Qu’est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?
La gestion des processus métier (BPM), telle que définie par Gartner, est une discipline qui utilise divers outils et méthodes pour concevoir, modéliser, exécuter, surveiller et optimiser les processus métier. Un processus métier coordonne le comportement des personnes, des systèmes, des informations et des objets pour produire des résultats commerciaux conformes à une stratégie commerciale.
Le BPM se concentre sur la mise en place d’un processus automatisé et cohérent pour les transactions courantes et les interactions humaines. Il permet de réduire les coûts opérationnels de l’entreprise en réduisant les gaspillages et les retouches, tout en améliorant l’efficacité globale de l’équipe.
Les organisations engagées dans le BPM peuvent choisir de suivre l’une des différentes méthodologies du BPM, telles que Six Sigma et Lean.
Ce qu’est le BPM
Le BPM n’est pas un produit logiciel en soi, bien qu’il existe des outils de BPM disponibles pour mettre en œuvre des processus métier standardisés et automatisés. Par exemple, HappyFox Workflows aide les entreprises à automatiser des processus métier complexes, à plusieurs étapes et répétitifs. Cependant, le BPM n’est pas un produit logiciel en soi.
Le BPM n’est pas la gestion des tâches. La gestion des tâches ou des projets consiste à gérer ou à organiser un ensemble d’activités. Un logiciel de gestion de projet tel que Microsoft Project, Jira, Asana ou Trello aide à gérer les tâches et les projets ad hoc. En revanche, la gestion des processus métier est davantage axée sur les processus répétitifs et continus qui suivent un modèle ou une méthodologie prévisible.
Quels sont les différents types de systèmes de gestion des processus métier ?
Les systèmes de BPM peuvent être classés en fonction de leur objectif. Voici les trois types de gestion des processus métier :
BPM centré sur le système (ou BPM centré sur l’intégration)
Ce type de système de gestion des processus métier gère les processus qui dépendent principalement des systèmes métier existants (par exemple, HRMS, CRM, ERP) sans beaucoup d’intervention humaine. Un logiciel de BPM centré sur le système dispose de nombreuses intégrations et d’un accès aux API pour créer des processus métier rapides et efficaces. Un exemple de processus centré sur l’intégration est la banque en ligne, qui peut inclure différents systèmes logiciels interagissant.
BPM centré sur l’humain
Le BPM centré sur l’humain met d’abord l’accent sur les personnes, en s’appuyant sur diverses fonctions d’automatisation. Ce sont des processus principalement exécutés par des humains, et l’automatisation ne les remplace pas facilement. Ils comportent souvent de nombreuses approbations et tâches effectuées par des individus. Des exemples de processus centrés sur l’humain comprennent le service client, la gestion des réclamations, l’intégration des employés, les activités de commerce électronique et la saisie de rapports de dépenses.
Le cycle de vie du BPM : Les 5 étapes de la gestion des processus métier
Étape 1 : Conception
Les analystes d’affaires examinent les règles commerciales actuelles, interrogent les différentes parties prenantes et discutent des résultats souhaités avec la direction. Le but de la phase de conception du processus est de comprendre les règles commerciales et de s’assurer que les résultats sont alignés sur les objectifs de l’organisation.
Étape 2 : Modélisation
La modélisation consiste à identifier, définir et représenter de nouveaux processus pour soutenir les règles commerciales actuelles pour les différentes parties prenantes.
Étape 3 : Exécution
Exécutez le processus métier en le testant en direct avec un petit groupe d’utilisateurs, puis ouvrez-le à tous les utilisateurs. Dans le cas des flux de travail automatisés, régulez artificiellement le processus pour minimiser les erreurs.
Étape 4 : Surveillance
Établissez des indicateurs de performance clés (KPI) et suivez les indicateurs à l’aide de rapports ou de tableaux de bord. Il est essentiel de se concentrer sur les indicateurs macro ou micro – un processus complet par rapport à des segments de processus.
Étape 5 : Optimisation
Avec un système de reporting efficace en place, une organisation peut orienter ses opérations vers l’optimisation ou l’amélioration des processus. L’optimisation des processus métier (BPO) consiste à repenser les processus métier pour les rationaliser, améliorer leur efficacité et renforcer leur alignement avec une stratégie globale.
Quels sont les avantages de la mise en œuvre de la gestion des processus métier ?
