longtemps, l’automatisation était une tâche complexe qui nécessitait des systèmes centraux sophistiqués et une équipe d’experts. Aujourd’hui, grâce au cloud computing, les entreprises de toutes tailles peuvent tirer parti des fonctionnalités des plateformes d’automatisation. L’automatisation des processus permet d’obtenir des informations précieuses sur l’activité de l’entreprise grâce à deux composantes : l’exploration des processus et l’automatisation des flux de travail.
Exploration des processus
L’exploration des processus consiste à appliquer la science des données pour découvrir, valider et améliorer les flux de travail. Elle permet aux organisations de détecter les goulots d’étranglement et d’identifier des opportunités d’amélioration en comprenant leurs systèmes d’information. Cependant, cette discipline rencontre encore des défis liés à la qualité des données et aux changements de concepts au fil du temps.
Automatisation des flux de travail
L’automatisation des flux de travail simplifie et optimise les opérations d’une entreprise. Elle coordonne les interactions entre les parties prenantes et les systèmes d’information, en attribuant les tâches au bon employé au bon moment et en fournissant les informations pertinentes pour faire progresser les processus. Elle intègre également différentes activités commerciales par le biais de la gestion des documents.
Automatisation des processus d’entreprise grâce à la gestion des documents
Les entreprises d’aujourd’hui ont besoin de systèmes flexibles et modernes pour suivre l’évolution du paysage technologique. La gestion des documents joue un rôle central dans la plupart des entreprises en croissance. Si l’automatisation des processus est un élément clé des opérations commerciales modernes, la gestion des documents constitue un bon point de départ pour sa mise en œuvre.
Tous les processus d’entreprise génèrent des documents, qu’ils soient au format papier ou numérique. La gestion de ces documents peut entraîner des problèmes de temps, d’efficacité et de satisfaction client. Les systèmes de gestion de documents offrent des fonctionnalités permettant d’automatiser les processus, notamment :
- La capture des données dispersées dans différents types de documents, canaux et formats.
- L’intégration avec les systèmes de flux de travail existants.
- La consolidation et la déduplication des documents.
- La recherche et la récupération automatiques des documents.
- Le contrôle d’accès et la collaboration sécurisée.
- La conformité réglementaire.
- La possibilité d’utiliser des formulaires électroniques.
L’automatisation des processus à l’aide d’un système de gestion documentaire peut augmenter la productivité, créer de la valeur, générer des informations et identifier les secteurs qui nécessitent une attention particulière pour générer des revenus. Vous n’avez plus besoin d’attendre que vos anciens systèmes arrivent à expiration. L’automatisation avec un système de gestion documentaire prolongera la durée de vie de vos investissements tout en réduisant vos coûts et en améliorant votre flexibilité pour vous adapter aux technologies futures. Un système de gestion documentaire comme Tessi Docubase® est donc un investissement judicieux. Réservez votre démo dès aujourd’hui.