La gestion des processus métier aide les organisations à progresser vers une transformation numérique totale et à atteindre de plus grands objectifs organisationnels. Voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation du BPM dans votre entreprise :
Amélioration de l’agilité commerciale : Changer et optimiser les processus métier d’une organisation est nécessaire pour s’adapter aux conditions du marché. Le BPM permet aux organisations de mettre en pause les processus métier, d’apporter des changements et de les réexécuter. La modification des flux de travail, ainsi que leur réutilisation et leur personnalisation, permet aux processus métier de devenir plus réactifs et donne à l’organisation une meilleure compréhension des effets des modifications du processus.
Réduction des coûts et augmentation des revenus : Un outil de gestion des processus métier élimine les goulots d’étranglement, ce qui réduit considérablement les coûts à long terme. Cela peut se traduire par une réduction des délais de vente des produits, offrant aux clients un accès rapide aux services et produits, ce qui conduit à une augmentation des ventes et à une amélioration des revenus. Les solutions de BPM peuvent également allouer et suivre les ressources pour réduire le gaspillage, ce qui peut également réduire les coûts et augmenter les profits.
Meilleure efficacité : L’intégration des processus métier permet d’améliorer l’efficacité globale des processus. Avec les bonnes informations, les responsables de processus peuvent surveiller de près les retards et allouer des ressources supplémentaires si nécessaire. L’automatisation et la suppression des tâches répétitives contribuent également à accroître l’efficacité du processus métier.
Meilleure visibilité : Les logiciels de BPM permettent l’automatisation tout en assurant une surveillance en temps réel des principaux indicateurs de performance. Cette transparence accrue permet une meilleure gestion et la possibilité de modifier efficacement les structures et les processus tout en suivant les résultats.
Conformité, sécurité et sûreté : Un BPM complet garantit que les organisations respectent les normes et restent à jour en matière de législation. Le BPM peut également promouvoir des mesures de sécurité en documentant correctement les procédures et en facilitant la conformité. Ainsi, les organisations peuvent encourager leur personnel à protéger les actifs de l’organisation, tels que les informations privées et les ressources physiques, contre toute utilisation abusive, perte ou vol.
Quand les organisations devraient-elles mettre en œuvre la gestion des processus métier ?
Voici quelques exemples de processus métier où la mise en œuvre du BPM génèrera un retour sur investissement élevé :
Les processus dynamiques nécessitant des changements de conformité réglementaire, tels que les changements dans la gestion des informations clients à la suite de modifications des lois financières ou de confidentialité.
Les processus métier complexes nécessitant une orchestration et une coordination entre plusieurs unités commerciales, divisions, départements fonctionnels ou groupes de travail.
Les processus essentiels à la mission de l’entreprise qui améliorent directement une mesure de performance cruciale.
Les processus métier qui nécessitent une ou plusieurs applications existantes pour leur achèvement.
Les processus métier comportant des exceptions qui sont gérées manuellement et/ou nécessitent des délais de réponse rapides.
Automatisation des processus métier (BPA) vs gestion des processus métier (BPM)
L’automatisation des processus métier (BPA) et la gestion des processus métier (BPM) sont liées et, d’une certaine manière, complémentaires, mais elles ne sont pas identiques. L’automatisation des processus métier consiste à automatiser des processus, tandis que la gestion des processus métier consiste à gérer des processus, qui peuvent ou non impliquer une automatisation. En d’autres termes, tout BPA peut être considéré comme une forme de BPM, mais tout BPM ne peut pas inclure le BPA.
L’automatisation des processus métier (BPA) désigne toute méthode utilisée pour rationaliser les processus métier grâce à l’automatisation. Elle peut prendre une grande variété d’applications et d’outils visant à améliorer la productivité, l’agilité, l’efficacité et la conformité des tâches quotidiennes d’une entreprise.
Des exemples courants de processus bénéficiant du BPA comprennent :
- L’intégration et la désintégration des employés
- Les demandes de congé
- Les demandes de ressources humaines
- La saisie de notes de frais
- Les demandes de nouveaux équipements
- Les demandes de support informatique
Les processus métier adaptés à l’automatisation sont généralement ceux qui sont déclenchés par un événement spécifique. Par exemple, la saisie d’un rapport de dépenses peut déclencher une série d’étapes prédéfinies qui se terminent lorsque l’employé est remboursé sur son compte bancaire.
En revanche, la gestion des processus métier est une approche systématique visant à améliorer les processus métier. Lorsqu’elle est mise en œuvre avec succès, tout le monde comprend mieux comment il contribue à la réalisation des objectifs organisationnels. Cela conduit généralement à une main-d’œuvre plus heureuse et plus productive, ce qui se traduit par des clients plus satisfaits, des revenus plus élevés et des coûts réduits.
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